H-1BGreen card em andamento para este cargo
REG. 4688507
Coordenador de Operações Administrativas
Great Plains Women's Health Center, P.C.
- Local: Little Rock, AR
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 22/07/2026
Coordenador de operações administrativas em Little Rock, AR; empresa com 1 LCA aprovado nos últimos 12 meses.
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Os funcionários atuais do University of Arkansas System, incluindo estudantes funcionários e assistentes de pós-graduação, precisam fazer login no Workday via MyApps.Microsoft.com e, em seguida, acessar Find Jobs na barra de pesquisa do Workday para visualizar e se candidatar a vagas abertas. Os estudantes do University of Arkansas System também visualizarão as vagas abertas e se candidatarão dentro do Workday pesquisando por “Find Jobs for Students”.
Todas as ofertas de emprego serão encerradas às 12:01 a.m. CT na Data de Encerramento especificada (se designada).
Se você fechar o navegador ou sair da sua candidatura antes de enviar, o processo de candidatura será salvo como um rascunho. Você poderá acessar e concluir a candidatura através de “My Draft Applications” localizado na sua página Candidate Home.
Data de Encerramento:
Tipo de Posição:
Staff (Não Classificado)
Posição de Workstudy:
Não
Tipo de Emprego:
Regular
Turno de Trabalho:
Patrocínio Disponível:
Não
Nome da Instituição:
University of Arkansas at Little Rock A University of Arkansas at Little Rock é uma universidade de pesquisa metropolitana que oferece uma educação acessível e de qualidade por meio de aprendizado flexível e oportunidades de estágio inigualáveis. Na UA Little Rock, preparamos nossos mais de 8.900 estudantes para serem inovadores e líderes responsáveis em suas áreas. Comprometida com sua missão de universidade de pesquisa metropolitana, a UA Little Rock é uma força motriz na próspera comunidade cultural de Little Rock e um componente importante do perfil crescente da cidade e do estado como líder regional em pesquisa, transferência de tecnologia, desenvolvimento econômico e criação de empregos.
Abaixo, você encontrará os detalhes da posição, incluindo qualquer documentação suplementar e perguntas que você deve revisar antes de se candidatar à vaga. Para se candidatar à posição, clique no link/botão Apply.
Se você tem uma deficiência e precisa de assistência com o processo de contratação, entre em contato com o Departamento de Recursos Humanos em [telefone no portal] .
Para assistência geral com a candidatura ou se você tiver dúvidas sobre uma oferta de emprego, entre em contato com o Departamento de Recursos Humanos em [telefone no portal] .
Departamento:
Student Affairs
Site do Departamento:
Resumo das Atribuições do Cargo:
O Coordenador de Operações Administrativas da Divisão de Student Affairs é uma posição de suporte administrativo que serve como um ponto de contato inicial para visitantes do Gabinete do Vice-Chanceler para Student Affairs. Esta posição fornecerá suporte administrativo, suporte fiscal e suporte de comunicação. Esta posição requer trabalho presencial no local durante o horário comercial da universidade (segunda a sexta-feira, das 8:00 às 17:00). Esta posição é regida por leis estaduais e federais e pela política da agência/instituição.
Qualificações:
Educação e/ou Experiência Exigidas
• O equivalente à educação formal de um diploma de associado (associate degree), mais dois (2) anos de experiência em administração de programas ou área relacionada.
Outras formações e/ou experiências relacionadas ao trabalho podem substituir a totalidade ou parte desses requisitos básicos.
Educação e/ou Experiência Preferenciais
• Bacharelado;
• Experiência de trabalho com uma população diversificada;
• Experiência anterior de trabalho com estudantes universitários;
• Forte compreensão de navegação em políticas e procedimentos, compras, fornecedores e outras tarefas financeiras.
