H-1BEmpresa com aprovações comprovadas
REG. 3348453
Assistente Administrativo Executivo
Western Alliance Bank
✓ VERIFICADO · 8 green cards (PERM) aprovados nos últimos 12 mesesRegistros públicos do Departamento do Trabalho dos EUA (DOL).
- Local: Phoenix, AZ
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 20/07/2026
Suporte administrativo executivo no Western Alliance Bank em Phoenix; empresa com 25 aprovações LCA nos últimos 12 meses.
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.
Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Título do Cargo:
Executive Administrative Assistant
Localização:
Biltmore
O que você fará:
Como Executive Administrative Assistant, você fornecerá uma ampla gama de suporte administrativo a executivos do banco. Você adotará uma abordagem estratégica para antecipar necessidades proativamente, ajudando a impulsionar os negócios ao resolver problemas, gerenciar múltiplas prioridades de negócios e executar entregas de forma eficiente e eficaz. Em um ambiente dinâmico e acelerado, você aproveitará uma comunicação, colaboração e profissionalismo excepcionais em todos os níveis dentro do Bank enquanto mantém o pulso nas necessidades de negócios e ajuda a aumentar a eficiência da equipe executiva. • Fornecer suporte administrativo executivo organizado e orientado a detalhes, incluindo, mas não se limitando a, gerenciar calendários, agendar viagens, coordenar reuniões e eventos, lidar de forma independente com e-mails, entrada de dados, gerenciamento de relatórios de despesas e outros projetos conforme designado. Usar discrição e julgamento para priorizar, acompanhar e executar cronogramas e entregas.
• Aproveitar a tecnologia e ferramentas para ajudar a entregar iniciativas de negócios e suporte administrativo diário de forma mais eficiente. Compilar dados e preparar apresentações, planilhas, documentos e relatórios para a gestão.
• Atuar como um elo e extensão da equipe executiva, fornecendo um atendimento ao cliente superior para lidar e resolver solicitações e problemas complexos de forma eficaz. Aplicar confidencialidade e tomada de decisão sólida ao responder a partes interessadas internas e externas, escalando problemas quando necessário.
• Pode liderar e desenvolver uma equipe; responsável por contratação, coaching, gestão de desempenho, treinamento e desenvolvimento.
• Gestão de Viagens: Supervisionar a gestão abrangente de viagens, incluindo planejamento e coordenação de itinerários, reserva de acomodação e transporte, e garantir experiências de viagem perfeitas.
• Preparação de Reuniões: Preparar pautas, apresentações e materiais de briefing; fazer anotações sucintas de reuniões e acompanhar itens de ação de acompanhamento.
• Planejamento de Eventos: Planejar e coordenar eventos, tanto no local quanto fora do local, incluindo toda a logística, buffet, comunicações, listas de convidados, objetivos da reunião, etc.
• Apoiar projetos especiais, iniciativas de liderança e solicitações ad hoc conforme necessário
• Gestão de Instalações e Fornecedores: Supervisionar o espaço físico do escritório, atuar como o elo com as instalações, coordenando reparos, e gerenciar relacionamentos com fornecedores (por exemplo, TI, buffet e suprimentos de escritório).
• Controle de Inventário: Monitorar e repor suprimentos de escritório, lanches e bebidas da cozinha, e equipamentos.
• Onboarding e Configuração do Espaço de Trabalho: Coordenar atribuições de assentos, configurações de mesa e gestão de chaves, e gerenciar o mapa de assentos.
O que você precisará:
• 6+ anos de experiência relacionada em Suporte Administrativo ou área similar.
• Bacharelado ou experiência equivalente necessária.
• Conhecimento avançado de Microsoft Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint e Outlook; experiência com Zoom, Teams e Oracle é preferencial.
• Habilidades organizacionais avançadas e atenção aos detalhes.
• Capacidade demonstrada de manter um alto nível de confidencialidade e discrição.
• Habilidades avançadas de comunicação oral e escrita.
• Histórico de habilidades impecáveis de organização e gestão de tempo.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e como parte de uma equipe
• Um alto grau de profissionalismo, discrição e a capacidade de equilibrar prioridades concorrentes sem perder a precisão.
• Fortes habilidades de resolução de problemas e atenção aos detalhes.
• Assumir a experiência completa do escritório — garantindo um ambiente profissional, acolhedor e sempre “pronto”.
• Experiência em prosperar em ambientes acelerados e de alta responsabilidade
• Viagens ocasionais necessárias.
Benefícios que você vai adorar:
Oferecemos todas as coisas importantes que você desejaria — como salários competitivos, uma participação acionária na empresa, seguro médico e odontológico, folgas, um ótimo programa de correspondência 401k, programa de assistência educacional, um programa de voluntariado para funcionários e um programa de bem-estar. Além disso, você terá a oportunidade de reforçar seu conhecimento de negócios, aprendendo os detalhes de como empresas de sucesso operam e gerenciam suas finanças, proporcionando uma experiência prática inestimável para ajudar a desenvolver sua carreira!
Sobre a empresa:
Western Alliance Bank, Membro FDIC, é uma subsidiária integral da Western Alliance Bancorporation. Atendendo clientes em todo o país, o Western Alliance Bank inclui seis marcas bancárias legadas — Alliance Association Bank, Alliance Bank of Arizona, Bank of Nevada, Bridge Bank, First Independent Bank e Torrey Pines Bank — que permanecem parte da herança da empresa, bem como a AmeriHome Mortgage, uma empresa do Western Alliance Bank.
