Vaga encerrada
Esta vaga saiu do ar em 26/09/2026. Os dados abaixo são o registro histórico — e logo abaixo estão vagas semelhantes abertas agora.
EB-3 SkilledEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 44859763
Administrador de Escritório
PLANETART, LLC
- Local: Woodridge, IL
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: EB-3 Skilled
- Vaga vista pela última vez em 26/09/2026
Administrador de escritório em Woodridge, IL; empresa com 1 LCA aprovado nos últimos 12 meses.
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.
Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Empresa e Visão
A visão da PlanetArt é ser o principal vendedor de produtos personalizados e sob demanda em todo o mundo. Nós fornecemos aos consumidores ferramentas e conteúdo inigualáveis e uma experiência de cliente de ponta a ponta sem paralelo que resultam em produtos acabados de alta qualidade e significativos e celebrações memoráveis de eventos ao vivo.
As marcas da empresa incluem os populares aplicativos FreePrints e FreePrints Photobooks e a indústria líder em cartões e artigos de papelaria SimplytoImpress, bem como Criação Pessoal, CafePress e ISeeMe! Visite o site para saber mais sobre nossas marcas.
Temos mais de 500 membros da equipe em vários escritórios, principalmente em Calabasas CA, San Diego CA, Woodridge IL, Minneapolis, MN e Pleasanton, CA. Temos também membros da equipe em dois escritórios da empresa na China, bem como na Europa.
Visão Geral da Tarefa
A PlanetArt está buscando um administrador de escritório confiável, profissional e orientado a serviços para apoiar nossa instalação Woodridge. Esta posição serve como o primeiro ponto de contato para funcionários, visitantes, candidatos, fornecedores e convidados entrando na instalação.
Este é um papel prático em um armazém e ambiente de escritório. O Administrador do Escritório interagirá regularmente com os funcionários do armazém e do escritório, especialmente quando os funcionários chegam para trabalhar todas as manhãs. Essa pessoa responderá a perguntas de rotina, fornecerá orientação e assistência e aumentará as preocupações de funcionários, instalações, segurança ou outras quando apropriado.
O Administrador do Escritório também fornecerá apoio administrativo geral e ajudará os Recursos Humanos com comunicações, eventos, atividades de reconhecimento e outras necessidades relacionadas com as instalações.
Esta é uma posição de segunda a sexta.
O que você vai fazer
Responsabilidades-chave
• Cumprimentar e ajudar funcionários, visitantes, candidatos, fornecedores e convidados de forma profissional e cortês.
• Servir como um recurso de linha de frente para os funcionários, particularmente funcionários de armazém que chegam às instalações todas as manhãs.
• Responder chamadas e e-mails recebidas e perguntas diretas para a pessoa ou departamento apropriado.
• Responder às questões de rotina e administrativas e aumentar adequadamente as questões quando necessário.
• Execute deveres administrativos e administrativos gerais, incluindo entrada de dados, arquivamento, digitalização, cópia e preparação de documentos.
• Manter informações precisas em sistemas de empresa, planilhas e bases de dados.
• Gerenciar mensagens de entrada e saída, pacotes e entregas, incluindo a coordenação de captadores.
• Realizar tarefas diárias de abertura e encerramento para o escritório, conforme designado.
• Submeter e acompanhar os pedidos de manutenção ou instalação de rotina.
• Assistir Recursos Humanos com eventos de funcionários, reuniões, treinamento, celebrações e atividades de reconhecimento.
• Preparar materiais, comunicações, folhas de entrada e outros itens para atividades dos funcionários.
• Apoiar novas atividades de boas-vindas e reconhecimento de marco dos funcionários.
• Ajudar a manter um ambiente profissional e acolhedor para funcionários e visitantes.
• Ajudar com tarefas locais e outras tarefas administrativas, conforme necessário.
• Siga as políticas, procedimentos e requisitos de segurança da empresa.
• Acompanhar e manter material de escritório e apresentar pedidos de reposição quando necessário.
Requisitos
O que você deve ter
Habilidades, qualificações e requisitos
• Diploma do ensino médio ou equivalente exigido; grau associado preferido.
• 2 + anos de experiência em uma função administrativa, clerical, recepcionista, recepção, ou serviço ao cliente.
• A experiência num armazém, fabrico, distribuição ou ambiente semelhante é uma vantagem.
• Forte serviço ao cliente e habilidades interpessoais.
• Habilidades profissionais e eficazes de comunicação verbal e escrita.
• proficiência básica a intermediária com o Microsoft Office, incluindo Word e Excel.
• Fortes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.
• Capacidade de gerenciar múltiplas prioridades em um ambiente acelerado.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e saber quando aumentar um problema.
• Capacidade de manter a confidencialidade e exercer bom juízo.
• Capacidade de permanecer calmo e profissional ao lidar com situações difíceis.
• Inglês Bilíngue/Espanhol preferido.
• Deve poder trabalhar no local cinco dias por semana, de segunda a sexta-feira.
O que você pode esperar
Condições de trabalho
• O trabalho é realizado em um ambiente de escritório com níveis de ruído baixos a moderados.
• Levantamento ocasional de até 20 libras.
