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REG. 2082249
Recepção e Coordenador de Experiência no Local de Trabalho
Thinking Machines Lab Inc.
- Local: San Francisco, CA
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 18/07/2026
Coordenador administrativo em San Francisco; empresa com 5 aprovações de LCA nos últimos 12 meses.
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
<div class="content-intro"><p data-pm-slice="1 1 []"> A missão do Laboratório de Máquinas de Pensar é capacitar a humanidade através do avanço da inteligência geral colaborativa. Estamos construindo um futuro onde todos têm acesso ao conhecimento e ferramentas para fazer a IA funcionar para suas necessidades e objetivos únicos.
<p>Somos cientistas, engenheiros e construtores que criaram alguns dos produtos de IA mais usados, incluindo ChatGPT e Character.ai, modelos de pesos abertos como Mistral, bem como projetos populares de código aberto como PyTorch, OpenAI Gym, Fairseq e Segment Anything.</p></div><h2>Sobre o Papel</h2>
Procuramos uma Coordenadora de Experiência de Local de Trabalho & para servir como o rosto do nosso escritório em São Francisco e criar uma experiência excepcional para todos os funcionários, convidados, candidatos, parceiros e fornecedores que passem por nossas portas.</p>
<p> Este é um papel altamente visível, focado na hospitalidade, centrado na gestão da recepção e garantindo uma experiência de chegada quente, polida e profissional. Você será o primeiro ponto de contato para os visitantes, ajudando a manter um local de trabalho organizado, acolhedor e operacional.</p>
O candidato ideal vem da hospitalidade, serviços de hóspedes, concierge, recepção ou um ambiente semelhante voltado para o cliente e orgulha-se de oferecer um serviço excelente, antecipar necessidades e criar experiências positivas.</p>
<h2>O que você vai fazer</h2>
<ul>
<li>Recepção & Experiência de Convidado
<ul>
<li> Serve como o principal ponto de contato para convidados, candidatos, fornecedores e visitantes.</li>
<li> Pessoal e gestão da área de recepção ao longo do dia, garantindo um ambiente profissional e acolhedor.</li>
<li> Cumprimente os visitantes, coordene as chegadas e forneça uma experiência de check-in perfeita.</li>
<li> Parceiro com equipe do local de trabalho para garantir que os hóspedes sejam recebidos e acompanhados adequadamente.</li>
Manter um ambiente de frente de casa polido, incluindo recepção, salas de reuniões e áreas comuns.
<li>Apoio dias de entrevista de candidatos e experiências especiais de visitantes.</li>
</ul>
</li>
<li>Visitor Access & Coordenação de Construção
<ul>
<li>Registo coordenado de visitantes, procedimentos de acesso e gerenciamento de crachás.</li>
<li> Faça parceria com equipes de segurança no local para facilitar uma experiência agradável e segura dos hóspedes.</li>
Ajuda a defender as políticas de trabalho e os processos de segurança física.
</ul>
</li>
Suporte ao local de trabalho
<ul>
<li>Coordenar mensagens de entrada e saída, pacotes e entregas.</li>
Ajuda com a coordenação de fornecedores, incluindo serviços de limpeza, manutenção, estacionamento e serviços de escritório.
Apoio a eventos, reuniões e iniciativas no local de trabalho, conforme necessário.
</ul>
</li>
<li>Hospitalidade no local de trabalho
<ul>
<li> Ajude a criar um ambiente de trabalho que seja acolhedor, organizado e hospitaleiro.</li>
<li>Anticipar as necessidades de pessoal do & convidado e resolver proativamente problemas.</li>
Identificar oportunidades para melhorar o local de trabalho e a experiência do visitante.
</ul>
</li>
</ul>
<h2>Competências e Qualificações</h2>
<p><forte>Qualificações mínimas:</forte></p>
<ul>
<li>3+ anos de experiência em recepção, hospitalidade, serviços de concierge, experiência de hóspedes, ou suporte de escritório.</li>
Habilidades excepcionais de comunicação e interpessoal.
<li> Presença profissional, acolhedora e orientada para o serviço.</li>
Competências organizacionais fortes e atenção ao detalhe.
<li> Capacidade de gerenciar múltiplas prioridades mantendo um alto nível de hospitalidade.</li>
Trabalhar de forma independente e tomar iniciativas.
<li>Experiência interagindo com executivos, candidatos, clientes ou visitantes externos.</li>
</ul>
<p><forte>Qualificações preferenciais:</forte></p>
<ul>
Experiência em uma empresa de tecnologia, startup, hotel, clube privado ou ambiente de hospitalidade.
<li>Experiência de coordenação de fornecedores de locais de trabalho ou serviços de construção.</li>
<li>Experiência de coordenação de eventos ou encontros.</li>
<li>Familiaridade com sistemas de gestão de visitantes e ferramentas de trabalho.</li>
</ul>
<h2>Logística</h2>
<ul>
Localização: Este papel é baseado em São Francisco, CA</li>
<li>Compensação: Dependendo de antecedentes, habilidades e experiência, a faixa salarial anual esperada para esta posição é de $125,000–$140,000 USD.</li>
<li>Visa patrocínio: Nós patrocinamos vistos. Embora não possamos garantir sucesso para cada candidato ou papel, se você é o ajuste certo, estamos comprometidos em trabalhar através do processo de visto juntos.</li>
Benefícios: A Thinking Machines oferece benefícios de saúde, odontologia e visão generosos, PTO ilimitado, licença parental paga e apoio de relocação conforme necessário.
