H-1BEmpresa com aprovações comprovadas
REG. 3359491
Coordenador de Transporte
Fairfield University
✓ VERIFICADO · 2 green cards (PERM) aprovados nos últimos 12 mesesRegistros públicos do Departamento do Trabalho dos EUA (DOL).
- Local: Fairfield, CT
- Área: Logística & Transporte
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 20/07/2026
Coordenador de transporte na Fairfield University em Fairfield, CT. Instituição com histórico de 7 aprovações H-1B nos últimos 12 meses.
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
TÍTULO DO CARGO: Coordenador de Transporte
REPORTA-SE A: Diretor Associado de Transporte
DIVISÃO: Serviços de Campus e Auxiliares
DEPARTAMENTO: Transporte
RESUMO DO CARGO:
O Coordenador de Transporte apoia as operações diárias e a logística dos serviços de transporte da Fairfield University, incluindo programas de transporte (shuttle), uso e manutenção da frota, transporte com acessibilidade e necessidades de trânsito relacionadas a eventos. Esta posição coordena os horários dos shuttles, gerencia o faturamento do uso de veículos e ônibus, auxilia na comunicação com fornecedores, supervisiona a frota de veículos da Universidade e o sistema de gestão de chaves, e apoia o agendamento, treinamento e supervisão de estudantes trabalhadores envolvidos nas operações de transporte. O coordenador também garante que os estudantes motoristas estejam devidamente autorizados, aprovados e em conformidade com as políticas de transporte e regulamentos de segurança da Universidade. Esta função serve como um elo central entre estudantes, corpo docente, funcionários, motoristas e departamentos universitários para garantir serviços de transporte seguros, pontuais e eficientes.
CONDIÇÕES INCOMUNS DE TRABALHO: Comparecer a eventos noturnos/finais de semana conforme necessário. Responder a situações de transporte inesperadas ou urgentes, incluindo atrasos de shuttle, problemas com veículos ou necessidades de serviço de última hora.
EDUCAÇÃO: Bacharelado preferencialmente.
EXPERIÊNCIA: Mínimo de 2 anos de experiência em operações de transporte em ambiente universitário ou combinação equivalente de educação e experiência relevante. Familiaridade com os softwares Workday, ECOS e 25Live é um diferencial. Deve atender e manter a elegibilidade sob os padrões de motorista da Fairfield University, incluindo verificações de antecedentes e de histórico de veículos motorizados.
CONHECIMENTOS E HABILIDADES:
• Fortes habilidades organizacionais e de gestão de tempo
• Capacidade de gerenciar múltiplas prioridades e responder a necessidades de trânsito em tempo real
• Excelentes habilidades de comunicação e atendimento ao cliente
• Familiaridade com agendamento de transporte, otimização de rotas e coordenação de fornecedores
• Conhecimento básico dos requisitos da ADA e práticas de transporte acessível
• Proficiência em Microsoft Office e ferramentas de agendamento de transporte
• Habilidades de resolução de problemas e atenção aos detalhes
• Conhecimento de rastreamento de manutenção de frota, agendamento de uso e conformidade de veículos
CONDIÇÕES/AMBIENTE DE TRABALHO: Noites e finais de semana ocasionais necessários.
FUNÇÕES ESSENCIAIS E DEVERES ESPECÍFICOS DO CARGO:
• Manter padrões de segurança e limpeza realizando inspeções regulares nos veículos e relatando quaisquer problemas ou preocupações
• Manter uma presença visível e confiável no escritório para apoiar clientes presenciais, chamadas telefônicas, comunicações por e-mail e operações departamentais diárias.