Deveres e Responsabilidades do Cargo
Recepção e Suporte Administrativo (40%)
• Gerenciar as operações da recepção para o Gabinete do Vice-Chanceler para Student Affairs, garantindo um serviço profissional e responsivo;
• Atuar como o principal ponto de contato para estudantes, corpo docente, funcionários, pais/responsáveis e visitantes;
• Atender telefones, encaminhar chamadas e responder a consultas gerais;
• Agendar reuniões e auxiliar na coordenação de calendário para a liderança do escritório;
• Coordenar a logística de reuniões, reservas de salas e preparação de materiais de reunião;
• Preparar e formatar correspondências de rotina, relatórios e materiais de reunião;
• Manter sistemas de arquivamento organizados (papel e eletrônico)
Operações e Coordenação de Escritório (35%)
• Coordenar as operações diárias do escritório, incluindo solicitações de manutenção, aquisição de suprimentos e controle de estoque;
• Auxiliar na organização e manutenção de sistemas de escritório, registros e recursos compartilhados;
• Coordenar e manter sistemas de escritório, registros, recursos compartilhados e procedimentos operacionais para apoiar operações de escritório eficientes;
• Apoiar a coordenação do fluxo de trabalho e garantir a conclusão oportuna das tarefas administrativas;
• Manter listas de contatos internos e informações de recursos para apoiar as operações do escritório:
• Atuar como um ponto de contato inicial para consultas e preocupações dos estudantes e ajudar a conectar os estudantes aos recursos e serviços universitários apropriados;
• Fornecer informações gerais e orientação sobre serviços, políticas e procedimentos universitários;
• Relatar as preocupações dos estudantes ao Gerente Executivo de Student Affairs para garantir a
• Informar o Gerente Executivo de Student Affairs sobre preocupações de rotina e questões complexas ou sensíveis que exijam escalonamento.
Suporte Fiscal e Administrativo (10%)
• Auxiliar nos processos de compra, incluindo requisições e pedidos de suprimentos;
• Apoiar autorizações de viagem e documentação de reembolso;
• Manter o controle básico de despesas e auxiliar na resolução de questões administrativas ou financeiras de rotina;
• Fornecer suporte administrativo para processos de relatórios financeiros conforme necessário.
Suporte ao Programa e à Equipe (10%)
• Auxiliar na coordenação de horários e tarefas para estudantes trabalhadores;
• Apoiar processos de integração e coordenação de treinamento básico para estudantes funcionários;
• Auxiliar no planejamento e logística de reuniões, eventos e atividades divisionais;
• Fornecer suporte geral para iniciativas de engajamento de funcionários e atividades de escritório.
• Auxiliar conforme necessário com comunicações em nível de divisão;
• Coordenar o desenvolvimento de um boletim informativo regular de Student Affairs;
• Preparar rascunhos, cartas, memorandos, relatórios, etc., para cópia final.
Projetos Especiais e Deveres Adicionais (5%)
• Auxiliar em projetos especiais e iniciativas divisionais conforme designado;
• Executar outras tarefas conforme designado.
Conhecimentos, Habilidades e Aptidões
• Conhecimento dos sistemas Banner e Workday;
• Conhecimento de políticas, procedimentos e operações de orçamento e finanças da universidade;
• Conhecimento de regras, regulamentos e procedimentos estaduais, federais e universitários;
• Capacidade de trabalhar em um ambiente diversificado e dinâmico;
• Capacidade de trabalhar de forma colaborativa e independente com objetivos comuns como parte de uma equipe;
• Capacidade de fazer julgamentos sólidos e ajudar na resolução de preocupações dos estudantes;
• Comunicação interpessoal eficaz, habilidades de escrita e organização;
• Civilidade em todas as interações de natureza pública ou confidencial;
• Demonstrar contatos de acompanhamento e consultas de maneira oportuna;
• Capacidade de coordenar as atividades de programas acadêmicos e/ou sociais do campus;
• Capacidade de avaliar informações coletadas e formular recomendações;
• Capacidade de compilar informações em formato de relatório.
Informações Adicionais:
Informações Salariais:
$30,733
Documentos Exigidos para Candidatura:
Carta de Apresentação/Carta de Candidatura, Lista de três Referências Profissionais (nome, e-mail, cargo), Currículo
Documentos Opcionais:
Instruções Especiais para Candidatos:
Informações de Contato para Recrutamento:
Shannon Maxwell
Gerente Executivo da Divisão de Student Affairs
[telefone no portal]
[contato no portal]
Todos os materiais de candidatura devem ser enviados para o Site de Carreiras do University of Arkansas System [link no portal]
Por favor, não envie para o contato de recrutamento listado.
Requisitos de Triagem Pré-Emprego:
Verificação de Antecedentes Criminais, Verificação de Crédito Financeiro, Registro de Ofensores Sexuais
A University of Arkansas at Little Rock está comprometida em fornecer uma comunidade universitária segura. Realizamos verificações de antecedentes para candidatos considerados para emprego. As verificações de antecedentes incluem uma verificação de antecedentes criminais e uma verificação de registro de ofensores sexuais. Para certas posições, pode haver também uma verificação de antecedentes financeiros (crédito), uma verificação do Registro de Veículos Motorizados (MVR) e/ou triagem de drogas. As verificações exigidas são identificadas na listagem da posição. Uma condenação criminal ou prisão pendente de julgamento ou histórico financeiro adverso por si só não desqualificará um candidato na ausência de uma relação com os requisitos da posição. As informações de verificação de antecedentes serão usadas de maneira confidencial e não discriminatória, consistente com a lei estadual e federal.
