Coordenador(a) de Programas e Administração

Ao trabalhar na Universidade de Harvard, você se junta a uma comunidade vibrante que avança a missão de mudança mundial de Harvard de formas significativas, inspira inovação e colaboração e constrói habilidades e conhecimentos. Estamos dedicados a criar um ambiente diversificado e acolhedor onde todos possam prosperar. Porquê juntar-se à Faculdade de Artes e Ciências de Harvard? A Faculdade de Artes e Ciências (FAS) é o centro histórico da Universidade de Harvard. É o lar do curso de graduação de Harvard (Harvard College, fundada em 1636), bem como de todos os programas de doutorado de Harvard (a Harvard Kenneth C. Griffin Graduate School of Arts and Sciences, fundada em 1872), Harvard Athletics e da Divisão de Educação Continuada. Os 40 departamentos acadêmicos e mais de 30 centros da FAS apoiam uma comunidade sem paralelo em sua excelência acadêmica através da mais ampla gama de disciplinas de artes e ciências liberais. Juntos, a FAS busca promover um ambiente de ambição, curiosidade e compromisso compartilhado com o conhecimento e a verdade que elicia a excelência de todos os membros da nossa comunidade e prepara a próxima geração de líderes através de uma experiência educacional transformadora. Resumo da tarefa: Os Programas e Coordenador Administrativo reportam-se ao Diretor Executivo e trabalham em estreita colaboração com o Diretor Assistente de Administração e a Equipe de Liderança da OI. A posição coordena a logística administrativa de programas centrais e iniciativas especiais, incluindo convocações-chave e atividades de conselho consultivo, para avançar a missão da OI. Ele serve como um contato administrativo principal e de ligação para stakeholders internos e externos, gerenciando calendários complexos, viagens, comunicações e logística de eventos, e fornecendo suporte de conformidade de pesquisa. Esta posição reporta-se ao Director Executivo. Responsabilidades específicas do trabalho: Programas e Coordenação de Projetos Especiais • Coordena atividades (coordenação de stakeholders, apoio logístico, monitoramento de projetos, gerenciamento de informações) e cronogramas para um portfólio definido de projetos especiais e atividades de programas liderados pelo Diretor Executivo e Equipe de Liderança da OI. • Serve como um contato administrativo primário e de ligação para a Iniciativa Rede de Oportunidade de Educação e o Programa Fellows de Educação e outras iniciativas-chave. • Mantém o OI Working Papers listserv, incluindo gerenciamento de assinantes, distribuição de conteúdo e atualizações de listas regulares. • Fornece coordenação, logística e documentação para reuniões do conselho consultivo, incluindo agendamento, preparação de materiais, anotação e acompanhamento dos itens de ação. • Mantém calendários compartilhados de principais marcos do programa e comunica proativamente atualizações relevantes e prazos para equipes de programa e colaboradores. • Coleta, mantém e analisa dados sobre participação e atividades de programas; elabora estatísticas periódicas, atualizações, resumos e relatórios sobre atividades e resultados de programas selecionados para liderança interna. Suporte Administrativo Executivo e Convencional • Fornece apoio executivo de alto nível ao Diretor Executivo, incluindo gestão complexa de calendários, coordenação de reuniões, preparação de agendas e materiais de briefing, arranjos de viagens e correspondência de rotina e confidencialidade. • Apoia o Diretor Executivo com processos financeiros relacionados aos reembolsos de viagens, coleta de recibos e manutenção de registros precisos de despesas em alinhamento com as políticas e sistemas da Universidade. • Coordenadas logísticas de ponta a ponta para seminários e convocações selecionados (por exemplo, Seminário Interdisciplinar de Almoço OI, Convocação de bolsistas de Educação e Convocação de Redes de Oportunidade Global), incluindo reservas de local e sala, coordenação de fornecedores, comunicação participante, preparação de materiais e suporte a eventos no local ou virtual. • Gerencia os arranjos de viagem e hospedagem para convidados convocando palestrantes e participantes. • Serve como backup para outras responsabilidades administrativas conforme necessário para garantir operações de programa suaves. Projectos Especiais e Apoio à Administração de Investigação • Fornece apoio à gestão de projetos para iniciativas especiais lideradas pelo Diretor Executivo e pela equipe de liderança da OI, incluindo o estabelecimento e manutenção de arquivos de projetos, acompanhamento de prazos e itens de acompanhamento, e facilitar a comunicação entre colaboradores internos e externos. • Coordena a preparação, roteamento e rastreamento de Contratos de Uso de Dados (ADU) e protocolos IRB para atividades de pesquisa; garante que a documentação necessária seja completa, precisa e submetida em tempo hábil, e mantém registros organizados. • Monitora os requisitos de treinamento e conformidade relacionados à pesquisa para os membros da equipe; mantém-se atualizado sobre políticas e diretrizes de conformidade relevantes à pesquisa; aconselha os membros da equipe sobre questões de conformidade de rotina e acompanha os itens pendentes. • Contribui para os objetivos da