Vaga encerrada
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H-1BEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 20542010
Associado de Contas a Pagar
MES Service Company, LLC
- Local: Fort Lauderdale, FL
- Área: Finanças & Negócios
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 11/08/2026
Processamento de contas a pagar em Fort Lauderdale, FL. Empresa com 1 aprovação de LCA nos últimos 12 meses.
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
descrição sobre nós estabelecida em 2001, a empresa mes service, llc. (mes) é a maior fornecedora nacional de equipamentos de proteção individual (pep), equipamentos de incêndio, uniformes e serviços relacionados aos socorristas. com mais de 25 locais em todo o país, o mes é uma fonte confiável de equipamentos e serviços para bombeiros, policiais e paramédicos. nossa organização é apoiada por uma equipe dedicada de mais de 300 representantes de vendas e técnicos de serviços certificados, permitindo-nos entregar qualidade e serviço sem paralelo em toda a indústria. Mes também apoia seus clientes com soluções inovadoras de comércio digital e uma rede de armazenamento nacional, incluindo três centros de distribuição estrategicamente localizados que carregam milhares de produtos das principais marcas do setor. Resumo do trabalho o especialista em contas a pagar é responsável pela manutenção de registos precisos e oportunos dos mes, obrigações do inc. para fornecedores e fornecedores. Este papel interno a tempo inteiro apoia o processo de contas a pagar, incluindo processamento de faturas, verificação, reconciliação e resolução de emissões. a posição trabalha em estreita colaboração com departamentos internos e fornecedores externos para garantir operações de pagamento eficientes, precisas e compatíveis. o candidato ideal demonstra forte atenção aos detalhes, excelentes habilidades organizacionais e capacidade de comunicação efetiva em um ambiente acelerado e de alto volume. Obrigações essenciais e responsabilidades de processamento de faturas monitorizam filas de processamento de faturas e contas a pagar. Rever as faturas para a exaustividade, exatidão e informações adequadas sobre a entidade jurídica. inserir e processar faturas de fornecedores com precisão em netsuite. verificar os números da fatura, datas, montantes, condições de pagamento, ordens de compra e informações do vendedor. rever o sistema para faturas duplicadas e transações previamente processadas antes de postar. Código das faturas não-compradas às contas, departamentos, locais e entidades de direção geral adequadas. faturas de rota através do fluxo de trabalho de aprovação exigido. Acompanhamento das facturas à espera da aprovação e aumento dos atrasos, quando adequado. Anexar as facturas e toda a documentação de apoio necessária às transacções aplicáveis. compra-encomenda e correspondência de recibo executar bidirecional e tríplice correspondência entre ordens de compra, recibos e faturas do fornecedor. Confirmar que as quantidades, preços, frete, impostos e condições de pagamento facturadas concordam com a documentação de compra aprovada. Identificar os recibos em falta, os preços de compra incorretos e as discrepâncias de quantidade. Coordenar com compras, recebimentos e operações para resolver exceções correspondentes. assegurar que as discrepâncias materiais sejam resolvidas antes da aprovação das facturas para pagamento. Manter notas claras que identifiquem a questão, a parte responsável e a próxima ação necessária. monitore as filas de exceções e problemas atribuídas até que cada problema seja resolvido. o gerenciamento de contas de fornecedores responde às perguntas de fornecedores relativas ao status da fatura, tempo de pagamento e saldos de contas. conciliar declarações de vendedor com registros de contas a pagar. Identificar faturas em falta, pagamentos não aplicados, memorandos de crédito e discrepâncias de contas. Solicitar cópias das facturas em falta e da documentação comprovativa do crédito. garantir que os memorandos de crédito aprovados sejam registrados e aplicados prontamente. ajudar com as solicitações de instalação e manutenção do fornecedor. Apoiar a verificação dos formulários fiscais dos fornecedores, dos dados de contacto e das informações de pagamento. aumentar as mudanças bancárias de fornecedores e potenciais preocupações de fraude de acordo com os procedimentos da empresa. revisão do apoio ao processamento de pagamentos faturas atribuídas para inclusão em propostas de pagamento semanais. Confirmar que as facturas seleccionadas para pagamento receberam as aprovações exigidas. apoiar a preparação de pagamentos de ach, cheque, fio e cartão de crédito. verificar as quantidades de pagamento, informações do fornecedor e dados de remessa. Fornecer confirmações de pagamento e informações de remessa aos fornecedores. investigação dos pagamentos devolvidos, controlos obsoletos, duplicações de pagamentos e questões de aplicação de pagamentos. Prestar assistência com os vazios, suspender os pagamentos e reemitir os pagamentos após a obtenção das aprovações exigidas. Manter documentação completa de pagamento de acordo com a política da empresa. Apoio ao final do mês e à reconciliação com as contas mensais a pagar atividades de encerramento. Identificar as facturas recebidas mas ainda não registadas para efeitos de exercício. rever faturas abertas envelhecidas, saldos de débito e créditos de fornecedores não aplicados. Apoiar a reconciliação das contas dos fornecedores e dos saldos a pagar. Operações de investigação solicitadas por contabilidade ou gestão. Preparar horários e documentação de apoio para auditorias internas e externas. Assistência aos requisitos anuais de declaração de impostos dos fornecedores. Os sistemas, os controlos e a documentação seguem as contas estabelecidas, as políticas a pagar, os limites de aprovação e os requisitos de segregação de deveres. manter registros precisos e completos de transações em netsuite. Utilizar de forma adequada as ferramentas automáticas de recolha de facturas e de homologação. monitorar exceções do sistema e relatar problemas recorrentes de processamento. proteger fornecedores confidenciais, informações bancárias