H-1BEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 3343570
Assistente Administrativo Executivo
Graco Inc.
- Local: Minneapolis, MN
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 20/07/2026
Assistente administrativo na Graco Inc. em Minneapolis, MN; empresa com 4 LCA aprovados nos últimos 12 meses.
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
A Graco fabrica e comercializa equipamentos premium para mover, medir, controlar, distribuir e pulverizar uma grande variedade de materiais fluidos e em pó. O que significa isso? Bom, bombeamos manteiga de amendoim no teu frasco e o óleo no teu carro. Colamos as solas dos sapatos, o vidro nas janelas e o ecrã no telemóvel. Nós pulverizamos o acabamento em seu veículo, revestimentos em seus comprimidos, a tinta em sua casa e textura em suas paredes. O Graco faz parte da tua vida diária.
Este papel é atualmente baseado em nosso escritório de Minneapolis e irá transição para nossa nova sede em Dayton, MN, em 2027.
O Assistente Administrativo Executivo fornece apoio administrativo e operacional à EVP & CIO e, conforme necessário, apoia outros líderes e equipes de TI dentro da função. Essa posição gerencia horários, coordena reuniões e suporta operações diárias para garantir que o EVP & CIO e sua equipe possam operar de forma eficaz.
O que fará em Graco
Suporte Executivo e Gestão de Calendários
• Fornecer suporte administrativo ao EVP & CIO e apoiar posições adicionais de liderança em TI conforme necessário
• Gerencie calendários complexos agendando reuniões, priorizando o tempo e resolvendo conflitos com base nas necessidades dos negócios
• Coordene reuniões internas, externas e de fornecedores, incluindo agendamento, logística e comunicação
• Garante que os Líderes Executivos recebam apoio oportuno e de alto impacto em iniciativas prioritárias, conforme lhes foi atribuído
Reuniões e Coordenação de Negócios
• Reuniões de apoio e cadência de liderança, preparando materiais, organizando agendas e coordenando insumos
• Recolher, organizar e distribuir informações e documentação necessárias para reuniões e atualizações de negócios
• Acompanhar os acompanhamentos das reuniões e assegurar que as acções sejam concluídas a tempo
Coordenação externa e fornecedora
• Coordene horários e logística com clientes, parceiros, fornecedores e contatos relacionados ao conselho quando aplicável
• Servir como ponto de contato para parceiros externos e garantir comunicação oportuna e profissional
• Apoio às necessidades de facturação de contratos públicos, em parceria com as Finanças
Equipa e Operações Administrativas
• Mantenha calendários de equipe, arquivos compartilhados e rastreadores para apoiar a coordenação em toda a equipe de liderança de TI
• Coordenar as atividades de bordo e de desembarque, incluindo acesso ao sistema, equipamentos e agendamento
• Apoiar tarefas relacionadas com o dia de trabalho e outros processos administrativos internos
Suporte a Viagens e Despesas e Eventos
• Organizar viagens, incluindo voos, acomodações e documentação necessária
• Preparar e enviar relatórios de despesas com precisão e pontualidade
• Assistência com a logística de planejamento de eventos para reuniões trimestrais de fora, prefeituras e equipes, incluindo voos, agendas, logística e coordenação
• Coordenação logística para reuniões de equipe, offsites e eventos, incluindo fornecedores externos
• Coordenar catering e logística de alimentos para eventos no local e selecionar jantares de equipe ou fornecedor, garantindo qualidade, custo-efetividade e execução suave
• Analisar os gastos de equipe e função relacionados a eventos, catering e refeições, e identificar oportunidades para otimizar custos, reduzir desperdícios e melhorar a consistência
Comunicação e preparação de materiais
• Prepare apresentações básicas do PowerPoint e relatórios, incluindo materiais para reuniões de equipe, atividades de reconhecimento e aniversários
• Rascunho e formato de apresentações, relatórios e comunicações para uso de liderança
• Assegurar que os materiais são precisos, organizados e entregues a tempo
Confidencialidade e melhoria do processo
• Lidar com informações confidenciais e sensíveis com discrição e bom julgamento