A University of Arkansas é uma instituição de igualdade de oportunidades. A Universidade não discrimina em seus programas ou atividades educacionais (incluindo admissão e emprego) com base em qualquer categoria ou status protegido por lei, incluindo idade, raça, cor, origem nacional, deficiência, religião, status de veterano protegido, serviço militar, informações genéticas, sexo, preferência sexual ou gravidez. Perguntas ou preocupações sobre a aplicação do Título IX, que proíbe a discriminação com base no sexo, podem ser enviadas ao Coordenador do Título IX da Universidade e ao Escritório de Direitos Civis do Departamento de Educação dos EUA.
As pessoas devem ter prova de autoridade legal para trabalhar nos Estados Unidos no primeiro dia de emprego.
Todas as informações de candidatura estão sujeitas à divulgação pública sob a Lei de Liberdade de Informação do Arkansas.
Atividade Física Constante:
Audição, Movimento Repetitivo, Sentar, Falar
Atividade Física Frequente:
Puxar, Empurrar, Alcançar, Movimento Repetitivo, Sentar, Ficar de pé, Falar, Caminhar
Atividade Física Ocasional:
Equilibrar, Curvar-se
Elegível a Benefícios:
Sim
Ver o texto original em inglês
Current University of Arkansas System employees, including student employees and graduate assistants, need to log in to Workday via MyApps.Microsoft.com , then access Find Jobs from the Workday search bar to view and apply for open positions. Students at University of Arkansas System will also view open positions and apply within Workday by searching for “Find Jobs for Students”.
All Job Postings will close at 12:01 a.m. CT on the specified Closing Date (if designated).
If you close the browser or exit your application prior to submitting, the application process will be saved as a draft. You will be able to access and complete the application through “My Draft Applications” located on your Candidate Home page.
Closing Date:
Type of Position:
Staff (Non-Classified)
Workstudy Position:
No
Job Type:
Regular
Work Shift:
Sponsorship Available:
No
Institution Name:
University of Arkansas at Little Rock The University of Arkansas at Little Rock is a metropolitan research university that provides an accessible, quality education through flexible learning and unparalleled internship opportunities. At UA Little Rock, we prepare our more than 8,900 students to be innovators and responsible leaders in their fields. Committed to its metropolitan research university mission, UA Little Rock is a driving force in Little Rock's thriving cultural community and a major component of the city and state's growing profile as a regional leader in research, technology transfer, economic development, and job creation.
Below you will find the details for the position including any supplementary documentation and questions you should review before applying for the opening. To apply for the position, please click the Apply link/button.
If you have a disability and need assistance with the hiring process please contact Human Resources at [telefone no portal] .
For general application assistance or if you have questions about a job posting, please contact Human Resources at [telefone no portal] .
Department:
Student Affairs
Department's Website:
Summary of Job Duties:
The Division of Student Affairs Administrative Operations Coordinator is an administrative support position that serves as an initial point of contact for visitors to the Office of the Vice Chancellor for Student Affairs. This position will provide administrative support, fiscal Support, and communication support. This position requires in-person, on-site work during university business hours (Monday–Friday, 8:00 a.m.–5:00 p.m.). This position is governed by state and federal laws, and agency/institution policy.
Qualifications:
Required Education and/or Experience
• The formal education equivalent of an associate degree, plus two (2) years of experience in program administration or related area.
Other job-related education and/or experience may be substituted for all or part of these basic requirements.
Preferred Education and/or Experience
• Bachelor’s degree;
• Experience working with a diverse population;
• Previous experience working with college students;
• Strong understanding of navigating policies and procedures, procurement, vendors, and other financial tasks.
