Assistente Administrativo Sênior - TripleTree

Assistente Administrativo Sênior (Assistente de Suporte Administrativo III) - TripleTree A Capital One está em busca de um Assistente Administrativo experiente, detalhista, inovador e confiante. Esta posição é extremamente fundamental para o sucesso de uma organização bem gerida e eficiente. A capacidade de se adaptar a demandas em constante mudança, assumir tarefas novas e desconhecidas e trabalhar de forma colaborativa com outros profissionais administrativos é crítica. Você tem a habilidade de criar e reforçar valores corporativos demonstrando integridade pessoal, conquistando e respeitando a confiança dos associados e comunicando-se abertamente tanto interna quanto externamente. Sendo assim, o candidato ideal para este papel de alta visibilidade e influência estará disposto e apto a enfrentar as tarefas abaixo e abordar novos desafios com a mente aberta. Responsabilidades: • Gerenciar calendários diários, demonstrando flexibilidade e habilidades de resolução de problemas para ajustar ou priorizar agendas com base em mudanças de última hora. • Desenvolver estratégias exclusivas para as necessidades de cada Executivo, a fim de maximizar a eficiência e comunicar claramente as prioridades. • Identificar conflitos futuros e principais envolvidos para avaliar a cobertura e as estratégias de comunicação. • Defender a disponibilidade do seu Executivo em toda a empresa para controlar o agendamento interno. • Conhecer o status de negócios ativos para antecipar as necessidades futuras do cliente e da equipe. • Organizar reuniões e eventos enviando convites; além de reservar salas de reunião, buffet, áudio/vídeo e outros serviços conforme necessário. • Compreender as nuances comerciais de reuniões presenciais, incluindo: formatação de convites, registro de convidados, protocolos de conformidade e fluxo de reuniões no local. • Conduzir eventos importantes da equipe (reuniões gerais, conferências, pedidos de suprimentos e eventos sociais) e suas partes correspondentes. • Facilitar a busca de locais, contratação e execução de eventos, enquanto constrói relacionamentos no setor para alavancar eventos futuros. • Ser um recurso vivo cultivando relacionamentos em toda a Empresa com vários especialistas no assunto para fornecer à sua equipe respostas rápidas e precisas. • Coordenar os preparativos de viagem para sua equipe e equipes de negócios mais amplas, respeitando os parâmetros do seu cliente e seus gastos gerais. • Estar acessível para mudanças e abordá-las de forma rápida e calma através dos canais aprovados da Capital One, levando em consideração exceções e políticas de viagem. • Fornecer alternativas inovadoras de resolução de problemas. • Preparar e processar relatórios de despesas de forma oportuna, com codificação e comentários apropriados com base nas necessidades do cliente e nos negócios em geral. • Servir como modelo para todos os outros profissionais administrativos, mantendo os mais altos níveis de atendimento ao cliente externa e internamente em toda a organização. • Executar tarefas administrativas gerais para operações diárias, incluindo envio, preparação de documentos, facilitação de projetos ad-hoc e tratamento de questões novas. • Comunicar-se de forma clara, concisa e profissional com clientes e suas equipes de suporte. • Cultivar relacionamentos com equipes administrativas externas para facilitar facilmente as necessidades futuras de negócios. • Conhecer o ciclo de vida de um negócio dentro da nossa empresa para priorizar efetivamente os clientes ao agendar reuniões. • Estabelecer-se como um guardião e um ponto de contato principal para sua equipe através de suas comunicações e cultivo de relacionamentos. • Organizar Apresentações de Gestão em várias geografias, incluindo toda a logística de viagem ou jantar ao redor. • Identificar locais mutuamente convenientes para viagens de clientes e potenciais clientes antes de buscar locais apropriados, levando em conta a discrição, as necessidades da reunião e a acessibilidade. • Fornecer assistência em viagens, conforme necessário, para partes externas. • Coordenar todos os contratos de buffet, audiovisual, hospedagem e jantar privado, e itens de execução do evento com antecedência para proporcionar uma experiência perfeita. • Processar cobranças relevantes de forma oportuna para fornecer aos clientes uma imagem precisa de seus gastos totais e reforçar a integridade da Capital One como parceira de