H-1BEmpresa com aprovações comprovadas
REG. 4263323
Assistente Administrativo Sênior
Elavon, Inc.
✓ VERIFICADO · 5 green cards (PERM) aprovados nos últimos 12 mesesRegistros públicos do Departamento do Trabalho dos EUA (DOL).
- Local: Minneapolis, MN
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 22/07/2026
Assistente administrativo em Minneapolis; empresa com 13 aprovações de PERM nos últimos 12 meses.
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
No U.S. Bank, estamos em uma jornada para fazer o nosso melhor. Ajudando os clientes e empresas que atendemos a tomar decisões financeiras melhores e mais inteligentes e permitindo que as comunidades que apoiamos cresçam e tenham sucesso. Acreditamos que é preciso que todos nós demos vida à nossa ambição compartilhada, e cada pessoa é única em seu potencial. Uma carreira no U.S. Bank oferece a você uma ampla e crescente gama de oportunidades para descobrir o que faz você prosperar em cada estágio da sua carreira. Experimente coisas novas, aprenda novas habilidades e descubra em que você se destaca — tudo desde o primeiro dia.
Descrição da Vaga
O Assistente Administrativo Executivo fornece suporte administrativo de alto nível a líderes empresariais seniores, ajudando a garantir operações diárias eficientes, comunicação executiva eficaz e coordenação perfeita entre partes interessadas internas e externas. Esta função exige julgamento excepcional, discrição, atenção aos detalhes e a capacidade de gerenciar prioridades conflitantes em um ambiente de ritmo acelerado e alta pressão.
Principais Responsabilidades
• Gerenciar calendários complexos para líderes empresariais seniores, incluindo priorizar solicitações, resolver conflitos de agendamento e garantir que os líderes estejam preparados para reuniões e compromissos.
• Coordenar, agendar e apoiar reuniões, incluindo a preparação de pautas, coleta de materiais, confirmação de participantes, gerenciamento de logística e documentação de itens de acompanhamento conforme necessário.
• Hospedar e facilitar reuniões no Microsoft Teams, incluindo a configuração de links de reunião, gerenciamento de acesso dos participantes, suporte a apresentações e solução de problemas básicos de reunião.
• Reservar arranjos de viagens nacionais e internacionais, incluindo voos, hotéis, transporte terrestre, itinerários e logística relacionada em conformidade com as políticas da empresa.
• Preparar, enviar e rastrear relatórios de despesas com precisão e pontualidade, garantindo documentação, recibos, codificação e aprovações apropriadas.
• Planejar e coordenar eventos de negócios, reuniões de liderança, eventos externos (offsites), reuniões de equipe e outras atividades, incluindo coordenação de local, buffet, comunicações, materiais e execução no dia do evento.
• Preparar, editar e coordenar apresentações em PowerPoint e conteúdo relacionado para reuniões, revisões de negócios, atualizações de liderança e comunicações executivas.
• Coordenar conteúdo de vários colaboradores, garantindo que os materiais estejam completos, precisos, bem organizados e entregues dentro do prazo.
• Gerenciar necessidades de material de escritório, incluindo pedidos, monitoramento de estoque, coordenação de fornecedores e garantir que o espaço de trabalho esteja adequadamente equipado.
• Lidar com informações confidenciais e sensíveis com profissionalismo, discrição e bom senso.
• Servir como um ponto de contato confiável para parceiros internos, partes interessadas externas e outros profissionais administrativos.
• Apoiar projetos especiais e solicitações ad hoc que melhorem a eficácia executiva, a coordenação da equipe e as operações comerciais.
Qualificações Básicas
- Ensino médio completo ou equivalente
- Normalmente cinco ou mais anos de experiência em atividades administrativas e de suporte.
Qualificações Exigidas
• Experiência comprovada fornecendo suporte administrativo a líderes seniores, executivos ou cargos de liderança empresarial comparáveis.
• Conhecimento especializado em produtos Microsoft 365, incluindo Microsoft Teams, Outlook, PowerPoint, Word e ferramentas de colaboração relacionadas.
