Secretário(a) Jurídico(a)

Sobre as Cordas e Cinza Ropes & Gray é uma empresa de advocacia global proeminente. A empresa foi classificada no top três na prestigiada A-List de The American Lawyer por oito anos consecutivos e #1 na A-List de Law.com duas vezes nos últimos três anos - rankings que honram o "melhor dos melhores" escritórios de advocacia. A empresa tem aproximadamente 2.500 advogados e profissionais que atendem clientes em grandes centros de negócios, finanças, tecnologia e governo em Boston, Chicago, Dublin, Hong Kong, Londres, Los Angeles, Milão, Nova Iorque, Paris, São Francisco, Seul, Xangai, Silicon Valley, Singapura, Tóquio e Washington, D.C. A empresa tem sido reconhecida consistentemente por suas práticas líderes em muitas áreas, incluindo gestão de ativos, private equity, M&A, finanças, imóveis, impostos, antitruste, ciências da vida, saúde, propriedade intelectual, contencioso e aplicação, privacidade e cibersegurança e reestruturação de negócios. Ropes & Gray é um empregador de igualdade de oportunidades. Visão geral Torne-se Assistente Executivo Jurídico (LEA) / Secretário Jurídico na Ropes & Gray. Porquê? Porque com grandes responsabilidades vêm grandes oportunidades: trabalhar ao lado de advogados líderes da indústria; servir como mão direita de um advogado e desempenhar um papel vital gerenciando atividades do dia-a-dia; e participar da prática como membro integral do grupo, gerenciando o fluxo de informações à medida que você analisa, organiza e prioriza as solicitações de clientes internos e externos. Ser um secretário legal da LEA em Ropes & Gray significa ser desafiado e recompensado. É um papel ideal para um auto-iniciador com alta energia que pode trabalhar de forma independente e identificar soluções criativas para problemas de negócios complexos. • Apoia e demonstra fluência nos programas de assistência confiável e proativa da empresa. • Demonstra um comportamento profissional na aparência e comportamento. • Mantém estrita confidencialidade em todas as interações. • Possui fortes habilidades interpessoais. Demonstra uma sólida capacidade de comunicar com todos os níveis da organização. • Possibilita habilidades de comunicação verbal e escrita excepcionais, aderindo aos padrões de escrita de negócios adequados. Demonstra um olhar atento para detalhes em comunicações informais e formais. • Mantém sempre uma atitude positiva e profissional. Trabalha eficazmente com outros departamentos, buscando soluções para problemas de negócios. • Demonstra uma curiosidade intelectual e um impulso contínuo para melhorar o serviço. • Demonstra uma abertura ao feedback construtivo e uma flexibilidade para ajustar o comportamento ou desempenho conforme necessário. Responsabilidades PRINCIPAIS DIREITOS E RESPONSÁVEIS Serviço ao Cliente – Gestão de Relacionamentos • Promove a comunicação aberta e frequente com colegas de equipa para garantir um apoio suave e expedito aos advogados designados. Colegas de equipe Cross-trains garantindo o mesmo serviço de primeira classe enquanto estiver fora ou fora do escritório. • Proporciona um serviço ao cliente superior com clientes internos e externos mostrando uma atitude proativa, “pode fazer” ao atender indivíduos, atender telefonemas e agir em nome dos advogados. • Age como o porteiro priorizando necessidades conflitantes. Lida com os assuntos de forma confidencial, rápida, proativa e independente e segue as tarefas até a conclusão bem sucedida. Sugere novos processos/procedimentos para acelerar projetos e fluxo de trabalho diário. • Demonstra o conhecimento íntimo dos hábitos e preferências de trabalho da designação. Antecipa as necessidades e os pastores trabalham com direção limitada. • Desenvolve forte compreensão da prática e dos clientes (advogados designados). Mantém uma relação profissional com outros advogados, tribunais, agências e organizações profissionais em nome do advogado mantendo contatos com clientes atualizados na InterAction, bem como listas detalhadas de clientes/matéria. • Trabalha de perto com a prática dos advogados, e efetivamente gerencia, para mantê-lo bem informado sobre os compromissos e responsabilidades futuros, acompanhando-o adequadamente. Gerenciamento de faturamento • Reconcilia eficientemente e processa despesas. Resenhas caixa de entrada, entradas de diário, calendário e outros itens para classificar negócios