H-1BEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 4227966
Coordenador de Instalações
Independence American Insurance Company
- Local: Chicago, IL
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 22/07/2026
Coordenador de instalações em Chicago, IL; empresa com histórico recente de patrocínio de visto.
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.
Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Fundada em 2021, Independence Pet Holdings é uma holding corporativa que gerencia um portfólio diversificado e amplo de marcas e serviços modernos de saúde animal, incluindo seguros, educação para pets, serviços de recuperação de animais perdidos e muito mais em toda a América do Norte.
Acreditamos que o seguro para pets é mais do que um produto financeiro e desenvolvemos soluções para simplificar a jornada de tutores de pets e ajudar a melhorar o bem-estar dos animais. Como autoridade líder na categoria pet, operamos com uma estrutura completa de recursos, capital e serviços para apoiar os tutores. Nossa abordagem multimarca e omnicanal inclui nossa própria seguradora, marcas de seguros e marcas parceiras.
Fundada em 2021, Independence Pet Holdings é uma holding corporativa que gerencia um portfólio diversificado e amplo de marcas e serviços modernos de saúde animal, incluindo seguros, educação para pets, serviços de recuperação de animais perdidos e muito mais em toda a América do Norte.
Acreditamos que o seguro para pets é mais do que um produto financeiro e desenvolvemos soluções para simplificar a jornada de tutores de pets e ajudar a melhorar o bem-estar dos animais. Como autoridade líder na categoria pet, operamos com uma estrutura completa de recursos, capital e serviços para apoiar os tutores. Nossa abordagem multimarca e omnicanal inclui nossa própria seguradora, marcas de seguros e marcas parceiras.
Independence Pet Group (IPG), uma subsidiária da IPH, é uma das maiores organizações de seguros e serviços para pets da América do Norte. Nossa impressionante família de marcas (Figo, Felix, ASPCA Pet Health Insurance, Pets Plus Us e AKC Pet Insurance) oferece suporte de seguro para mais de 1.000.000 de pets nos EUA e Canadá e fornece bem-estar, segurança, recursos e soluções de negócios para a indústria pet, incluindo identificação por microchip e um registro online de pets.
Local de trabalho: Presencial em Chicago
Resumo da vaga: A IPG está buscando um Coordenador de Instalações que seja responsável pela administração diária e pelo bom funcionamento do escritório de Chicago. Esta função garante um espaço de trabalho seguro, eficiente e funcional, gerenciando serviços de escritório, coordenando processos de acesso e visitantes, mantendo suprimentos e apoiando protocolos de saúde e segurança. A posição serve como o principal contato local para funcionários, visitantes e fornecedores, e desempenha um papel fundamental na manutenção de um ambiente de trabalho profissional e em conformidade.
Principais Responsabilidades - Administração de Escritório e Operações de Local de Trabalho
• Gerenciar as operações diárias do escritório para garantir um ambiente de trabalho limpo e funcional
• Atuar como ponto de contato principal para os funcionários para consultas relacionadas às instalações
• Coordenar com proprietários e prestadores de serviços para manutenção e reparos
• Apoiar a logística de integração (onboarding) e desligamento (offboarding), incluindo a configuração do espaço de trabalho
Gestão de Visitantes e Controle de Acesso
• Administrar o acesso de visitantes, incluindo pré-registro, crachás e coordenação de escolta
• Manter registros de visitantes e registros de acesso de acordo com os protocolos da empresa
• Gerenciar a emissão e revogação de crachás de acesso para funcionários e contratados
• Proporcionar uma experiência profissional de recepção para os visitantes
Recursos de Escritório e Coordenação de Espaço
• Gerenciar a reserva e administração de salas de reunião e espaços compartilhados
• Monitorar a utilização e garantir que os espaços sejam mantidos e funcionais
• Apoiar reuniões internas e eventos de escritório
Gestão de Inventário e Suprimentos
• Manter os níveis de estoque de materiais de escritório e consumíveis
• Gerenciar pedidos de fornecedores, entregas e controle de inventário
• Garantir a reposição oportuna de suprimentos
Saúde, Segurança e Preparação para Emergências
• Atuar como coordenador de segurança local e contato de resposta a emergências
• Apoiar a conformidade com os protocolos de saúde e segurança
• Auxiliar no planejamento de evacuação, treinamentos e coordenação de incidentes
• Manter suprimentos de primeiros socorros e apoiar a conscientização sobre segurança dos funcionários
Coordenação de Fornecedores e Serviços
• Coordenar fornecedores locais, como serviços de limpeza, manutenção e segurança
• Acompanhar o desempenho dos serviços e escalar problemas conforme necessário
• Manter relacionamentos sólidos com proprietários e prestadores de serviços
Principais Habilidades e Qualificações
• 2 a 5 anos de experiência em coordenação de instalações ou gestão de escritório
• Fortes habilidades organizacionais e de multitarefa
• Excelentes habilidades de comunicação e gestão de stakeholders
• Familiaridade com sistemas de controle de acesso e gestão de escritório
• Conhecimento básico de práticas de saúde e segurança no trabalho
#li
#IPG
Todos os nossos cargos oferecem ótimos benefícios, incluindo assistência médica, licença parental e oportunidades de avanço na carreira. Algumas ofertas dependem do local onde você trabalha e podem incluir o seguinte:
• Seguro médico, odontológico e oftalmológico completo
• Seguro de vida básico sem custo para o funcionário
• Auxílio-doença de curto e longo prazo pago pela empresa
• 12 semanas de licença parental 100% remunerada
• Conta Poupança de Saúde (HSA)
• Contas de Gastos Flexíveis (FSA)
• Plano de previdência
• Folga remunerada pessoal
• Feriados remunerados e Dia de Bem-Estar (Wellness Day) em toda a empresa
• Folga remunerada para voluntariado em organizações sem fins lucrativos
• Ambiente de escritório que aceita pets
• Benefícios de transporte
• Seguro de grupo para pets
• Treinamento no trabalho e desenvolvimento de habilidades
• Programa de Assistência ao Funcionário (EAP)
Aviso de Tecnologia de Entrevista:
Observe que entrevistas ou triagens por telefone e vídeo podem ser gravadas e transcritas usando tecnologia de entrevista para apoiar nosso processo de recrutamento.