• Capacidade demonstrada de gerenciar calendários complexos, logística de reuniões, arranjos de viagem e processos de relatório de despesas.
• Forte proficiência na criação, formatação, edição e coordenação de apresentações em PowerPoint e materiais de nível executivo.
• Experiência no planejamento de reuniões, eventos, offsites ou outras reuniões de negócios com múltiplas partes interessadas e partes móveis.
Habilidades e Competências Exigidas
• Capacidade de trabalhar efetivamente em situações de alta pressão, mantendo a compostura, o profissionalismo e o bom senso.
• Habilidades excepcionais de comunicação escrita e verbal, com a capacidade de se comunicar de forma clara, diplomática e profissional em todos os níveis da organização.
• Forte atenção aos detalhes e compromisso com a precisão, acompanhamento e execução de qualidade.
• Alto grau de discrição e integridade ao gerenciar informações confidenciais, sensíveis ou críticas para o negócio.
• Excelentes habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo, com a capacidade de priorizar demandas conflitantes e cumprir prazos.
• Mentalidade proativa de resolução de problemas com a capacidade de antecipar necessidades, remover obstáculos e manter o trabalho avançando.
• Fortes habilidades interpessoais e capacidade de construir relacionamentos de trabalho de confiança com líderes, colegas, partes interessadas e contatos externos.
• Flexibilidade e adaptabilidade em um ambiente de ritmo acelerado com prioridades variáveis e solicitações urgentes.
Atributos Preferenciais
• Presença executiva e capacidade de representar líderes seniores profissionalmente em interações escritas, verbais e presenciais.
• Forte perspicácia comercial e capacidade de entender prioridades, antecipar as necessidades dos líderes e conectar o trabalho aos objetivos de negócios mais amplos.
• Conforto em trabalhar de forma independente com supervisão mínima, sabendo quando escalar problemas ou buscar orientação.
• Capacidade de gerenciar múltiplos líderes, partes interessadas, prazos e entregas com consistência e confiabilidade.
• Conhecimento e experiência com aplicativos de IA (por exemplo, Copilot)
Se houver algo que possamos fazer para acomodar uma deficiência durante qualquer parte do processo de inscrição ou contratação, consulte nossas acomodações para deficientes para candidatos.
Benefícios:
Nossa abordagem aos benefícios e recompensas totais considera nossos membros da equipe como um todo e o que pode ser necessário para prosperar dentro e fora do trabalho. É por isso que nossos benefícios são projetados para ajudar você e sua família a melhorar sua saúde, proteger sua segurança financeira e proporcionar tranquilidade. Nossos benefícios incluem o seguinte:
• Assistência médica (médica, odontológica, oftalmológica)
• Seguro de vida básico e opcional
• Incapacidade de curto e longo prazo
• Licença-maternidade e licença parental
• 401(k) e plano de aposentadoria financiado pelo empregador
• Férias remuneradas (de duas a cinco semanas, dependendo do nível salarial e tempo de serviço)
• Até 11 oportunidades de feriados remunerados
• Assistência à adoção
• Acúmulo de Licença Médica e de Segurança de uma hora para cada 30 trabalhadas, até 80 horas por ano civil, salvo disposição em contrário por lei
Revise nossos benefícios completos disponíveis por status de emprego aqui.
U.S. Bank é um empregador que oferece oportunidades iguais. Consideramos todos os candidatos qualificados sem distinção de raça, religião, cor, sexo, origem nacional, idade, orientação sexual, identidade de gênero, deficiência ou status de veterano, e outros fatores protegidos pela lei aplicável.
E-Verify
O U.S. Bank participa do programa E-Verify do Departamento de Segurança Interna dos EUA em todas as instalações localizadas nos Estados Unidos e em certos territórios dos EUA. O programa E-Verify é um sistema de verificação de elegibilidade de emprego baseado na Internet operado pelos Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA. Saiba mais sobre o programa E-Verify.