e financeiras. Manter os procedimentos atuais e documentação do processo. Participar em iniciativas de testes de sistemas, de formação cruzada e de melhoria dos processos. recomendar oportunidades para reduzir o trabalho manual e melhorar a precisão da fatura. Os principais indicadores de desempenho número de faturas processadas de processamento de faturas de tempo de ciclo de faturação-precisão de entrada percentual de faturas processadas dentro dos níveis de serviço estabelecidos compra-ordem e recepção exceção backlog número e idade de faturas aguardando aprovação declaração de vendedor reconciliação duplicado-pagamento e processamento-erro taxa de fornecedor de saldo de crédito não aplicado tempo de resposta mês-fim corte requisitos de conformidade associar grau em contabilidade, finanças, administração empresarial ou um campo relacionado, ou experiência profissional equivalente. Pelo menos cinco anos de contas a pagar, contabilidade ou experiência contabilística geral. experimentar o processamento de faturas em um ambiente de alto volume. conhecimento de trabalho de ordens de compra, recibos, faturas e memorandos de crédito. compreensão dos princípios básicos da contabilidade e da codificação geral. proficiência em aplicações de microsoft excel, perspectiva e escritório padrão. forte precisão de entrada de dados e atenção aos detalhes. forte capacidade organizacional e de gestão do tempo. capacidade de gerir múltiplas prioridades e cumprir prazos estabelecidos. habilidades profissionais de comunicação escrita e verbal. capacidade de lidar com fornecedores confidenciais, informações bancárias e financeiras de forma adequada. Licenciatura em contabilidade, finanças, administração de empresas ou um domínio conexo. experiência com netsuite ou um sistema de planeamento de recursos empresarial comparável. Experiência com sistemas automatizados de captação de faturas e de fluxo de trabalho de aprovação. Experiência com a correspondência em três vias e o processamento de faturas baseado na compra. experiência em conciliar declarações de fornecedores e em resolver discrepâncias de contas. familiaridade com processos de ach, fio, verificação e pagamento positivo. experiência em organização de distribuição, fabricação, serviço ou multientidade. competências centrais precisão e atenção ao detalhamento da responsabilização e acompanhamento da fatura e revisão documental problema-solução e tempo de pesquisa e gerenciamento de carga de trabalho fornecedores-serviço sistemas de orientação aptitude processo de colaboração interfuncional disciplina confidencialidade e integridade ambiente de trabalho esta posição é baseada no mes dania beach, escritório da florida. essa função requer o uso prolongado do computador, o e-mail regular e a comunicação telefônica, e a capacidade de trabalhar dentro dos prazos de pagamento semanal e final de mês. igualdade de oportunidades e emprego mes empresa de serviços, llc. (mes) é um empregador de igualdade de oportunidades. as decisões de emprego são tomadas independentemente da raça, cor, religião, origem nacional ou étnica, sexo, orientação sexual, identidade ou expressão de gênero, idade, deficiência, status de veterano protegido ou qualquer outra característica protegida pela lei aplicável. o mes está empenhado em proporcionar um local de trabalho livre de discriminação e assédio. Os Mes só empregarão indivíduos legalmente autorizados a trabalhar nos Estados Unidos. qualquer oferta de emprego depende da conclusão bem sucedida de uma verificação de antecedentes pré-emprego e de outros exames como requ
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description about us established in 2001, mes is the nation’s largest provider of ppe, fire apparatus, uniforms, and services to first responders. with over 25 locations, mes is the most trusted source of equipment and service for firefighters, law enforcement, and emts. our dedicated team of over 300 sales representatives and certified service technicians allows us to bring unparalleled quality and service to our industry. mes supports its customers with innovative digital commerce solutions and a nationwide warehousing system with three strategically located hubs that carry thousands of products representing the best brands on the market. mes offers a great work environment, professional development, challenging careers, and competitive compensation. mes is an equal opportunity employer. employment decisions are made without regard to race, color, religion, national or ethnic origin, sex, sexual orientation, gender identity or expression, age, disability, protected veteran status, or other characteristics protected by law. mes will only employ those legally authorized to work in the united states for this opening. any offer of employment is conditioned upon the successful completion of a pre-employment screening. job summary the accounts payable specialist is responsible for maintaining accurate and timely records of mes, inc.’s obligations to vendors and suppliers. this full-time, in-house role supports the end-to-end accounts payable process, including invoice processing, verification, reconciliation, and issue resolution. the position works closely with internal departments and external vendors to ensure efficient, accurate, and compliant payment operations. the ideal candidate demonstrates strong attention to detail, excellent organizational skills, and the ability to communicate effectively in a fast-paced, high-volume environment. core duties and responsibilities: 5+ years of accounts payable or related accounting experience experience processing invoices in a high-volume environment strong understanding of po and non-po invoices and three-way matching strong excel skills erp experience: netsuite experience is strongly preferred but not necessarily required experience researching invoice, po, receiving, and vendor discrepancies strong attention to detail and ability to work independently no specific certification is required invoice processing monitor assigned invoice-processing queues and accounts payable mailboxes. review invoices for completeness, accuracy and appropriate legal-entity information. enter and process vendor