H-1BEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 3193683
Assistente de Prática - Corporativo
Holland & Knight LLP
- Local: Miami, FL
- Área: Jurídico
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 20/07/2026
Assistente jurídico em Miami; empresa com 8 aprovações de LCA nos últimos 12 meses.
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.
Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Somos uma Firma onde as pessoas realmente acreditam no que fazem e se esforçam para alcançar os mais altos padrões de desempenho e sucesso.
Esta posição é baseada em nosso escritório de Miami.
Descrição Geral:
Os Practice Assistants fornecem suporte administrativo de alta qualidade a um grupo de advogados e profissionais em um ambiente de equipe, atendendo de forma eficaz e eficiente às necessidades da Firma/cliente.
Responsabilidades Principais e Funções Essenciais do Cargo:
• Comunicar-se de forma eficaz e profissional com clientes, advogados e colegas de trabalho por e-mail, telefone e pessoalmente; atender o telefone, fornecendo respostas a perguntas rotineiras de clientes e membros da equipe, e/ou encaminhar chamadas para o advogado ou membro da equipe apropriado; organizar teleconferências e receber clientes.
• Criar, redigir, formatar, editar, revisar e gerenciar documentos do Word, planilhas do Excel, apresentações em PowerPoint; redigir correspondências comerciais rotineiras, formulários e documentos sob a supervisão de um advogado/profissional apropriado.
• Agendar viagens nacionais e internacionais através do sistema de viagens da Firma, incluindo voos, hotéis e/ou aluguel de carros.
• Preparar, organizar e processar reembolsos, faturas e solicitações de cheque de maneira oportuna.
• Coletar e preparar informações para realizar verificações de conflito, abrir novos casos de clientes e redigir cartas de contratação, cartas de escopo e outros documentos necessários; fornecer orientação aos advogados para garantir que os formulários preenchidos sejam preparados e enviados corretamente.
• Aprender as diretrizes ou restrições de faturamento específicas do cliente e aplicá-las consistentemente às faturas dos clientes para garantir a conformidade e práticas de custo-benefício.
• Abrir, priorizar e distribuir correspondências (tanto em papel quanto eletrônicas), coordenar envios, entregas, cópias, digitalizações e impressões, quando apropriado.
• Inserir e gerenciar solicitações de trabalho de advogados na ferramenta de fluxo de trabalho da Firma e concluir de acordo com o(s) prazo(s) fornecido(s).
• Realizar arquivamento eletrônico e em papel de rotina de maneira organizada para fácil acesso; fotocopiar, digitalizar, compilar e distribuir documentos; identificar e coordenar os serviços disponíveis prestados pelos departamentos administrativos, incluindo serviços de escritório, Help Desk de TI, serviços de documentos, contabilidade, faturamento e registros.
• Realizar toda a manutenção de arquivos, incluindo salvar documentos no sistema de gerenciamento de documentos.
• Auxiliar os advogados com o lançamento de horas, faturamento e cobrança, conforme necessário.
• Operar de forma independente para garantir a conclusão das tarefas, que podem ser complexas por natureza ou exigir produção de alto nível, de maneira precisa e oportuna. Produzir um alto volume de tarefas de trabalho de maneira precisa e oportuna.
• Realizar tarefas administrativas para departamentos não jurídicos, conforme necessário.
• Projetos especiais e tarefas conforme designado.
Habilidades Necessárias:
• Conhecimento avançado do Microsoft Office Suite e Adobe.
• Experiência com sistemas de gerenciamento de documentos.
• Experiência com programas de software de assinatura eletrônica.
• Proficiência nas principais funções de assistente administrativo jurídico e habilidades técnicas e de comunicação avançadas.
• Capacidade de prosperar em um ambiente de ritmo acelerado com habilidade demonstrada para coordenar múltiplas tarefas e demandas concorrentes.
• Excelente atenção aos detalhes, gramática e pontuação, e a capacidade de articular pensamentos e apresentar eficazmente ideias e descobertas inovadoras.
• Capacidade de seguir orientações e trabalhar de forma independente com pouca supervisão.
• Capacidade de trabalhar bem com outras pessoas de forma eficaz.
• Habilidades interpessoais e de comunicação eficazes e profissionais.
• Capacidade de escrever de forma clara e profissional, com excelentes habilidades de revisão.
• Forte ética de trabalho com capacidade e compromisso de manter a confidencialidade.
Qualificações e Formação Necessárias:
• Bacharelado
• Preferencialmente 4 – 5 anos de experiência dando suporte a advogados e paralegais com tarefas administrativas ou relacionadas a clientes.
Requisitos Físicos:
• Capacidade de sentar ou ficar em pé por longos períodos de tempo.
• Uso moderado ou avançado de teclado.
• Capacidade de levantar e carregar até trinta libras (aprox. 13,6 kg).
Benefícios: Nosso objetivo é promover um ambiente de trabalho no qual os indivíduos tenham acesso aos recursos de que precisam para serem o seu melhor, tanto profissional quanto pessoalmente, o que inclui recursos que incentivam os indivíduos a focar em sua saúde e bem-estar.
Abaixo estão os benefícios que oferecemos: planos médicos abrangentes (PPO e HDHPs), planos odontológicos e oftalmológicos, incluindo cobertura para parceiros domésticos; seguro de vida e AD&D; seguro de invalidez de curto e longo prazo; contas com vantagens fiscais para despesas de saúde, incluindo FSAs e HSAs; FSAs para cuidados de dependentes; serviços de advocacia em saúde; recursos de saúde comportamental e aconselhamento para todos os membros da família; 401(k); participação nos lucros; cuidados de dependentes de reserva; suporte ao planejamento de cuidados para idosos; recursos para indivíduos com deficiências de desenvolvimento e seus cuidadores; e feriados remunerados e outras folgas remuneradas, incluindo licença remunerada para novos pais.
