EB-3 SkilledEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 4708436
Secretária Administrativa Médica Sênior
UMASS MEMORIAL HEALTHALLIANCE-CLINTON HOSPITAL INC
- Local: Worcester, MA
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: EB-3 Skilled
- Vaga vista pela última vez em 22/07/2026
Secretária administrativa médica em Worcester, MA; empresa com 5 processos PERM aprovados nos últimos 12 meses.
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.
Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Você é um cuidador interno, estudante ou trabalhador temporário/de agência na UMass Memorial Health? CLIQUE AQUI para se candidatar através da sua conta Workday.
Status de Isenção:
Não isento
Faixa Salarial:
$16.60 - $31.37 Observe que a oferta final pode variar dentro desta faixa com base na experiência, habilidades, qualificações e considerações de equidade interna do candidato.
Detalhes do Horário:
Segunda a sexta-feira
Horário Agendado:
8h às 16h30
Turno:
1 - Turno diurno, 10 horas (Estados Unidos da América)
Horas:
40
Centro de Custo:
34000 - 3026 116 Belmont St Internal Med
Esta posição pode ter um bônus de contratação disponível; um membro da Equipe de Recrutamento confirmará a elegibilidade durante o processo de entrevista.
Todos São Cuidadores
Na UMass Memorial Health, todos são cuidadores – independentemente de seu cargo ou responsabilidades. O atendimento excepcional ao paciente, a excelência acadêmica e a pesquisa de ponta fazem da UMass Memorial o principal sistema de saúde do Centro de Massachusetts, e um lugar onde podemos ajudá-lo a construir a carreira que você merece. Somos mais de 20.000 funcionários, trabalhando juntos como um único sistema de saúde em uma busca incansável pela cura de nossos pacientes, comunidade e uns dos outros. E todos, à sua maneira única, desempenham um papel importante, todos os dias.
O Secretário, Medical Admin Sr fornece suporte administrativo e de escritório avançado a médicos, profissionais de prática avançada e equipe clínica. Além de realizar todo o escopo das responsabilidades de Secretário, Medical Admin, esta posição pode coordenar operações de escritório e atividades da equipe, treinar e orientar pessoal administrativo, gerenciar agendamentos complexos e suporte a programas, e atua como o principal elo para funções clínicas, acadêmicas e administrativas. O Secretário, Medical Admin Sr garante os mais altos padrões de profissionalismo, confidencialidade e atendimento ao cliente enquanto apoia a eficiência operacional do consultório médico.
II. Responsabilidades Principais
1. Agendamento, Registro e Coordenação de Pacientes
• Agenda e coordena consultas, procedimentos e exames diagnósticos de pacientes internados e ambulatoriais, colaborando com pacientes, cuidadores e serviços auxiliares para garantir precisão e pontualidade.
• Registra pacientes, verifica a cobertura e elegibilidade do seguro e garante os encaminhamentos ou autorizações necessários.
• Auxilia na admissão de novos pacientes, incluindo a coleta de informações demográficas e de seguro.
• Identifica necessidades urgentes de atendimento ao paciente e encaminha aos provedores ou equipe clínica conforme apropriado.
2. Comunicação e Atendimento ao Cliente
• Atende e filtra chamadas telefônicas, responde a consultas de rotina e encaminha mensagens aos cuidadores apropriados.
• Recebe visitantes e pacientes, determina suas necessidades, fornece informações sobre procedimentos e políticas e garante uma experiência profissional e cortês.
• Atua como elo entre pacientes, famílias e cuidadores para promover uma comunicação oportuna e eficaz.
• Acompanha pacientes até as salas de exame e acompanha exames conforme necessário.
3. Documentação, Transcrição e Correspondência
• Transcreve relatórios médicos a partir de ditado e produz correspondências, relatórios, memorandos e outros documentos.
• Revisa e edita materiais quanto à gramática, ortografia, formato e estilo.
• Redige ou prepara cartas e formulários padrão para revisão.
• Prepara, atualiza e mantém prontuários de pacientes, registros e outras documentações de acordo com os padrões da organização e regulamentos da HIPAA.
4. Apoio a Reuniões, Programas e Corpo Docente
• Organiza e coordena reuniões internas e externas; prepara e distribui pautas; registra e distribui atas.
• Faz arranjos de viagem para conferências, reuniões e outros eventos.
• Pode coordenar programas de residência, fellowship, clerkship ou outros programas educacionais, incluindo horários, requisitos e documentação relacionada, conforme designado.
