H-1BEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 2388978
Coordenador Administrativo de Suporte de Campo
TRIMEDX Holdings, LLC
- Local: Indianapolis, IN
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 19/07/2026
Coordenador administrativo de suporte em Indianapolis, IN. Empresa com histórico limitado de patrocínio recente.
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.
Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Se você está se perguntando o que torna a TRIMEDX diferente, é que todos os nossos associados compartilham um propósito comum de servir clientes, pacientes, comunidades e uns aos outros com medidas iguais de cuidado e desempenho.
• Todos estão focados em atender o cliente e fazemos isso colaborando e apoiando uns aos outros
• Os associados sentem prazer em vir trabalhar todos os dias
• Cada associado importa e faz a diferença
É verdadeiramente uma cultura como nenhuma outra — Esperamos que você se junte à nossa equipe! Saiba mais sobre nossa empresa e cultura aqui.
O Channel Services Support Coordinator II atua como o principal recurso de coordenação de projetos e agendamento para as operações de campo de Channel Services. Esta posição é responsável por gerenciar o agendamento e despacho de FSE em projetos de serviço ativos, garantindo que as solicitações de serviço sejam atribuídas, rastreadas e concluídas em alinhamento com os cronogramas do projeto e compromissos com o cliente. O Channel Services Support Coordinator II trabalha em estreita colaboração com os Channel Services Supervisors e Service Managers para manter os cronogramas mestres do projeto, monitorar o progresso das ordens de serviço e resolver proativamente conflitos de agendamento ou lacunas de cobertura. Além da coordenação de projetos, esta posição fornece suporte administrativo e de dados para as Operações de Campo e representa profissionalmente a TRIMEDX em todas as interações, demonstrando compromisso com a visão, missão e valores fundamentais da TRIMEDX. Esta posição é gerenciada centralmente a partir do Escritório Corporativo e utiliza um sistema de tickets para rastrear o trabalho solicitado pela equipe de Channel Services.
Localização: Indianapolis, IN - os candidatos devem residir atualmente em um raio de 70 milhas de Indianapolis. Esta posição é Híbrida (uma mistura de remoto e presencial): remoto 4 dias por semana, presencial 1 dia, e/ou conforme necessário.
· A realocação não está disponível para esta posição
· O patrocínio de imigração não está disponível para esta posição
Responsabilidades
Gerenciamento de Projetos (70%)
• Atuar como o principal coordenador de agendamento para todas as atividades de serviço de campo de Channel Services, gerenciando o despacho e a atribuição de FSE em um ou vários projetos ativos.
• Criar, manter e publicar cronogramas mestres de serviço para projetos atribuídos, garantindo que a disponibilidade de FSE esteja alinhada com os compromissos do cliente e os cronogramas do projeto.
• Coordenar o agendamento de solicitações de serviço planejadas (agendadas) e não planejadas (não agendadas), equilibrando urgência, geografia, conjunto de habilidades do técnico e prioridades do projeto.
• Comunicar atualizações diárias de cronograma aos FSEs, Service Managers e pontos de contato do cliente; sinalizar proativamente conflitos de agendamento ou lacunas de cobertura.
• Monitorar o progresso dos marcos do projeto em relação aos cronogramas contratuais; escalar atrasos ou escassez de recursos para o Channel Services Supervisor ou Manager.
• Participar de reuniões de início e status de projetos, capturando itens de ação, compromissos de agendamento e prazos de acompanhamento.
• Manter registros de agendamento e documentação de projeto para apoiar relatórios QVR e atualizações de status de projeto voltadas ao cliente.
• Fornecer suporte presencial para envio e recebimento de equipamentos médicos, peças e materiais.
• Auxiliar com pedidos, rastreamento e faturas de peças.
• Todas as outras tarefas conforme designado.
Suporte Administrativo (15%)
• Fornecer suporte administrativo e de escritório para a Liderança de CS.
• Organizar e desenvolver informações/materiais necessários para reuniões, projetos especiais, apresentações e relatórios.
• Interagir com e fornecer suporte a toda a infraestrutura departamental, incluindo recursos humanos, folha de pagamento, benefícios, operações de serviço, finanças e tecnologia da informação.
• Fazer pedidos de itens indiretos no sistema de compras conforme descrito pela Cadeia de Suprimentos da TRIMEDX.
• Executar tarefas de suporte adicionais: coordenar reuniões (incluindo QVRs e reuniões de equipe), gerenciamento de calendário, preparar documentos, fazer anotações/atas, enviar lembretes/respostas, manter arquivos e registros.