• Identificar oportunidades para melhorar os processos administrativos e implementar formas mais eficientes de trabalhar
O que você vai trazer para Graco
• Diploma do ensino médio ou equivalente exigido; ensino pós-secundário ou cursos de negócios preferidos
• 6+ anos de experiência em um cargo de apoio administrativo ou executivo apoiando líderes sênior
• Experiência de gestão de calendários, coordenação de viagens e despesas de processamento
• Fortes capacidades organizacionais e de gestão do tempo com capacidade para trabalhar de forma independente e gerir prioridades de mudança
• Excelente mentalidade de serviço ao cliente com a capacidade de interagir eficazmente com uma ampla gama de personalidades
• Forte atenção ao detalhe e acompanhamento consistente
• Proficiência em ferramentas do Microsoft Office, particularmente Outlook, Equipes / SharePoint, PowerPoint
Aceleradores
• Experiência em coordenar as partes interessadas externas, incluindo fornecedores, clientes ou contactos relacionados com o conselho de administração
• Experiência organizando reuniões de liderança, offsites ou eventos de equipe
• Experiência de apoio a vários líderes ou de trabalho em várias funções
Os candidatos devem estar legalmente autorizados a trabalhar nos Estados Unidos. Este papel não é elegível para patrocínio de imigração agora ou no futuro (por exemplo, H-1B, TN, F-1 OPT).
No Graco, você realmente faz a diferença. Seus talentos únicos contribuem para o nosso crescimento organizacional e futuro. Não só você faz a diferença, mas a cultura da Graco capacita os funcionários a criar sua própria carreira. Se você optar por avançar no seu departamento atual ou explorar novas oportunidades em diferentes divisões, você tem a capacidade de construir seu futuro. Nossos gerentes estão aqui para fornecer suporte e orientação como você continua a crescer dentro de sua carreira.
A Graco tem excelentes oportunidades disponíveis para indivíduos que querem fazer parte de uma empresa em rápido movimento e crescente comprometida com a qualidade, inovação e resolução de problemas de manuseio de fluidos para nossos clientes. Graco tem orgulho de ser nomeado um Melhor Lugar para Trabalhar pela Fortune Magazine em 2016, 2018, 2019, 2021 e 2022. A Graco oferece atrativas compensações, benefícios e oportunidades de desenvolvimento de carreira. Os benefícios abrangentes da Graco incluem plano médico, odontológico, de compra de ações, 401 (k), reembolso de propinas e muito mais.
Nossa empresa usa o E-Verify para confirmar o emprego e elegibilidade de todos os recém-contratados. Para saber mais sobre o E-Verify, incluindo os seus direitos e responsabilidades, por favor visite o .
A faixa de pagamento base para esta posição está listada abaixo, exclusiva de benefícios franjas ou outra compensação. Se você for contratado, sua taxa horária de base final será determinada com base em fatores como localização geográfica, habilidades, competências, educação e/ou experiência. Além desses fatores, também consideraremos a equidade interna de nossos funcionários atuais. Por favor, tenha em mente que o intervalo fornecido é o intervalo de salário base completo para o papel. Contratar ou perto do máximo do intervalo não seria típico para permitir o crescimento futuro e contínuo dos salários.
$26.11 - $45.72
Ver o texto original em inglês
Graco manufactures and markets premium equipment to move, measure, control, dispense and spray a wide variety of fluid and powder materials. What does that mean? Well, we pump peanut butter into your jar, and the oil in your car. We glue the soles of your shoes, the glass in your windows and the screen on your phone. We spray the finish on your vehicle, coatings on your pills, the paint on your house and texture on your walls. Graco is part of your daily life.
This role is currently based at our Minneapolis office and will transition to our new headquarters in Dayton, MN, in 2027.
The Executive Administrative Assistant provides administrative and operational support to the EVP & CIO and, as needed, supports other IT leaders and teams within the function. This position manages schedules, coordinates meetings, and supports day-to-day operations to ensure the EVP & CIO and her team can operate effectively.