• Coordenar horários, rotas e ajustes diários de shuttle com base nas necessidades do campus
• Monitorar solicitações de transporte dentro e fora do campus, incluindo acomodações de trânsito acessível
• Gerenciar o uso e o agendamento de manutenção de rotina da frota de veículos da Universidade
• Rastrear o uso de veículos, quilometragem, inspeções e garantir reparos ou agendamentos de serviço oportunos
• Manter registros precisos de atribuições de frota, registros de usuários e histórico de manutenção
• Supervisionar as operações diárias do sistema de gestão de chaves, incluindo emissão, rastreamento e coleta de chaves
• Servir como ponto de contato para fornecedores de shuttle, confirmando horários dos motoristas e abordando problemas de serviço
• Comunicar atualizações de transporte para estudantes e funcionários via e-mail e plataformas universitárias
• Apoiar o planejamento e a logística para serviços de transporte relacionados a eventos
• Auxiliar na coordenação de verificação de antecedentes para estudantes motoristas
• Gerenciar faturamento e emissão de notas fiscais para uso de veículos e ônibus, incluindo o processamento de cobranças departamentais internas e coordenação com o Financeiro conforme necessário
• Responder a problemas em tempo real e atuar como elo entre passageiros, fornecedores e departamentos universitários
• Fornecer suporte administrativo geral para as operações diárias de transporte
• Executar outras tarefas conforme designado pelo Diretor Associado de Transporte
Gerenciar Solicitações e Uso da Frota da Universidade
• Abrir pedidos de compra, processar pagamentos e conciliar transações no Workday
• Registrar e conciliar pagamentos/receitas de eventos e aplicar pagamentos a eventos no software de gestão de eventos para manter registros de faturamento/pagamento atualizados
Supervisionar a Manutenção e o Cronograma de Serviço
• Coordenar com prestadores de serviço locais para garantir que os veículos recebam manutenção e serviço regulares quando necessário
• Manter registros de serviço e revisar recomendações para manutenção/reparos de veículos
Coordenar Ônibus/Shuttle Relacionados a Eventos
• Atuar como elo entre fornecedores externos de transporte e constituintes do campus/clientes de eventos para apoiar solicitações de necessidades de ônibus/shuttle
• Gerenciar o processo de aluguel de ônibus/shuttle desde a solicitação inicial e agendamento até o faturamento, cobrança e processamento de pagamento a fornecedores externos
Supervisão, Treinamento e Gestão da Equipe de Transporte Estudantil
• Treinar e auxiliar na supervisão da equipe estudantil para apoiar as operações de transporte e a manutenção da frota de veículos
• Coordenar com a equipe estudantil para completar avaliações diárias de veículos antes ou depois do aluguel para garantir que a frota esteja pronta para o próximo aluguel/viagem
• Supervisionar a equipe estudantil e solicitações no Workday
Treinamento e Solução de Problemas do Formulário de Solicitação de Transporte
• Fornecer sessões de treinamento para novos usuários e de reciclagem conforme necessário para usuários do formulário de solicitação de transporte via sistema de gestão de eventos
• Desenvolver guias de usuário passo a passo, incluindo melhores práticas para reservas de transporte
• Revisar informações de transporte no site do departamento e atualizar conforme necessário
Desenvolvimento Profissional
• Promover eficiência e cortesia em toda a comunidade universitária
• Participar de reuniões departamentais/de equipe
• Servir como representante de comitê responsável conforme solicitado
• Trabalhar noites/finais de semana ocasionais para apoiar eventos conforme necessário
• Comunicar-se efetivamente com o supervisor sobre assuntos pertinentes
Promover Condições de Trabalho Seguras e Protegidas
• Promover a utilização adequada de equipamentos, ferramentas e materiais
• Notificar o supervisor imediatamente sobre quaisquer condições de trabalho inseguras
Executar outras tarefas relacionadas ou ditadas pelas responsabilidades.
Categoria:
Auxiliar (OCEM) - Administrativo Executa outras tarefas, responsabilidades e atividades conforme exigido pelo supervisor e conforme as necessidades departamentais/da Universidade indicarem.
*Isenção de responsabilidade
As informações acima indicam a natureza geral e o nível de trabalho realizado pelos funcionários dentro desta classificação. Não foi projetado para conter e não deve ser interpretado como um inventário abrangente de todos os deveres, responsabilidades, atividades e/ou qualificações exigidas ou esperadas dos funcionários designados para este cargo. Deveres, responsabilidades e atividades podem mudar e novos podem ser atribuídos a qualquer momento, com ou sem aviso prévio.
Todas as ofertas de emprego estão condicionadas a uma verificação de antecedentes satisfatória.
A Fairfield University oferece oportunidades iguais de emprego a todos os funcionários e candidatos a emprego e proíbe discriminação e assédio de qualquer tipo, sem distinção de raça, cor, religião, idade, sexo, origem nacional, status de deficiência, genética, status de veterano protegido, orientação sexual, identidade ou expressão de gênero, ou qualquer outra característica protegida por leis federais, estaduais ou locais. Esta política aplica-se a todos os termos e condições de emprego, incluindo recrutamento, contratação, colocação, promoção, rescisão, demissão, recall, transferência, licenças, remuneração e treinamento.
Carregue um currículo ou CV primeiro, depois carregue documentos de suporte, incluindo uma carta de apresentação, na parte inferior da terceira página na seção "Minha Experiência" onde diz para carregar um Currículo/CV. Você poderá carregar até 5 outros documentos nesta seção. Você não poderá editar sua inscrição, portanto, tenha todos os documentos disponíveis antes de se inscrever.
Cargos Docentes: Se você precisar carregar mais de 5 documentos, por favor, combine-os para carregar ou envie os documentos adicionais por e-mail para o contato aplicável na descrição da vaga.
Cargos Administrativos: Se você precisar carregar mais de 5 documentos, por favor, combine-os para carregar ou envie-os por e-mail para [contato no portal]
Ver o texto original em inglês
Job Description:
JOB TITLE: Transportation Coordinator
REPORTS TO: Associate Director of Transportation
DIVISION: Campus and Auxiliary Services
DEPARTMENT: Transportation
JOB SUMMARY:
The Transportation Coordinator supports the daily operations and logistics of Fairfield University’s transportation services, including shuttle programs, fleet usage and maintenance, accessibility transportation, and event-related transit needs. This position coordinates shuttle schedules, manages billing for vehicle and bus usage, assists with vendor communications, oversees the University’s vehicle fleet and key management system, and supports the scheduling, training, and supervision of student workers involved in transportation operations. The coordinator also ensures that student drivers are properly authorized, approved, and compliant with University transportation policies and safety regulations. This role serves as a central liaison between students, faculty, staff, drivers, and university departments to ensure safe, timely, and efficient transportation services.