• Manter documentos: documentos e atas de QVR, e outros documentos conforme necessário (organograma/fotos).
• Agendar reuniões conforme solicitado.
Suporte de Dados (15%)
• Estabelecer e manter sistemas e processos de manutenção de registros.
• Compilar dados para relatórios rotineiros e especiais, utilizando produtos Microsoft, incluindo Word, Excel e PowerPoint para preparar planilhas, tabelas e gráficos; utilizar e trabalhar com vários programas de software de banco de dados.
• Compilar relatórios diários, semanais e mensais.
• Manter dados de RSQ, incluindo aprovação/atualização de PM Tech primário e secundário, reatribuição de ordens de serviço, atualização de informações de garantia (incluindo datas de início/fim), atualização de ROTA e itens adicionais conforme direcionado.
• Responder a solicitações de clientes por faturas e Relatórios de Serviço de Campo (FSRs), garantindo que a documentação seja precisa, completa e entregue em tempo hábil.
Habilidades e Experiência
• Mínimo de 3 anos de experiência em escritório fornecendo suporte administrativo e de escritório preferencialmente.
• Experiência em gerenciamento de dados preferencialmente.
• Deve ser organizado e capaz de se comunicar efetivamente (escrito e oral).
• Deve ser orientado a tarefas e capaz de concluir as tarefas atribuídas no prazo.
• Deve ser capaz de realizar multitarefas em apoio às Operações de Campo.
• Conhecimento de aplicativos Microsoft Office necessário.
• Capacidade de gerenciar o tempo e definir prioridades em meio a múltiplas tarefas e prazos.
• Capacidade de trabalhar efetivamente com outros membros da equipe.
• Fortes habilidades interpessoais e telefônicas.
• Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal.
• Capacidade de levantar, carregar, empurrar ou puxar até 25 libras
Educação e Qualificações
• Diploma de ensino médio ou equivalente necessário; diploma de associado preferencialmente.
#LI-Hybrid
Na TRIMEDX, estamos comprometidos em cultivar uma cultura de local de trabalho onde cada associado se sinta valorizado, apoiado e capacitado para prosperar. Esta cultura reflete nossa crença de que nossas pessoas são nossa base, seu bem-estar é essencial e o sucesso compartilhado é construído por meio de trabalho significativo, reconhecimento e oportunidades de crescimento.
Abraçamos as diferenças das pessoas, que incluem idade, raça, cor, etnia, gênero, identidade de gênero, orientação sexual, origem nacional, educação, genética, status de veterano, deficiência, religião, crenças, opiniões e experiências de vida.
Visite nosso site para ver nosso Compromisso com a Cultura do Local de Trabalho, juntamente com nossos canais sociais para ver o que nossa equipe está fazendo: Facebook, LinkedIn, Twitter.
TRIMEDX é um Empregador de Igualdade de Oportunidades. Local de Trabalho Livre de Drogas.
Como estamos comprometidos em fornecer um ambiente de trabalho seguro e produtivo, a TRIMEDX é um local de trabalho livre de drogas. Consequentemente, os Associados estão proibidos de se envolver na fabricação, venda, distribuição, dispensação, posse ou uso ilegal de qualquer substância controlada ou maconha, ou de outra forma estar sob a influência delas, em todas as propriedades da TRIMEDX e do Cliente ou durante o horário de trabalho/plantão.
Ver o texto original em inglês
If you are wondering what makes TRIMEDX different, it's that all of our associates share in a common purpose of serving clients, patients, communities, and each other with equal measures of care and performance.
• Everyone is focused on serving the customer and we do that by collaborating and supporting each other
• Associates look forward to coming to work each day
• Every associate matters and makes a difference
It is truly a culture like no other — We hope you will join our team! Find out more about our company and culture here .
The Channel Services Support Coordinator II serves as the primary project coordination and scheduling resource for Channel Services field operations. This position is responsible for managing FSE scheduling and dispatch across active service projects, ensuring service requests are assigned, tracked, and completed in alignment with project timelines and customer commitments. The Channel Services Support Coordinator II works closely with Channel Services Supervisors and Service Managers to maintain master project schedules, monitor work order progress, and proactively resolve scheduling conflicts or coverage gaps. In addition to project coordination, this position provides administrative and data support for Field Operations and professionally represents TRIMEDX in all interactions by demonstrating a commitment to the TRIMEDX vision, mission, and core values. This position is managed centrally from the Corporate Office and utilizes a ticket system to track work requested by the Channel Services team.