Ao continuar com a entrevista, você consente com este uso.
Aviso de Mensagem de Texto:
Se você fornecer um número de celular, poderá receber comunicações relacionadas ao trabalho via mensagem de texto. Tarifas de mensagens e dados podem ser aplicadas.
Você pode optar por não receber comunicações por texto a qualquer momento respondendo “STOP”.
Ver o texto original em inglês
Established in 2021, Independence Pet Holdings is a corporate holding company that manages a diverse and broad portfolio of modern pet health brands and services, including insurance, pet education, lost recovery services, and more throughout North America.
We believe pet insurance is more than a financial product and build solutions to simplify the pet parenting journey and help improve the well-being of pets. As a leading authority in the pet category, we operate with a full stack of resources, capital, and services to support pet parents. Our multi-brand and omni-channel approach include our own insurance carrier, insurance brands and partner brands.
Established in 2021, Independence Pet Holdings is a corporate holding company that manages a diverse and broad portfolio of modern pet health brands and services, including insurance, pet education, lost recovery services, and more throughout North America.
We believe pet insurance is more than a financial product and build solutions to simplify the pet parenting journey and help improve the well-being of pets. As a leading authority in the pet category, we operate with a full stack of resources, capital, and services to support pet parents. Our multi-brand and omni-channel approach include our own insurance carrier, insurance brands and partner brands.
Independence Pet Group (IPG), a subsidiary of IPH, is one of North America’s largest pet insurance and services organizations. Our impressive family of brands (Figo, Felix, ASPCA Pet Health Insurance, Pets Plus Us, and AKC Pet Insurance) supports insurance for more than 1,000,000 pets in the U.S. and Canada and provides well-being, safety, resources, and business solutions to the pet industry, including microchip identification and an online pet registry.
Job Location: Onsite to Chicago
Job Summary: IPG is seeking a Facilities Coordinator that is responsible for the day-to-day administration and smooth operations of the Chicago Office. This role ensures a sage, efficient, and well- functioning workspace by managing office services, coordinating access and visitor processes, maintaining supplies, and supporting health and safety protocols. The position serves as the primary on-site contact for employees, visitors, and vendors, and plays a key role in maintaining a professional and compliant workplace environment.
Main Responsibilities- Office Administration & Workplace Operations
• Manage daily office operations to ensure a clean and functional workplace environment
• Act as primary point of contact for employees for facilities-related inquiries
• Coordinate with landlords and service providers for maintenance and repairs
• Support onboarding and offboarding logistics including workspace setup
Visitor Management & Access Control
• Administer visitor access including pre-registration, badging, and escort coordination
• Maintain visitor logs and access records in line with company protocols
• Manage issuance and revocation of access badges for employees and contractors
• Provide a professional front-of-house experience for visitors
Office Resources & Space Coordination
• Manage booking and administration of meeting rooms and shared spaces
• Monitor utilization and ensure spaces are maintained and functional
• Support internal meetings and office events
Inventory & Supplies Management
• Maintain stock levels for office supplies and consumables
• Manage vendor orders, deliveries, and inventory tracking
• Ensure timely replenishment of supplies
Health, Safety & Emergency Preparedness
• Act as the local safety coordinator and emergency response contact
• Support compliance with health and safety protocols
• Assist with evacuation planning, drills, and incident coordination
• Maintain first aid supplies and support employee safety awareness
Vendor & Service Coordination
• Coordinate on-site vendors such as janitorial, maintenance, and security services
• Track service performance and escalate issues as needed
• Maintain strong relationships with landlords and service providers
Key Skills & Qualifications
• 2–5 years experience in facilities coordination or office management
• Strong organizational and multitasking skills
• Excellent communication and stakeholder management skills
• Familiarity with access control and office management systems
• Basic knowledge of workplace health and safety practices
#li
#IPG
All of our jobs come with great benefits including healthcare, parental leave and opportunities for career advancements. Some offerings are dependent upon the location of where you work and can include the following:
• Comprehensive full medical, dental and vision Insurance
• Basic Life Insurance at no cost to the employee
• Company paid short-term and long-term disability
• 12 weeks of 100% paid Parental Leave
• Health Savings Account (HSA)
• Flexible Spending Accounts (FSA)
• Retirement savings plan
• Personal Paid Time Off
• Paid holidays and company-wide Wellness Day off
• Paid time off to volunteer at nonprofit organizations
• Pet friendly office environment
• Commuter Benefits
• Group Pet Insurance
• On the job training and skills development
• Employee Assistance Program (EAP)
Interview Technology Notice:
Please note that phone and video interviews or screenings may be recorded and transcribed using interview technology to support our recruitment process.
By continuing with the interview, you consent to this use.
Text Messaging Notice:
If you provide a mobile phone number, you may receive job-related communications via text message. Message and data rates may apply.
You may opt out of text communications at any time by replying “STOP.”
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.