</ul><div class="content-conclusion"><p><em> Conforme estabelecido na política de igualdade de oportunidades de emprego das Máquinas de Pensar, não discriminamos com base em qualquer estatuto de grupo protegido ao abrigo de qualquer lei aplicável. </em></p>
<p><em> O Laboratório de Máquinas de Pensar considerará para candidatos qualificados para o emprego com histórico criminal de uma forma consistente com os requisitos da lei de chance justa da Califórnia, a Portaria de chance justa de São Francisco, e qualquer outra lei ou lei de chance justa aplicável do estado ou local.</em></p></div>
Ver o texto original em inglês
<div class="content-intro"><p data-pm-slice="1 1 []">Thinking Machines Lab's mission is to empower humanity through advancing collaborative general intelligence. We're building a future where everyone has access to the knowledge and tools to make AI work for their unique needs and goals. </p>
<p>We are scientists, engineers, and builders who’ve created some of the most widely used AI products, including ChatGPT and Character.ai, open-weights models like Mistral, as well as popular open source projects like PyTorch, OpenAI Gym, Fairseq, and Segment Anything.</p></div><h2>About the Role</h2>
<p>We are seeking a Reception & Workplace Experience Coordinator to serve as the face of our San Francisco office and create an exceptional experience for every employee, guest, candidate, partner, and vendor who walks through our doors.</p>
<p>This is a highly visible, hospitality-focused role centered on managing the front desk and ensuring a warm, polished, and professional arrival experience. You will be the first point of contact for visitors while helping maintain an organized, welcoming, and smoothly operating workplace.</p>
<p>The ideal candidate comes from hospitality, guest services, concierge, reception, or a similar customer-facing environment and takes pride in delivering outstanding service, anticipating needs, and creating positive experiences.</p>
<h2>What You’ll Do</h2>
<ul>
<li>Reception & Guest Experience
<ul>
<li>Serve as the primary point of contact for guests, candidates, vendors, and visitors.</li>
<li>Staff and manage the reception area throughout the day, ensuring a professional and welcoming environment.</li>
<li>Greet visitors, coordinate arrivals, and provide a seamless check-in experience.</li>
<li>Partner with workplace team to ensure guests are welcomed and escorted appropriately.</li>
<li>Maintain a polished front-of-house environment, including reception, meeting rooms, and common areas.</li>
<li>Support candidate interview days and special visitor experiences.</li>
</ul>
</li>
<li>Visitor Access & Building Coordination
<ul>
<li>Coordinate visitor registration, access procedures, and badge management.</li>
<li>Partner closely with onsite security teams to facilitate a smooth and secure guest experience.</li>
<li>Help uphold workplace policies and physical security processes.</li>
</ul>
</li>
<li>Workplace Support
<ul>
<li>Coordinate incoming and outgoing mail, packages, and deliveries.</li>
<li>Assist with vendor coordination, including janitorial, maintenance, parking, and office service providers.</li>
<li>Support workplace events, meetings, and office-wide initiatives as needed.</li>
</ul>
</li>
<li>Workplace Hospitality
<ul>
<li>Help create a workplace environment that is welcoming, organized, and hospitality-driven.</li>
<li>Anticipate guest & staff needs and proactively resolve issues.</li>
<li>Identify opportunities to improve the workplace and visitor experience.</li>
</ul>
</li>
</ul>
<h2>Skills and Qualifications</h2>
<p><strong>Minimum qualifications:</strong></p>
<ul>
<li>3+ years of experience in reception, hospitality, concierge services, guest experience, or office support.</li>
<li>Exceptional interpersonal and communication skills.</li>
<li>Professional, welcoming, and service-oriented presence.</li>
<li>Strong organizational skills and attention to detail.</li>
<li>Ability to manage multiple priorities while maintaining a high level of hospitality.</li>
<li>Comfortable working independently and taking initiative.</li>
<li>Experience interacting with executives, candidates, clients, or external visitors.</li>
</ul>
<p><strong>Preferred qualifications:</strong></p>
<ul>
<li>Experience in a technology company, startup, hotel, private club, or hospitality environment.</li>
<li>Experience coordinating workplace vendors or building services.</li>
<li>Event or meeting coordination experience.</li>
<li>Familiarity with visitor management systems and workplace tools.</li>
</ul>
<h2>Logistics</h2>
<ul>
<li>Location: This role is based in San Francisco, CA</li>
<li>Compensation: Depending on background, skills and experience, the expected annual salary range for this position is $125,000–$140,000 USD.</li>
<li>Visa sponsorship: We sponsor visas. While we can't guarantee success for every candidate or role, if you're the right fit, we're committed to working through the visa process together.</li>
<li>Benefits: Thinking Machines offers generous health, dental, and vision benefits, unlimited PTO, paid parental leave, and relocation support as needed.</li>
</ul><div class="content-conclusion"><p><em>As set forth in Thinking Machines' Equal Employment Opportunity policy, we do not discriminate on the basis of any protected group status under any applicable law. </em></p>
<p><em>Thinking Machines Lab will consider for employment qualified applicants with criminal histories in a manner consistent with the requirements of the California Fair Chance Act, the San Francisco Fair Chance Ordinance, and any other applicable state or local fair chance ordinance or law.</em></p></div>
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