e despesas pessoais. Comentários Chrome River e American Express Card para alocar itens de despesa. Obtém recibos de advogado ou outros meios, se disponíveis. Colabora com recursos internos ou externos para abordar todos os itens pendentes do Chrome River ou AMEX dentro da janela de pagamento, executando consultas quando necessário. • Gerencia ativamente os diários dos cronometradores. Cria rascunhos com base no conhecimento da atividade de advogado, revisão de caixa de entrada, entradas de diário ou outros conhecimentos. Edita e revê entradas para garantir a conformidade com as melhores práticas. Proativamente gerencia advogados para garantir que as inscrições cumpram os prazos de submissão. Obtém conhecimento do nível do processo de faturamento. Comunica-se proactivamente e colabora com os coordenadores de facturação atribuídos. Coordena a revisão adequada de proformas, faixas, edições e atualizações, e facilita a aprovação final do projeto de lei para garantir entrega oportuna ao cliente. Ajuda a cumprir metas e prazos de fim de ano. Gestão de Projetos • Compõe, edita e revisa correspondência, apresentações e outros documentos. Demonstra habilidades de produção tecnológica/documento excepcionais. • Proactivamente coordena reuniões internas/externas com direcção limitada. Organiza a logística adequada com base em requisitos de atendimento (escritórios de visitantes, sala de conferência, videoconferência e número de ligação, conforme apropriado). • Aplica as melhores práticas ao organizar viagens, utilizar a assistência do agente e ferramentas on-line adequadamente. Monitora a viagem do advogado para garantir a chegada e partida suaves. Mantém as preferências de viagem atualizadas (flyers frequentes, KTN, passaporte, etc.). Gere o check-in e os cartões de embarque das companhias aéreas para advogados designados (quando apropriado). • Orienta proactivamente os advogados para delegar tarefas não creditáveis no seu LEA, permitindo que o advogado se concentre no trabalho jurídico e se engaje na sua prática. As tarefas incluem, mas não se limitam a, impressão, digitalização, cópia/ligação, arquivamento, preparação de documentos e envio de pacotes. • Demonstra uma compreensão excepcional do Microsoft Outlook. Utiliza habilidades criativas de resolução de problemas para resolver requisitos de agendamento desafiadores. Gerencia vários calendários e suporta requisitos de agendamento em vários advogados, clientes, escritórios e fusos horários. Formação e Desenvolvimento Profissional • Contribui ativamente para as reuniões de secretariado e outras atividades relacionadas com a equipe. Participa de grupos focais, almoços e aprendizados, e outras atividades de compartilhamento de conhecimento, incluindo o programa mentor, quando necessário. • Mantém a experiência de nível de assunto nas principais aplicações da empresa. Compreende e adere às melhores práticas. Qualificações EDUCAÇÃO, EXPERIÊNCIA E CAPITAIS EXIGIDOS: • Licenciatura ou equivalente. • proficiência especializada com os aplicativos MS Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook). • Fortes habilidades organizacionais que refletem a capacidade de executar e priorizar sem problemas múltiplas tarefas com excelente atenção aos detalhes. • Fortes habilidades interpessoais e a capacidade de construir relacionamentos com advogados, funcionários e clientes internos e externos. • Competências especializadas em comunicação. • Fluente em japonês e inglês. • Abordagem proactiva para a resolução de problemas e forte capacidade de decisão. CONDIÇÕES DE TRABALHO: Ambiente normal de escritório e horário. Esta lista de deveres e responsabilidades não se destina a ser all-inclusive e pode ser alargada para incluir outras funções ou responsabilidades que a gestão pode considerar necessárias de tempos em tempos. Compensação e pacote de recompensas totais Ropes & Gray tem o orgulho de oferecer um pacote Total Rewards abrangente para nossos membros da equipe de suporte ao negócio. A empresa também oferece benefícios abrangentes de saúde e bem-estar, desenvolvimento pessoal e profissional, oportunidades de crescimento de carreira e uma cultura colegial e solidária. Condições de trabalho A presença consistente e previsível no local é necessária para continuidade contínua dos negócios, desenvolvimento profissional e colaboração eficaz com colegas e gestores.