invoices accurately in netsuite. verify invoice numbers, dates, amounts, payment terms, purchase orders and vendor information. review the system for duplicate invoices and previously processed transactions before posting. code non-purchase-order invoices to the appropriate general-ledger accounts, departments, locations and entities. route invoices through the required approval workflow. follow up on invoices awaiting approval and escalate delays when appropriate. attach invoices and all required supporting documentation to the applicable transactions. purchase-order and receipt matching perform two-way and three-way matching among purchase orders, receipts and vendor invoices. confirm that invoiced quantities, prices, freight, taxes and payment terms agree with approved purchasing documentation. identify missing receipts, incorrect purchase-order pricing and quantity discrepancies. coordinate with purchasing, receiving and operations to resolve matching exceptions. ensure material discrepancies are resolved before invoices are approved for payment. maintain clear notes identifying the issue, responsible party and required next action. monitor assigned exception and problem queues until each issue is resolved. vendor account management respond to vendor questions regarding invoice status, payment timing and account balances. reconcile vendor statements to mes accounts payable records. identify missing invoices, unapplied payments, credit memos and account discrepancies. request copies of missing invoices and supporting credit documentation. ensure approved vendor credit memos are recorded and applied promptly. assist with vendor setup and maintenance requests. support the verification of vendor tax forms, contact details and payment information. escalate vendor banking changes and potential fraud concerns according to company procedures. payment processing support review assigned invoices for inclusion in weekly payment proposals. confirm that invoices selected for payment have received the required approvals. support the preparation of ach, check, wire and credit card payments. verify payment amounts, vendor information and remittance details. provide payment confirmations and remittance information to vendors. research returned payments, stale checks, duplicate payments and payment-application issues. assist with voids, stop payments and payment reissuances after obtaining the required approvals. maintain complete payment documentation according to company policy. month-end and reconciliation support assist with monthly accounts payable close activities. identify invoices received but not yet recorded for accrual purposes. review aged open invoices, debit balances and unapplied vendor credits. support reconciliation of vendor accounts and accounts payable balances. research transactions requested by accounting or management. prepare supporting schedules and documentation for internal and external audits. assist with annual vendor tax-reporting requirements. systems, controls and documentation follow established accounts payable policies, approval limits and segregation-of-duties requirements. maintain accurate and complete transaction records in netsuite. use automated invoice-capture and approval-workflow tools appropriately. monitor system exceptions and report recurring processing issues. protect confidential vendors, banking and financial information. maintain current desk procedures and process documentation. participate in system testing, cross-training and process-improvement initiatives. recommend opportunities to reduce manual work and improve invoice accuracy. key performance indicators number of invoices processed invoice-processing cycle time invoice-entry accuracy percentage of invoices processed within established service levels purchase-order and receipt exception backlog number and age of invoices awaiting approval vendor statement reconciliation completion duplicate-payment and processing-error rate unapplied vendor credit balance vendor inquiry response time month-end cutoff compliance requirements requirements associate degree in accounting, finance, business administration or a related field, or equivalent professional experience. at least five years of accounts payable, bookkeeping or general accounting experience. experience processing invoices in a high-volume environment. working knowledge of purchase orders, receipts, invoices and credit memos. understanding of basic accounting principles and general-ledger coding. proficiency in microsoft excel, outlook and standard office applications. strong data-entry accuracy and attention to detail. strong organizational and time-management skills. ability to manage multiple priorities and meet established deadlines. professional written and verbal communication skills. ability to handle confidential vendors, banking and financial information appropriately. preferred qualifications bachelor’s degree in accounting, finance, business administration or a related field. experience with netsuite or a comparable enterprise resource planning system. experience with automated invoice-capture and approval-workflow systems. experience with three-way matching and purchase-order-based invoice processing. experience reconciling vendor statements and resolving account discrepancies. familiarity with ach, wire, check and positive-pay processes. experience in distribution, manufacturing, service or multi-entity organization. work location / hybrid schedule: the position will be based in our dania beach, fl office . the anticipated schedule is four days in the office with friday remote, assuming this arrangement has been formally approved by hr. work schedule: monday through friday, generally 8:00 am–5:00 pm. regular nights and weekends are expected; however, some flexibility may occasionally be necessary during month-end, year-end, or other critical deadlines. benefits: 401(k) and company matching medical, dental and vision insurance health savings account & flexible savings account life insurance disability insurance (both short and long term) employee assistance program paid time off (pto) paid holidays
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