A faixa salarial reflete números baseados na localização principal, que é listada primeiro. A faixa real para a função pode diferir com base na localização da função. Além do salário, o U.S. Bank oferece um pacote abrangente de benefícios, incluindo programas de incentivo e reconhecimento, compra de ações, contribuição 401(k) e pensão (todos os benefícios estão sujeitos a requisitos de elegibilidade). Faixa Salarial: $24.18 - $32.21
O U.S. Bank considerará candidatos qualificados com registros de prisão ou condenação para emprego. O U.S. Bank conduz verificações de antecedentes consistentes com as leis locais aplicáveis, incluindo a Portaria de Chance Justa do Condado de Los Angeles e a Lei de Chance Justa da Califórnia, bem como a Portaria de Chance Justa de São Francisco. O U.S. Bank está sujeito a, e conduz verificações de antecedentes consistentes com os requisitos da Seção 19 da Lei Federal de Seguro de Depósitos (FDIA). Além disso, certos cargos também podem estar sujeitos aos requisitos da FINRA, registro NMLS, Reg Z, Reg G, OFAC, NFA, FCPA, Lei de Sigilo Bancário, Lei SAFE e/ou diretrizes federais aplicáveis a um acordo, como aquelas relacionadas a ética, segurança ou procedimentos operacionais.
Os candidatos devem ser capazes de cumprir as políticas e procedimentos do U.S. Bank, incluindo o Código de Ética e Conduta nos Negócios e políticas relacionadas de conduta e segurança no local de trabalho.
A publicação pode ser encerrada mais cedo devido ao alto volume de candidatos.
Ver o texto original em inglês
At U.S. Bank, we’re on a journey to do our best. Helping the customers and businesses we serve to make better and smarter financial decisions and enabling the communities we support to grow and succeed. We believe it takes all of us to bring our shared ambition to life, and each person is unique in their potential. A career with U.S. Bank gives you a wide, ever-growing range of opportunities to discover what makes you thrive at every stage of your career. Try new things, learn new skills and discover what you excel at—all from Day One.
Job Description
The Executive Administrative Assistant provides high-level administrative support to senior business leaders, helping ensure efficient day-to-day operations, effective executive communication, and seamless coordination across internal and external stakeholders. This role requires exceptional judgment, discretion, attention to detail, and the ability to manage competing priorities in a fast-paced, high-pressure environment.
Key Responsibilities
• Manage complex calendars for senior business leaders, including prioritizing requests, resolving scheduling conflicts, and ensuring leaders are prepared for meetings and commitments.
• Coordinate, schedule, and support meetings, including preparing agendas, gathering materials, confirming attendees, managing logistics, and documenting follow-up items as needed.
• Host and facilitate Microsoft Teams meetings, including setting up meeting links, managing participant access, supporting presentations, and troubleshooting basic meeting needs.
• Book domestic and international travel arrangements, including flights, hotels, ground transportation, itineraries, and related logistics in alignment with company policies.
• Prepare, submit, and track expense reports accurately and timely, ensuring appropriate documentation, receipts, coding, and approvals.
• Plan and coordinate business events, leadership meetings, offsites, team gatherings, and other activities, including venue coordination, catering, communications, materials, and day-of execution.
• Prepare, edit, and coordinate PowerPoint presentations and related content for meetings, business reviews, leadership updates, and executive communications.
• Coordinate content from multiple contributors, ensuring materials are complete, accurate, well-organized, and delivered on deadline.
• Manage office supply needs, including ordering, inventory monitoring, vendor coordination, and ensuring the workspace is appropriately equipped.
• Handle confidential and sensitive information with professionalism, discretion, and sound judgment.
• Serve as a reliable point of contact for internal partners, external stakeholders, and other administrative professionals.
• Support special projects and ad hoc requests that improve executive effectiveness, team coordination, and business operations.
Basic Qualifications
- High school diploma or equivalent
- Typically five or more years of experience in administrative and support staff activities.
Required Qualifications
• Proven experience providing administrative support to senior leaders, executives, or comparable business leadership roles.
• Expert knowledge of Microsoft 365 products, including Microsoft Teams, Outlook, PowerPoint, Word, and related collaboration tools.