UNUSUAL WORK CONDITIONS: Attend evening/weekend events as required. Respond to unexpected or urgent transportation situations, including shuttle delays, vehicle issues, or last-minute service needs
EDUCATION: Bachelor’s degree preferred.
EXPERIENCE: Minimum of 2 years of experience in transportation operations in a university setting or equivalent combination of education and relevant experience. Familiarity with Workday, ECOS, and 25Live software is a plus. Must meet and maintain eligibility under Fairfield University’s driver standards, including background and motor vehicle record checks
KNOWLEDGE AND SKILLS:
• Strong organizational and time management skills
• Ability to manage multiple priorities and respond to real-time transit needs
• Excellent communication and customer service skills
• Familiarity with transportation scheduling, route optimization, and vendor coordination
• Basic knowledge of ADA requirements and accessibility transportation practices
• Proficient in Microsoft Office and transportation scheduling tools
• Problem-solving skills and attention to detail
• Knowledge of fleet maintenance tracking, usage scheduling, and vehicle compliance
WORK CONDITIONS/ENVIRONMENT: Occasional nights and weekends required.
ESSENTIAL FUNCTIONS AND JOB SPECIFIC DUTIES:
• Maintain safety and cleanliness standards by conducting regular vehicle inspections and reporting any issues or concerns
• Maintains a visible and dependable presence in the office to support walk-in customers, phone calls, email communications, and daily departmental operations.
• Coordinate daily shuttle schedules, routes, and adjustments based on campus needs
• Monitor on-campus and off-campus transportation requests, including accessible transit accommodations
• Manage the use and routine maintenance scheduling of the University’s vehicle fleet
• Track vehicle usage, mileage, inspections, and ensure timely repairs or service appointments
• Maintain accurate records of fleet assignments, user logs, and maintenance history
• Oversee daily operations of the key management system, including issuing, tracking, and collecting keys
• Serve as a point of contact for shuttle vendors, confirming driver schedules and addressing service issues
• Communicate transportation updates to students and staff via email and university platforms
• Support planning and logistics for event-related transportation services
• Assist with background check coordination for student drivers
• Manage billing and invoicing for vehicle and bus usage, including processing internal departmental charges and coordinating with Finance as needed
• Respond to real-time issues and act as a liaison between riders, vendors, and university departments
• Provide general administrative support for daily transportation operations
• Perform other duties as assigned by the Associate Director of Transportation
Manage Requests and Use of University Fleet
• Open purchase orders, process payments, and reconcile transactions in Workday
• Record and reconcile event payments/revenue and apply payments to events in event management software to maintain current billing/payment records
Oversee Maintenance and Service Schedule
• Coordinate with local service providers to ensure vehicles receive regular maintenance and service when needed
• Maintain service records and review recommendations for vehicle maintenance/repairs
Coordinate Event-Related Bus/Shuttle
• Act as a liaison between external transportation vendors and campus constituents/event clients to support requests for bus/shuttle needs
• Manage bus/shuttle rental process from initial request and scheduling through to invoicing, billing, and processing payment to external vendors
Oversight, Training and Management of Student Transportation Staff
• Train and assist overseeing student staff to support transportation operations and vehicle fleet maintenance
• Coordinate with student staff to complete daily vehicle assessments pre or post rental to ensure fleet is ready for next rental/trip
• Oversee student staff and workday requests
Training and Troubleshooting Transportation Request Form
• Provide new user and refresher training sessions as needed for users of the transportation request form via the event management system
• Develop how-to user guides including best practices for transportation reservations
• Review transportation information on department website and update as needed
Professional Development
• Promoting efficiency and courtesy throughout the University community
• Participating in departmental/staff meetings
• Serving as a responsible committee representative as requested
• Working occasional nights/weekends to support events as needed
• Communicating effectively with supervisor concerning pertinent matters
Promote Safe and Secure Working Conditions
• Promoting the proper utilization of equipment, tools, and materials
• Notifying supervisor immediately regarding any unsafe working conditions
Perform other duties as related or dictated by responsibilities.
Category:
Auxiliary (OCEM) - Admin Performs such other duties, responsibilities, and activities as required by supervisor and as departmental/University needs indicate.
*Disclaimer
The above information indicates the general nature and level of work performed by employees within this classification. It is not designed to contain and should not be interpreted as a comprehensive inventory of all duties, responsibilities, activities, and/or qualifications required or expected of employees assigned to this job. Duties, responsibilities, and activities may change and new ones may be assigned at any time, with or without notice.
All offers of employment are contingent upon a satisfactory background check.
Fairfield University provides equal employment opportunities to all employees and applicants for employment and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, color, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state or local laws. This policy applies to all terms and conditions of employment, including recruiting, hiring, placement, promotion, termination, layoff, recall, transfer, leaves of absence, compensation and training.
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Staff positions : If you need to upload more than 5 documents, please either combine them to upload or email them to [contato no portal]
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