A Western Alliance Bancorporation está comprometida com a igualdade de oportunidades de emprego e considerará todos os candidatos qualificados sem distinção de raça, sexo, cor, religião, idade, origem nacional, estado civil, deficiência, status de veterano protegido, orientação sexual, identidade de gênero ou informações genéticas. A Western Alliance Bancorporation está comprometida em trabalhar com e fornecer acomodações razoáveis para indivíduos com deficiência. Se você é um indivíduo com deficiência e precisa de uma acomodação razoável para concluir qualquer parte do processo de inscrição e/ou precisa de um método alternativo de inscrição, envie um e-mail para [contato no portal] ou ligue para [telefone no portal]. Ao entrar em contato conosco, forneça suas informações de contato e indique a natureza do seu problema de acessibilidade. Responderemos apenas a consultas referentes a solicitações que envolvam uma acomodação razoável no processo de inscrição.
© Western Alliance Bancorporation
Ver o texto original em inglês
Job Title:
Executive Administrative Assistant
Location:
Biltmore
What you'll do:
As an Executive Administrative Assistant you’ll provide a wide range of administrative support to bank executives. You’ll take a strategic approach to proactively anticipate needs while helping to move the business forward by solving problems, managing multiple business priorities and executing deliverables efficiently and effectively. In a dynamic, fast-paced environment, you’ll leverage exceptional communication, collaboration and professionalism across all levels within the Bank as you keep a pulse on business needs and help enhance the efficiency of the executive team. • Provide organized and detail oriented executive administrative support, including but not limited to managing calendars, scheduling travel arrangements, coordinating meetings and events, independently handling emails, data entry, expense report management, and other projects as assigned. Use discretion and judgment to prioritize, follow-up and execute schedules and deliverables.
• Leverage technology and tools to assist in delivering business initiatives and daily administrative support more efficiently. Compile data and prepare presentations, spreadsheets, documents and reports for management.
• Serve as a liaison and extension of the executive team while providing superior customer service to handle and resolve complex requests and problems effectively. Apply confidentiality and sound decision making when responding to internal and external stakeholders, escalating issues when necessary.
• May lead and develop a team; responsible for hiring, coaching, performance management, training and development.
• Travel Management: Oversee comprehensive travel management including planning and coordinating itineraries, booking accommodation and transportation, and ensuring seamless travel experiences.
• Meeting Prep: Prepare agendas, presentations, and briefing materials; take succinct meeting notes and track follow-up action items.
• Event Planning: Plan and coordinate events, both on-site and off-site, including all logistics, catering, communications, guest lists, meeting objectives, etc.
• Support special projects, leadership initiatives, and ad hoc requests as needed
• Facilities & Vendor Management: Oversee the physical office space, act as the liaison with facilities, coordinating repairs, and manage vendor relationships (e.g., IT, catering, & office supplies).
• Inventory Control: Monitor and replenish office supplies, kitchen snacks & beverages, and equipment.
• Onboarding & Workspace Setup: Coordinate seating assignments, desk setups and key management, and manage seating chart.
What you'll need:
• 6+ years of related experience in Administrative Support or similar field.
• Bachelor's degree or equivalent experience required.
• Advanced knowledge of Microsoft Office including, Word, Excel, PowerPoint, and Outlook; experience with Zoom, Teams, and Oracle preferred.
• Advanced organizational skills and attention to detail.
• Demonstrated ability to maintain a high level of confidentiality and discretion.
• Advanced speaking and writing communication skills.
• Track record of impeccable organizational and time management skills.
• Ability to work independently and as part of a team
• A high degree of professionalism, discretion, and the ability to juggle competing priorities without losing accuracy.
• Strong problem-solving skills and attention to detail.
• Own the full office experience—ensuring for a professional, welcoming, and always “ready” environment.
• Experience thriving in fast-paced, high-accountability environments
• Occasional travel required.
Benefits you’ll love:
We offer all the important things you'd want — like competitive salaries, an ownership stake in the company, medical and dental insurance, time off, a great 401k matching program, tuition assistance program, an employee volunteer program, and a wellness program. In addition, you’ll have the opportunity to bolster your business knowledge, learning the ins and outs of how successful companies operate and manage their finances, giving you invaluable hands-on experience to help grow your career!
About the company:
Western Alliance Bank, Member FDIC, is a wholly owned subsidiary of Western Alliance Bancorporation. Serving clients nationwide, Western Alliance Bank includes six legacy bank brands — Alliance Association Bank, Alliance Bank of Arizona, Bank of Nevada, Bridge Bank, First Independent Bank and Torrey Pines Bank — that remain part of the company’s heritage, as well as AmeriHome Mortgage, a Western Alliance Bank Company.
Western Alliance Bancorporation is committed to equal employment and will consider all qualified applicants without regard to race, sex, color, religion, age, nation origin, marital status, disability, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or genetic information. Western Alliance Bancorporation is committed to working with and providing reasonable accommodations for individuals with disabilities. If you are an individual with a disability and require a reasonable accommodation to complete any part of the application process and/or need an alternative method of applying, please email [contato no portal] or call [telefone no portal]. When contacting us, please provide your contact information and state the nature of your accessibility issue. We will only respond to inquiries concerning requests that involve a reasonable accommodation in the application process.
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