5. Faturamento e Processamento Financeiro
• Coleta copagamentos de pacientes, processa pagamentos e mantém registros para depósitos diários.
• Realiza a entrada de cobranças no local para envio ao faturamento.
III. Qualificações da Posição
Licença/Certificação/Educação:
Requerido:
1. Diploma de Ensino Médio ou equivalente.
Preferencial:
1. Conclusão de um programa de secretariado médico, assistente médico ou treinamento vocacional relacionado.
Experiência/Habilidades:
Requerido:
1. 2 anos de experiência em consultório médico ou ambiente de saúde.
2. Proficiência no Microsoft Office Suite e sistemas de prontuário eletrônico (EHR).
3. Fortes habilidades organizacionais, de comunicação e de atendimento ao cliente.
4. Capacidade de manter a confidencialidade das informações do paciente e da organização.
5. Capacidade demonstrada de gerenciar múltiplas prioridades em um ambiente de ritmo acelerado.
Preferencial:
1. Experiência anterior fornecendo suporte administrativo em um consultório médico acadêmico.
2. Familiaridade com terminologia médica, processos de autorização de seguro e fluxos de trabalho clínicos.
A menos que a certificação, licenciamento ou registro seja exigido, uma combinação equivalente de educação e experiência que forneça proficiência nas áreas de responsabilidade listadas nesta descrição pode ser substituída pelos requisitos acima.
IV. Demandas Físicas e Condições Ambientais
O trabalho é considerado sedentário. A posição requer trabalho em ambiente interno em um escritório normal.
Responsabilidades Principais
1. Agendamento, Registro e Coordenação de Pacientes
• Agenda e coordena consultas, procedimentos e exames diagnósticos de pacientes internados e ambulatoriais, colaborando com pacientes, cuidadores e serviços auxiliares para garantir precisão e pontualidade.
• Registra pacientes, verifica a cobertura e elegibilidade do seguro e garante os encaminhamentos ou autorizações necessários.
• Auxilia na admissão de novos pacientes, incluindo a coleta de informações demográficas e de seguro.
• Identifica necessidades urgentes de atendimento ao paciente e encaminha aos provedores ou equipe clínica conforme apropriado.
2. Comunicação e Atendimento ao Cliente
• Atende e filtra chamadas telefônicas, responde a consultas de rotina e encaminha mensagens aos cuidadores apropriados.
• Recebe visitantes e pacientes, determina suas necessidades, fornece informações sobre procedimentos e políticas e garante uma experiência profissional e cortês.
• Atua como elo entre pacientes, famílias e cuidadores para promover uma comunicação oportuna e eficaz.
• Acompanha pacientes até as salas de exame e acompanha exames conforme necessário.
3. Documentação, Transcrição e Correspondência
• Transcreve relatórios médicos a partir de ditado e produz correspondências, relatórios, memorandos e outros documentos.
• Revisa e edita materiais quanto à gramática, ortografia, formato e estilo.
• Redige ou prepara cartas e formulários padrão para revisão.
• Prepara, atualiza e mantém prontuários de pacientes, registros e outras documentações de acordo com os padrões da organização e regulamentos da HIPAA.
4. Faturamento e Processamento Financeiro
• Coleta copagamentos de pacientes, processa pagamentos e mantém registros para depósitos diários.
• Realiza a entrada de cobranças no local para envio ao faturamento.
5. Operações de Escritório e Administrativas
• Prepara e processa papelada administrativa de rotina, como requisições de despesas e compras, e folhas de ponto, garantindo o envio pontual.
• Mantém arquivos e registros confidenciais para fins médicos e administrativos; coordena a recuperação de registros conforme necessário.
• Monitora o inventário de suprimentos de escritório e garante a manutenção básica dos equipamentos de escritório.
III. Qualificações da Posição
Licença/Certificação/Educação:
Requerido:
1. Diploma de Ensino Médio ou equivalente.
Preferencial:
1. Conclusão de um programa de secretariado médico, assistente médico ou treinamento vocacional relacionado.
Experiência/Habilidades:
Requerido:
1. Proficiência no Microsoft Office Suite.
2. Fortes habilidades organizacionais, de comunicação e de atendimento ao cliente.
3. Capacidade de manter a confidencialidade das informações do paciente e da organização.
4. Capacidade demonstrada de gerenciar múltiplas prioridades em um ambiente de ritmo acelerado.
Preferencial:
1. 1 ano de experiência em consultório médico ou ambiente de saúde.