• Posição requer uso regular e contínuo do computador.
• A posição requer sentar-se e ficar de pé regularmente.
• A posição requer interação regular com os membros da equipe através dos seguintes métodos: pessoal, telefone, Zoom, Slack ou e-mail.
• Pode exigir exposição ocasional ao armazém, conforme necessário.
• Este é um papel no local; assim, o candidato ideal deve estar no escritório cinco dias por semana (segunda a sexta-feira) com a opção de trabalhar horas adicionais durante o pico (novembro – dezembro)
Benefícios
O intervalo de compensação para esta posição é de $24 - $26 por hora.
PlanetArt oferece um pacote abrangente de benefícios, incluindo:
• Seguro de Saúde, Dental e Visão
• Seguro de vida
• 401 (k) com correspondência
• Seguro de animais de estimação
• Benefícios da Saúde Mental
• Programa de tempo livre abrangente, incluindo férias, dias de doença, feriados pagos e feriados flutuantes
• Descontos de produtos dos empregados
Ver o texto original em inglês
Company and Vision
PlanetArt’s vision is to be the leading seller of personalized and make-on-demand products worldwide. We provide consumers with unmatched tools and content and an unparalleled end-to-end customer experience that result in high-quality, meaningful finished products and memorable celebrations of live events.
The company’s brands include the popular FreePrints and FreePrints Photobooks apps and the industry leading SimplytoImpress card and stationery site, as well as Personal Creations, CafePress and ISeeMe! Visit [link no portal] to learn more about our brands.
We have more than 500 team members across multiple offices, primarily in Calabasas CA, San Diego CA, Woodridge IL, Minneapolis, MN and Pleasanton, CA. We also have team members in two company-owned offices in China, as well as in Europe.
Job Overview
PlanetArt is seeking a reliable, professional, and service-oriented Office Administrator to support our Woodridge facility. This position serves as the first point of contact for employees, visitors, candidates, vendors, and guests entering the facility.
This is a hands-on role in a warehouse and office environment. The Office Administrator will interact regularly with warehouse and office employees, particularly as employees arrive for work each morning. This person will answer routine questions, provide direction and assistance, and escalate employee, facility, safety, or other concerns when appropriate.
The Office Administrator will also provide general administrative support and assist Human Resources with employee communications, events, recognition activities, and other facility-related needs.
This is an on-site, Monday through Friday position.
What You’ll Do
Key Responsibilities
• Greet and assist employees, visitors, candidates, vendors, and guests in a professional and courteous manner.
• Serve as a front-line resource for employees, particularly warehouse employees arriving at the facility each morning.
• Answer incoming phone calls and emails and direct questions to the appropriate person or department.
• Respond to routine facility and administrative questions and appropriately escalate issues when necessary.
• Perform general clerical and administrative duties, including data entry, filing, scanning, copying, and document preparation.
• Maintain accurate information in company systems, spreadsheets, and databases.
• Manage incoming and outgoing mail, packages, and deliveries, including coordinating pickups.
• Perform daily opening and closing duties for the office as assigned.
• Submit and follow up on routine facility or maintenance requests.
• Assist Human Resources with employee events, meetings, training, celebrations, and recognition activities.
• Prepare materials, communications, sign-in sheets, and other items for employee activities.
• Support new-hire welcome activities and employee milestone recognition.
• Help maintain a professional and welcoming environment for employees and visitors.
• Assist with local errands and other administrative tasks as needed.
• Follow company policies, procedures, and safety requirements.
• Track and maintain office supplies and submit requests for replenishments when necessary.
Requirements
What You Should Have
Skills, Qualifications, and Requirements
• High school diploma or equivalent required; associate degree preferred.
• 2+ years of experience in an administrative, clerical, receptionist, front desk, or customer service role preferred.
• Experience in a warehouse, manufacturing, distribution, or similar environment is a plus.
• Strong customer service and interpersonal skills.
• Professional and effective verbal and written communication skills.
• Basic to intermediate proficiency with Microsoft Office, including Word and Excel.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Ability to work independently and know when to escalate an issue.
• Ability to maintain confidentiality and exercise good judgment.
• Ability to remain calm and professional when handling difficult situations.
• Bilingual English/Spanish preferred.
• Must be able to work on-site five days per week, Monday through Friday.
What You Can Expect
Working Conditions
• Work is performed in an office environment with low to moderate noise levels.
• Occasional lifting of up to 20 pounds.
• Position requires regular, continuous use of computer.
• Position requires regular sitting and standing.
• Position requires regular interaction with team members through the following methods: in-person, phone, Zoom, Slack, or email.
• May require occasional exposure to the warehouse as needed.
• This is an onsite role; thus the ideal candidate is expected to be in the office five days per week (Monday through Friday) with the option of working additional hours during Peak (November – December)
Benefits
The compensation range for this position is $24 - $26 per hour.
PlanetArt offers a comprehensive benefits package, including:
• Health, Dental, and Vision Insurance
• Life Insurance
• 401(k) with matching
• Pet Insurance
• Mental Health Benefits
• Comprehensive Time Off Program, including Vacation, Sick Days, Paid Holidays, and Floating Holidays
• Employee Product Discounts
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.