• Demonstrated ability to manage complex calendars, meeting logistics, travel arrangements, and expense reporting processes.
• Strong proficiency creating, formatting, editing, and coordinating PowerPoint presentations and executive-level materials.
• Experience planning meetings, events, offsites, or other business gatherings with multiple stakeholders and moving parts.
Required Skills and Competencies
• Ability to work effectively in high-pressure situations while maintaining composure, professionalism, and sound judgment.
• Exceptional written and verbal communication skills, with the ability to communicate clearly, tactfully, and professionally across all levels of the organization.
• Strong attention to detail and commitment to accuracy, follow-through, and quality execution.
• High degree of discretion and integrity when managing confidential, sensitive, or business-critical information.
• Excellent organizational and time-management skills, with the ability to prioritize competing demands and meet deadlines.
• Proactive problem-solving mindset with the ability to anticipate needs, remove obstacles, and keep work moving forward.
• Strong interpersonal skills and ability to build trusted working relationships with leaders, peers, stakeholders, and external contacts.
• Flexibility and adaptability in a fast-paced environment with shifting priorities and urgent requests.
Preferred Attributes
• Executive presence and the ability to represent senior leaders professionally in written, verbal, and in-person interactions.
• Strong business acumen and ability to understand priorities, anticipate leader needs, and connect work to broader business objectives.
• Comfort working independently with minimal supervision while knowing when to escalate issues or seek guidance.
• Ability to manage multiple leaders, stakeholders, deadlines, and deliverables with consistency and reliability.
• Knowledge and experience with AI apps (e.g. Copilot)
If there’s anything we can do to accommodate a disability during any portion of the application or hiring process, please refer to our disability accommodations for applicants .
Benefits:
Our approach to benefits and total rewards considers our team members’ whole selves and what may be needed to thrive in and outside work. That's why our benefits are designed to help you and your family boost your health, protect your financial security and give you peace of mind. Our benefits include the following:
• Healthcare (medical, dental, vision)
• Basic term and optional term life insurance
• Short-term and long-term disability
• Pregnancy disability and parental leave
• 401(k) and employer-funded retirement plan
• Paid vacation (from two to five weeks depending on salary grade and tenure)
• Up to 11 paid holiday opportunities
• Adoption assistance
• Sick and Safe Leave accruals of one hour for every 30 worked, up to 80 hours per calendar year unless otherwise provided by law
Review our full benefits available by employment status here .
U.S. Bank is an equal opportunity employer. We consider all qualified applicants without regard to race, religion, color, sex, national origin, age, sexual orientation, gender identity, disability or veteran status, and other factors protected under applicable law.
E-Verify
U.S. Bank participates in the U.S. Department of Homeland Security E-Verify program in all facilities located in the United States and certain U.S. territories. The E-Verify program is an Internet-based employment eligibility verification system operated by the U.S. Citizenship and Immigration Services. Learn more about the E-Verify program .
The salary range reflects figures based on the primary location, which is listed first. The actual range for the role may differ based on the location of the role. In addition to salary, U.S. Bank offers a comprehensive benefits package, including incentive and recognition programs, equity stock purchase 401(k) contribution and pension (all benefits are subject to eligibility requirements). Pay Range: $24.18 - $32.21
U.S. Bank will consider qualified applicants with arrest or conviction records for employment. U.S. Bank conducts background checks consistent with applicable local laws, including the Los Angeles County Fair Chance Ordinance and the California Fair Chance Act as well as the San Francisco Fair Chance Ordinance. U.S. Bank is subject to, and conducts background checks consistent with the requirements of Section 19 of the Federal Deposit Insurance Act (FDIA). In addition, certain positions may also be subject to the requirements of FINRA, NMLS registration, Reg Z, Reg G, OFAC, the NFA, the FCPA, the Bank Secrecy Act, the SAFE Act, and/or federal guidelines applicable to an agreement, such as those related to ethics, safety, or operational procedures.
Applicants must be able to comply with U.S. Bank policies and procedures including the Code of Ethics and Business Conduct and related workplace conduct and safety policies.
Posting may be closed earlier due to high volume of applicants.
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