2. Proficiência em sistemas de prontuário eletrônico (EHR).
3. Familiaridade com terminologia médica, processos de autorização de seguro e fluxos de trabalho clínicos.
A menos que a certificação, licenciamento ou registro seja exigido, uma combinação equivalente de educação e experiência que forneça proficiência nas áreas de responsabilidade listadas nesta descrição pode ser substituída pelos requisitos acima.
IV. Demandas Físicas e Condições Ambientais
O trabalho é considerado sedentário. A posição requer trabalho em ambiente interno em um escritório normal.
Todos os candidatos qualificados receberão consideração para emprego sem distinção de raça, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade de gênero, origem nacional, deficiência ou status de veterano protegido.
Estamos nos esforçando para tornar o respeito parte de tudo o que fazemos na UMass Memorial Health – para nossos pacientes, nossa comunidade e uns aos outros. Nossos seis Padrões de Respeito são: Reconhecer, Ouvir, Comunicar, Ser Responsivo, Ser um Jogador de Equipe e Ser Gentil. Se você compartilha esses Padrões de Respeito, esperamos que você se junte à nossa equipe e nos ajude a tornar o respeito nosso padrão para todos, todos os dias.
Como um empregador de igualdade de oportunidades e ação afirmativa, a UMass Memorial Health reconhece o poder de uma comunidade diversificada e incentiva candidaturas de indivíduos com experiências, perspectivas e origens variadas. Todos os candidatos qualificados receberão consideração para emprego sem distinção de raça, cor, religião, gênero, orientação sexual, origem nacional, idade, deficiência, identidade e expressão de gênero, status de veterano protegido ou outro status protegido por lei.
Se você não conseguir enviar uma candidatura devido a tecnologia assistiva incompatível ou deficiência, entre em contato conosco em [contato no portal] Faremos todos os esforços para responder à sua solicitação de assistência por deficiência o mais rápido possível.
Ver o texto original em inglês
Are you an internal caregiver, student, or contingent worker/agency worker at UMass Memorial Health? CLICK HERE to apply through your Workday account.
Exemption Status:
Non-Exempt
Hiring Range:
$16.60 - $31.37 Please note that the final offer may vary within this range based on a candidate’s experience, skills, qualifications, and internal equity considerations .
Schedule Details:
Monday through Friday
Scheduled Hours:
8am-430pm
Shift:
1 - Day Shift, 10 Hours (United States of America)
Hours:
40
Cost Center:
34000 - 3026 116 Belmont St Internal Med
This position may have a signing bonus available a member of the Recruitment Team will confirm eligibility during the interview process.
Everyone Is a Caregiver
At UMass Memorial Health, everyone is a caregiver – regardless of their title or responsibilities. Exceptional patient care, academic excellence and leading-edge research make UMass Memorial the premier health system of Central Massachusetts, and a place where we can help you build the career you deserve. We are more than 20,000 employees, working together as one health system in a relentless pursuit of healing for our patients, community and each other. And everyone, in their own unique way, plays an important part, every day.
The Secretary, Medical Admin Sr provides advanced administrative and clerical support to physicians, advanced practice providers, and clinical staff. In addition to performing the full scope of Secretary, Medical Admin responsibilities, this position may coordinate office operations and staff activities, train and mentor administrative personnel, manage complex scheduling and program support, and serves as the primary liaison for clinical, academic, and administrative functions. The Secretary, Medical Admin Sr ensures the highest standards of professionalism, confidentiality, and customer service while supporting the operational efficiency of the medical office.
II. Major Responsibilities
1. Patient Scheduling, Registration, and Coordination
• Schedules and coordinates inpatient and outpatient visits, procedures, and diagnostic testing, collaborating with patients, caregivers, and ancillary services to ensure accuracy and timeliness.
• Registers patients, verifies insurance coverage and eligibility, and secures required referrals or authorizations.
• Assists with new patient intake, including collecting demographic and insurance information.
• Identifies urgent patient-care needs and escalates to providers or clinical staff as appropriate.
2. Communication and Customer Service
• Answers and screens phone calls, responds to routine inquiries, and routes messages to appropriate caregivers.
• Greets visitors and patients, determines their needs, provides information on procedures and policies, and ensures a professional, courteous experience.
• Serves as liaison between patients, families, and caregivers to promote timely and effective communication.
• Escorts patients to examination rooms and chaperones examinations as required.
3. Documentation, Transcription, and Correspondence
• Transcribes medical reports from dictation and produces correspondence, reports, memos, and other documents.