Location: Indianapolis, IN - candidates must currently reside within a 70 mile radius of Indianapolis. This position is Hybrid (a mix of remote & in-office): remote 4 days per week, in office 1 day, and/or as needed.
· Relocation is not available for this position
· Immigration sponsorship not available for this position
Responsibilities
Project Management (70%)
• Serve as the primary scheduling coordinator for all Channel Services field service activities, managing FSE dispatch and assignment across single or multiple active projects.
• Build, maintain, and publish master service schedules for assigned projects, ensuring FSE availability aligns with customer commitments and project timelines.
• Coordinate scheduling of both planned (scheduled) and unplanned (unscheduled) service requests, balancing urgency, geography, technician skill set, and project priorities.
• Communicate daily schedule updates to FSEs, Service Managers, and customer points of contact; proactively flag scheduling conflicts or coverage gaps.
• Monitor project milestone progress against contractual timelines; escalate delays or resource shortfalls to the Channel Services Supervisor or Manager.
• Participate in project kick off and status calls, capturing action items, scheduling commitments, and follow-up deadlines.
• Maintain scheduling records and project documentation to support QVR reporting and customer-facing project status updates.
• Provides in-office support for shipment of and receipt of medical equipment, parts and materials.
• Assist with parts ordering, tracking and invoices.
• All other duties as assigned.
Administrative Support (15%)
• Provide clerical and administrative support for CS Leadership.
• Organize and develop information/materials necessary for meetings, special projects, presentations, and reports.
• Interact with and provide support to all departmental infrastructure, including human resources, payroll, benefits, service operations, finance, and information technology.
• Place orders for indirect items in the procurement system as outlined by TRIMEDX Supply Chain.
• Perform additional support tasks: coordinate meetings (including QVRs and team meetings), calendar management, prepare documents, take notes/minutes, send reminders/responses, maintain files and records.
• Maintain documents: QVR documents and minutes, and other documents as needed (org chart/pictures).
• Schedule meetings as requested.
Data Support (15%)
• Establish and maintain record keeping systems and processes.
• Compile data for routine and special reports, utilizing Microsoft products including Word, Excel, and PowerPoint to prepare spreadsheets, charts, and graphs; utilize and work with various database software programs.
• Compile daily, weekly, and monthly reports.
• Maintain RSQ data, including approving/updating primary and secondary PM Tech, reassigning work orders, updating warranty information (including start/end dates), updating ROTA, and additional items as directed.
• Respond to customer requests for invoices and Field Service Reports (FSRs), ensuring documentation is accurate, complete, and delivered in a timely manner.
Skills and Experience
• Minimum 3 years of office experience providing clerical and administrative support preferred.
• Experience in data management preferred.
• Must be organized and able to communicate effectively (written and oral).
• Must be task-oriented and able to complete assigned tasks on time.
• Must be able to multi-task in support of Field Operations.
• Knowledge of Microsoft Office applications required.
• Ability to manage time and set priorities amidst multiple tasks and deadlines.
• Ability to work effectively with other team members.
• Strong interpersonal and telephone skills.
• Strong written and verbal communication skills.
• Ability for lifting, carrying, pushing or pulling up to 25 lbs
Education and Qualifications
• High school diploma or equivalent required; associate’s degree preferred.
#LI-Hybrid
At TRIMEDX, we are committed to cultivating a workplace culture where every associate feels valued, supported, and empowered to thrive. This culture reflects our belief that our people are our foundation, their well-being is essential, and shared success is built through meaningful work, recognition, and opportunities for growth.
We embrace people’s differences which include age, race, color, ethnicity, gender, gender identity, sexual orientation, national origin, education, genetics, veteran status, disability, religion, beliefs, opinions and life experiences.
Visit our website to view our Workplace Culture Commitment , along with our social channels to see what our team is up to: Facebook , LinkedIn , Twitter .
TRIMEDX is an Equal Opportunity Employer. Drug-Free Workplace.
Because we are committed to providing a safe and productive work environment, TRIMEDX is a drug-free workplace. Accordingly, Associates are prohibited from engaging in the unlawful manufacture, sale, distribution, dispensation, possession, or use of any controlled substance or marijuana, or otherwise being under the influence thereof, on all TRIMEDX and Customer property or during working/on-call hours.
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