What You Will Do at Graco
Executive Support and Calendar Management
• Provide administrative support to the EVP & CIO and support additional IT leadership positions as needed
• Manage complex calendars by scheduling meetings, prioritizing time, and resolving conflicts based on business needs
• Coordinate internal, external, and vendor meetings, including scheduling, logistics and communication
• Ensures Executive Leaders receive timely, high-impact support on priority initiatives as assigned
Meetings and Business Coordination
• Support meetings and leadership cadence by preparing materials, organizing agendas and coordinating inputs
• Gather, organize, and distribute information and documentation needed for meetings and business updates
• Track follow-ups from meetings and ensure actions are completed on time
External and Vendor Coordination
• Coordinate schedules and logistics with customers, partners, vendors, and board-related contacts when applicable
• Serve as a point of contact for external partners and ensure timely and professional communication
• Support required procurement invoicing needs, in partnership with Finance
Team and Administrative Operations
• Maintain team calendars, shared files, and trackers to support coordination across the IT leadership team
• Coordinate onboarding and offboarding activities, including system access, equipment, and scheduling
• Support Workday-related tasks and other internal administrative processes
Travel & Expenses and Event Support
• Arrange travel, including flights, accommodations and required documentation
• Prepare and submit expense reports accurately and on time
• Assist with event planning logistics for quarterly offsites, town halls and team meetings, including flights, agendas, logistics and coordination
• Coordinate logistics for team meetings, offsites, and events, including external vendors
• Coordinate catering and food logistics for on-site events and select team or vendor dinners, ensuring quality, cost-effectiveness, and smooth execution
• Analyze team and function spend related to events, catering, and meals, and identify opportunities to optimize cost, reduce waste, and improve consistency
Communications and Material Preparation
• Prepare basic PowerPoint presentations and reports, including materials for staff meetings, recognition activities, and anniversaries
• Draft and format presentations, reports, and communications for leadership use
• Ensure materials are accurate, organized, and delivered on time
Confidentiality and Process Improvement
• Handle confidential and sensitive information with discretion and sound judgment
• Identify opportunities to improve administrative processes and implement more efficient ways of working
What You Will Bring to Graco
• High school diploma or equivalent required; additional post-secondary education or business coursework preferred
• 6+ years of experience in an administrative or executive support position supporting senior leaders
• Experience managing calendars, coordinating travel, and processing expenses
• Strong organizational and time management skills with the ability to work independently and manage shifting priorities
• Excellent customer service mindset with the ability to interact effectively with a wide range of personalities
• Strong attention to detail and consistent follow-through
• Proficiency in Microsoft Office tools, particularly Outlook, Teams/SharePoint, PowerPoint
Accelerators
• Experience coordinating external stakeholders, including vendors, customers, or board-related contacts
• Experience organizing leadership meetings, offsites, or team events
• Experience supporting multiple leaders or working across functions
Applicants must be legally authorized to work in the United States. This role is not eligible for immigration sponsorship now or in the future (e.g., H-1B, TN, F-1 OPT).
At Graco, you truly make a difference. Your unique talents contribute to our organizational growth and future. Not only do you make a difference, but Graco’s culture empowers employees to create their own career path. Whether you choose to advance within your current department or explore new opportunities in different divisions, you have the ability to build your future. Our managers are here to provide support and guidance as you continue to grow within your career.
Graco has excellent opportunities available to individuals who want to be part of a fast-moving, growing company that is committed to quality, innovation and solving fluid handling problems for our customers. Graco is proud to be named a Best Place to Work by Fortune Magazine in 2016, 2018, 2019, 2021 & 2022. Graco offers attractive compensation, benefits and career development opportunities. Graco’s comprehensive benefits include medical, dental, stock purchase plan, 401(k), tuition reimbursement and more.
Our company uses E-Verify to confirm the employment and eligibility of all newly hired employees. To learn more about E-Verify, including your rights and responsibilities, please visit [link no portal] .
The base pay range for this position is listed below, exclusive of fringe benefits or other compensation. If you are hired, your final base hourly rate will be determined based on factors such as geographic location, skills, competencies, education, and/or experience. In addition to those factors, we will also consider internal equity of our current employees. Please keep in mind that the range provided is the full base salary range for the role. Hiring at or near the maximum of the range would not be typical to allow for future and continued salary growth.
$26.11 - $45.72
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