Holland & Knight é um Empregador de Oportunidades Iguais e não discrimina com base em raça, cor, religião, sexo (incluindo gravidez, parto ou condições relacionadas, status transgênero e orientação sexual), origem nacional, idade, deficiência, informações genéticas, status de veterano ou qualquer outro fator proibido por lei.
Candidatos interessados em se candidatar a uma vaga e que necessitem de acomodação durante o processo devem entrar em contato com [contato no portal] .
As Informações Pessoais coletadas dos candidatos serão usadas com o propósito de processar a candidatura ao longo de qualquer processo de recrutamento ou emprego, bem como para inclusão em um arquivo de pessoal. As categorias de dados coletados podem incluir nome, endereço, números de telefone, e-mail, Número de Seguro Social e assinatura. A Holland & Knight pode coletar informações adicionais se você consentir com uma verificação de antecedentes. Isso inclui antecedentes criminais, emprego e certificações. Por favor, visite o Portal de Informações Jurídicas para as políticas de privacidade da Holland & Knight LLP.
Ver o texto original em inglês
We are a Firm where people truly believe in what they do and strive to achieve the highest standards of performance and success.
This position is based in our Miami office.
General Description:
Practice Assistants provide high-quality administrative support to a group of lawyers and professionals in a team environment, effectively and efficiently meeting Firm/client needs.
Key Responsibilities and Essential Job Functions:
• Communicate effectively and professionally with clients, lawyers, and co-workers via email, by telephone, and in person; answer telephone, providing responses to routine questions from clients and staff members, and/or route calls to appropriate lawyer or staff member; arrange conference calls and greet clients.
• Create, draft, format, edit, proofread, and manage Word documents, Excel spreadsheets, PowerPoint presentations; draft routine business correspondence, forms, and documents under the supervision of an appropriate lawyer/professional.
• Schedule domestic and foreign travel through Firm travel system, including flights, hotels, and/or car rentals.
• Prepare, organize, and process reimbursements, invoices, and check requests in a timely manner.
• Collect and prepare information to run conflict checks, open new client matters, and draft engagement letters, scope letters, and other required documents; provide guidance to lawyers to ensure completed forms are prepared and submitted properly.
• Learn client-specific billing guidelines or restrictions and consistently apply them to client invoices to ensure compliance and cost-effective practices.
• Open, prioritize, and distribute mail (both paper and electronic), coordinate mailings, deliveries, copying, scanning, and printing, when appropriate.
• Enter and manage work requests from lawyers in the Firm’s workflow tool and complete according to provided deadline(s).
• Perform routine electronic and paper filing in an organized manner for easy access; photocopy, scan, compile, and distribute documents; identify and coordinate available services provided by administrative departments, including office services, the IT Help Desk, document services, accounting, billing, and records.
• Perform all file maintenance, including saving documents to the document management system.
• Assist lawyers with time entry, billing, and collection, as needed.
• Operate independently to ensure completion of assignments, which may be complex in nature or require high-level production, in an accurate and timely manner. Produce a high volume of work assignments in an accurate and timely manner.
• Perform clerical duties for non-legal departments, as needed.
• Special projects and duties as assigned.
Required Skills:
• Advanced knowledge of Microsoft Office Suite and Adobe.
• Experience with document management systems.
• Experience with electronic signature software programs.
• Proficiency in core legal administrative assistant functions and advanced technical and communications skills.
• Ability to thrive in a fast-paced environment with demonstrated ability to coordinate multiple competing tasks and demands.
• Superb attention to detail, grammar, and punctuation, and the ability to articulate thoughts and effectively present innovative ideas and findings.
• Ability to take direction and work independently with little supervision.
• Ability to effectively work well with others.
• Effective and professional interpersonal and communication skills.
• Ability to write clearly and professionally, with excellent proofing skills.
• Strong work ethic with ability and commitment to maintain confidentiality.
Required Qualifications & Education:
• Bachelor's degree
• 4 – 5 years of experience supporting lawyers and paralegals with administrative or client-related tasks preferred.
Physical Requirements:
• Ability to sit or stand for extended periods of time.
• Moderate or advanced keyboard usage.
• Ability to lift and carry up to thirty pounds.
Benefits: Our goal is to promote a work environment in which individuals have access to the resources they need to be their best both professionally and personally, which includes resources that encourage individuals to focus on their health and well-being.
Below are the benefits we offer: comprehensive medical (PPO and HDHPs), dental and vision plans including coverage for domestic partners; life and AD&D insurance; short and long term disability insurance; tax-advantaged accounts for health care expenses, including FSAs and HSAs; FSAs for dependent care; health advocacy services; behavioral health and counseling resources for all family members; 401(k); profit sharing; backup dependent care; senior care planning support; resources for individuals with development disabilities and their caregivers; and paid holidays and other paid time off, including paid leave for new parents.
Holland & Knight is an Equal Opportunity Employer and does not discriminate on the basis of race, color, religion, sex (including pregnancy, childbirth or related conditions, transgender status, and sexual orientation), national origin, age, disability, genetic information, veteran status or any other factor prohibited by law.
Applicants who are interested in applying for a position and require an accommodation during the process should contact [contato no portal] .
Personal Information collected from applicants will be used for the purpose of processing the application throughout any recruitment or employment process, as well as inclusion in a personnel file. Categories of data collected may include name, address, phone numbers, email, Social Security Number, and signature. Holland & Knight may collect further information if you consent to a background check. This includes criminal background, employment, and certifications. Please visit Legal Information Portal for Holland & Knight LLP’s privacy policies.
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.