Job Duties and Responsibilities
Front Desk & Administrative Support (40%)
• Manage front desk operations for the Office of the Vice Chancellor for Student Affairs, ensuring professional and responsive service;
• Serve as the primary point of contact for students, faculty, staff, parents/guardians, and visitors;
• Answer phones, route calls, and respond to general inquiries;
• Schedule meetings and assist with calendar coordination for office leadership;
• Coordinate meeting logistics, room reservations, and preparation of meeting materials;
• Prepare and format routine correspondence, reports, and meeting materials;
• Maintain organized filing systems (paper and electronic)
Office Operations & Coordination (35%)
• Coordinate daily office operations, including maintenance requests, supply procurement, and inventory tracking;
• Assist with organizing and maintaining office systems, records, and shared resources;
• Coordinate and maintain office systems, records, shared resources, and operational procedures to support efficient office operations;
• Support workflow coordination and ensure timely completion of administrative tasks;
• Maintain internal contact lists and resource information to support office operations:
• Serve as an initial point of contact for student inquiries and concerns and assist with connecting students to appropriate university resources and services;
• Provide general information and guidance on university services, policies, and procedures;
• Report student concerns to the Executive Manager for Student Affairs to ensure the
• Inform the Executive Manager for Student Affairs of routine concerns and of complex or sensitive issues that require escalation.
Fiscal & Administrative Support (10%)
• Assist with purchasing processes, including requisitions and ordering supplies;
• Support travel authorizations and reimbursement documentation;
• Maintain basic tracking of expenditures and assist with resolving routine administrative or financial issues;
• Provide administrative support for financial reporting processes as needed.
Program & Staff Support (10%)
• Assist with coordinating schedules and tasks for student workers;
• Support onboarding processes and basic training coordination for student employees;
• Assist with planning and logistics for meetings, events, and divisional activities;
• Provide general support for employee engagement initiatives and office activities.
• Assist as needed with division-level communications;
• Coordinate the development of a regular Student Affairs newsletter;
• Prepare drafts, letters, memoranda, reports, etc. for final copy.
Special Projects & Additional Duties ( 5%)
• Assist with special projects and divisional initiatives as assigned;
• Perform other duties as assigned.
Knowledge, Skills, and Abilities
• Knowledge of Banner and Workday systems;
• Knowledge of university budget and finance policies, procedures, and operations;
• Knowledge of state, federal, and university rules, regulations, and procedures;
• Ability to work in a diverse and dynamic environment;
• Ability to work collaboratively and independently with common goals as a part of a team;
• Ability to make sound judgments and assist in resolving student concerns;
• Effective interpersonal communication, writing, and organizational abilities;
• Civility in all interactions of a public or confidential nature;
• Demonstrate follow-up contacts and consultations in a timely manner;
• Ability to coordinate the activities of campus academic and/or social programs;
• Ability to evaluate collected information and formulate recommendations;
• Ability to compile information into report form.
Additional Information:
Salary Information:
$30,733
Required Documents to Apply:
Cover Letter/Letter of Application, List of three Professional References (name, email, business title), Resume
Optional Documents:
Special Instructions to Applicants:
Recruitment Contact Information:
Shannon Maxwell
Executive Manager for the Division of Student Affairs
[telefone no portal]
[contato no portal]
All application materials must be uploaded to the University of Arkansas System Career Site [link no portal]
Please do not send to listed recruitment contact.
Pre-employment Screening Requirements:
Criminal Background Check, Financial Credit Check, Sex Offender Registry
The University of Arkansas at Little Rock is committed to providing a safe campus community. We conduct background checks for applicants being considered for employment. Background checks include a criminal background check and a sex offender registry check. For certain positions, there may also be a financial (credit) background check, a Motor Vehicle Registry ( MVR ) check, and/or drug screening. Required checks are identified in the position listing. A criminal conviction or arrest pending adjudication or adverse financial history information alone shall not disqualify an applicant in the absence of a relationship to the requirements of the position. Background check information will be used in a confidential, non-discriminatory manner consistent with state and federal law.
The University of Arkansas is an equal opportunity institution. The University does not discriminate in its education programs or activities (including in admission and employment) on the basis of any category or status protected by law, including age, race, color, national origin, disability, religion, protected veteran status, military service, genetic information, sex, sexual preference, or pregnancy. Questions or concerns about the application of Title IX, which prohibits discrimination on the basis of sex, may be sent to the University’s Title IX Coordinator and to the U.S. Department of Education Office for Civil Rights.
Persons must have proof of legal authority to work in the United States on the first day of employment.
All application information is subject to public disclosure under the Arkansas Freedom of Information Act.
Constant Physical Activity:
Hearing, Repetitive Motion, Sitting, Talking
Frequent Physical Activity:
Pulling, Pushing, Reaching, Repetitive Motion, Sitting, Standing, Talking, Walking
Occasional Physical Activity:
Balancing, Stooping
Benefits Eligible:
Yes
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