negócios. • Ser um parceiro eficaz no planejamento de eventos colaborativos em conferências relevantes, ou como oportunidades de desenvolvimento de negócios, e demonstrar disposição para navegar pelas nuances de relacionamento no processo. • Facilitar atividades comemorativas e preparativos para clientes no fechamento de transações através da busca de várias experiências e facilitação dos contratos de local e jantar, logística de transporte e preparativos gerais de viagem. Na Capital One, você encontrará um ambiente que inspira um espírito de "tudo é possível" com uma infinidade de recursos de apoio. Melhor ainda, você encontrará gerentes que o incentivam a ser o seu melhor em todas as áreas da sua vida. Se você está pronto para criar um papel administrativo que satisfaça seus objetivos profissionais enquanto equilibra seus interesses pessoais, então a Capital One está ansiosa para falar com você. Qualificações Básicas: • Diploma de Ensino Médio, GED ou certificação equivalente. • Pelo menos 2 anos de experiência administrativa. • Pelo menos 2 anos de experiência no Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) ou Google Suite. Qualificações Preferenciais: • Diploma de Associado (Tecnólogo). • Pelo menos 5+ anos de experiência como Assistente Executivo ou Assistente Administrativo em um ambiente de ritmo acelerado. • Pelo menos 3+ anos de gestão de calendário apoiando múltiplos executivos. • Pelo menos 1+ ano de experiência em planejamento de reuniões e eventos. • Experiência na configuração de videoconferência e tecnologia Zoom/Skype para usuários de reuniões. • Experiência em planejar com antecedência e gerenciar o tempo de forma eficaz. • Excelentes comunicações escritas e verbais. • Excelentes habilidades organizacionais. Neste momento, a Capital One não patrocinará um novo candidato para autorização de emprego para esta posição. Os salários anuais mínimos e máximos de tempo integral para este cargo estão listados abaixo, por localidade. Observe que essas informações salariais são apenas para candidatos contratados para realizar trabalho dentro de um desses locais, e referem-se ao valor que a Capital One está disposta a pagar no momento desta publicação. Os salários para cargos de meio período serão rateados com base no número acordado de horas a serem trabalhadas regularmente. Bloomington, MN: $73.500 - $83.900 para Assistente de Suporte Administrativo III New York, NY: $88.200 - $100.700 para Assistente de Suporte Administrativo III Os candidatos contratados para trabalhar em outros locais estarão sujeitos à faixa salarial associada a esse local, e o valor salarial anualizado real oferecido a qualquer candidato no momento da contratação será refletido apenas na carta de oferta do candidato. A Capital One oferece um conjunto abrangente, competitivo e inclusivo de benefícios de saúde, financeiros e outros que apoiam seu bem-estar total. Saiba mais no site de Carreiras da Capital One. A elegibilidade varia com base no status de tempo integral ou parcial, status de isento ou não isento e nível de gestão. Espera-se que este cargo aceite inscrições por um período mínimo de 5 dias úteis. Por favor, não entrem em contato agências. A Capital One é um empregador de oportunidades iguais (EOE, incluindo deficiência/veteranos) comprometido com a não discriminação em conformidade com as leis federais, estaduais e locais aplicáveis. A Capital One promove um local de trabalho livre de drogas. A Capital One considerará para emprego candidatos qualificados com histórico criminal de maneira consistente com os requisitos das leis aplicáveis sobre consultas de antecedentes criminais, incluindo, na medida do aplicável, o Artigo 23-A da Lei de Correção de Nova York; Código Policial de São Francisco, Califórnia, Artigo 49, Seções 4901-4920; Lei de Chance Justa da Cidade de Nova York; Lei de Triagem de Registros Criminais Justos da Filadélfia; e outras leis e regulamentos federais, estaduais e locais aplicáveis sobre consultas de antecedentes criminais. Se você visitou nosso site em busca de informações sobre oportunidades de emprego ou para se candidatar a uma posição, e você precisa de uma acomodação, entre em contato com o Recrutamento da Capital One em [telefone no portal] ou por e-mail em [contato no portal]. Todas as informações que você fornecer serão mantidas em sigilo e serão usadas apenas na medida necessária para fornecer as acomodações razoáveis necessárias. 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