OI, desempenhando funções relacionadas conforme necessário. Condições de trabalho: Esta é uma posição híbrida. Requisitos físicos: Sentado usando perto da visão para leitura e uso do computador por longos períodos de tempo Elevação (aproximadamente 20 a 30 libras), flexão e outros esforços físicos Qualificações básicas: • Licenciatura ou uma combinação equivalente de educação e experiência relevante. • Cinco ou mais anos de experiência relacionada em um ambiente de pesquisa, acadêmico ou sem fins lucrativos, com responsabilidade demonstrada pelo apoio administrativo de nível executivo e coordenação de programas e/ou projetos. Qualificações e competências adicionais: • Excelentes habilidades organizacionais com capacidade demonstrada de priorizar e gerenciar vários projetos e prazos em um ambiente acelerado com demandas concorrentes. • Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal e excelentes habilidades interpessoais, com a capacidade de interagir eficazmente com uma ampla gama de partes interessadas internas e externas. • Capacidade comprovada de trabalhar independentemente com supervisão mínima, exercer bom julgamento e antecipar e resolver problemas. • Capacidade demonstrada para lidar com informações complexas e confidenciais com discrição. • Proficiência com aplicativos do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e ferramentas de calendário/colaboração; competência usando uma variedade de sistemas administrativos e financeiros. • Experiência em coordenação/gestão de projetos, planejamento de eventos ou administração de conformidade altamente preferida. • A experiência com sistemas financeiros e administrativos (por exemplo, Concur, Buy2Pay) é uma vantagem. • Horário padrão: 28 horas por semana • Informação sobre Patrocínio Visa: A Universidade de Harvard é incapaz de fornecer patrocínio para esta posição • Triagem Pré-Emprego: Identidade, Educação • Outras informações: Trata-se de uma posição a tempo parcial, de dois anos, com possibilidade de renovação. Todas as ofertas finais serão feitas pela FAS HR. O Opportunity Inisghts é uma organização não partidária, sem fins lucrativos, com sede na Universidade de Harvard e dirigida por Raj Chetty, John Friedman e Nathaniel Hendren. Realizamos pesquisas científicas utilizando “grandes dados” sobre como melhorar a mobilidade ascendente e trabalhar colaborativamente com os stakeholders locais para traduzir esses achados de pesquisa em mudanças políticas. Também treinamos a próxima geração de cientistas e praticantes sociais para melhorar a oportunidade para todos. Detalhes do Formato de Trabalho Esta posição foi determinada pelos líderes da escola ou da unidade que algumas das funções e responsabilidades podem ser efetivamente desempenhadas em um local não-Harvard. O horário de trabalho e a localização serão estabelecidos pelo departamento a seu critério e baseados em necessidades operacionais. Quando não trabalha em um local designado Harvard ou Harvard, funcionários em posições híbridas devem trabalhar em um estado registrado Harvard em conformidade com a Política de Emprego da Universidade Fora de Massachusetts . Detalhes adicionais serão discutidos durante o processo de entrevista. Alguns tipos de vistos e fontes de financiamento podem limitar o local de trabalho. Os indivíduos devem satisfazer os requisitos de patrocínio do local de trabalho antes do emprego. Grau Salário e Intervalos Esta posição é de nível salarial 055. Por favor, visite Harvard's Salary Ranges para ver a faixa salarial correspondente e informações relacionadas. Benefícios Harvard oferece um pacote abrangente de benefícios que é projetado para apoiar um equilíbrio saudável vida-trabalho e seu bem-estar físico, mental e financeiro. Porque aqui, você é o que importa. Nossos benefícios incluem, mas não se limitam a: • Férias pagas generosas, incluindo licença parental • Cobertura de seguro de saúde médico, odontológico e de visão a partir do primeiro dia • Planos de reforma com contribuições universitárias • Bem-estar e recursos de saúde mental • Apoio às famílias e cuidadores • Oportunidades de desenvolvimento profissional, incluindo assistência e reembolso de propinas • Benefícios, descontos e benefícios do campus Saiba mais sobre estes e benefícios adicionais em nossa Página Benefícios e Bem-Estar . Declaração de Compromisso EEO/Não Discriminação A Universidade de Harvard está empenhada em igualdade de oportunidades e não discriminação . Buscamos talentos de todas as partes da sociedade e do mundo, e nos esforçamos para garantir que todos em Harvard prosperem. Nossas diferenças ajudam nossa comunidade a promover os propósitos acadêmicos de Harvard. Harvard tem uma política de igualdade de oportunidades de emprego que delineia nosso compromisso em proibir a discriminação com base na raça, etnia, cor, origem nacional, sexo, orientação sexual, identidade de gênero, status de veterano, religião, deficiência, ou qualquer outra característica protegida pela lei ou identificada na política de não discriminação da universidade . A política de igualdade de oportunidades de emprego de Harvard e a política de não discriminação ajudam todos os membros da comunidade a participar plenamente no trabalho e na vida no campus, livres de assédio e discriminação.