• Proofreads and edits materials for grammar, spelling, format, and style.
• Composes or prepares standard letters and forms for review.
• Prepares, updates, and maintains patient charts, records, and other documentation in accordance with organization standards and HIPAA regulations.
4. Meeting, Program, and Faculty Support
• Arranges and coordinates internal and external meetings; prepares and distributes agendas; records and distributes minutes.
• Makes travel arrangements for conferences, meetings, and other events.
• May coordinate residency, fellowship, clerkship, or other educational programs, including schedules, requirements, and related documentation, as assigned.
5. Billing and Financial Processing
• Collects patient copayments, processes payments, and maintains records for daily deposits.
• Performs on-site charge entry for submission to billing.
III. Position Qualifications
License/Certification/Education:
Required:
1. High School diploma or equivalent.
Preferred:
1. Completion of a medical secretary, medical assistant, or related vocational training program.
Experience/Skills:
Required:
1. 2 years of experience in a medical office or healthcare setting.
2. Proficiency in Microsoft Office Suite and electronic health record (EHR) systems.
3. Strong organizational, communication, and customer service skills.
4. Ability to maintain confidentiality of patient and organizational information.
5. Demonstrated ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Preferred:
1. Previous experience providing administrative support in an academic medical office.
2. Familiarity with medical terminology, insurance authorization processes, and clinical workflows.
Unless certification, licensure or registration is required, an equivalent combination of education and experience which provides proficiency in the areas of responsibility listed in this description may be substituted for the above requirements.
IV. Physical Demands and Environmental Conditions
Work is considered sedentary. Position requires work indoors in a normal office environment.
Major Responsibilities
1. Patient Scheduling, Registration, and Coordination
• Schedules and coordinates inpatient and outpatient visits, procedures, and diagnostic testing, collaborating with patients, caregivers, and ancillary services to ensure accuracy and timeliness.
• Registers patients, verifies insurance coverage and eligibility, and secures required referrals or authorizations.
• Assists with new patient intake, including collecting demographic and insurance information.
• Identifies urgent patient-care needs and escalates to providers or clinical staff as appropriate.
2. Communication and Customer Service
• Answers and screens phone calls, responds to routine inquiries, and routes messages to appropriate caregivers.
• Greets visitors and patients, determines their needs, provides information on procedures and policies, and ensures a professional, courteous experience.
• Serves as liaison between patients, families, and caregivers to promote timely and effective communication.
• Escorts patients to examination rooms and chaperones examinations as required.
3. Documentation, Transcription, and Correspondence
• Transcribes medical reports from dictation and produces correspondence, reports, memos, and other documents.
• Proofreads and edits materials for grammar, spelling, format, and style.
• Composes or prepares standard letters and forms for review.
• Prepares, updates, and maintains patient charts, records, and other documentation in accordance with organization standards and HIPAA regulations.
4. Billing and Financial Processing
• Collects patient copayments, processes payments, and maintains records for daily deposits.
• Performs on-site charge entry for submission to billing.
5. Office and Administrative Operations
• Prepares and processes routine administrative paperwork, such as expense and purchase requisitions, and time sheets, ensuring timely submission.
• Maintains confidential files and records for medical and administrative purposes; coordinates retrieval of records as needed.
• Monitors office supply inventory and ensures basic maintenance of office equipment.
III. Position Qualifications
License/Certification/Education:
Required:
1. High School diploma or equivalent.
Preferred:
1. Completion of a medical secretary, medical assistant, or related vocational training program.
Experience/Skills:
Required:
1. Proficiency in Microsoft Office Suite.
2. Strong organizational, communication, and customer service skills.
3. Ability to maintain confidentiality of patient and organizational information.
4. Demonstrated ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Preferred:
1. 1 year of experience in a medical office or healthcare setting.
2. Proficiency in electronic health record (EHR) systems.
3. Familiarity with medical terminology, insurance authorization processes, and clinical workflows.
Unless certification, licensure or registration is required, an equivalent combination of education and experience which provides proficiency in the areas of responsibility listed in this description may be substituted for the above requirements.
IV. Physical Demands and Environmental Conditions
Work is considered sedentary. Position requires work indoors in a normal office environment.
All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or protected veteran status.
We’re striving to make respect a part of everything we do at UMass Memorial Health – for our patients, our community and each other. Our six Standards of Respect are: Acknowledge, Listen, Communicate, Be Responsive, Be a Team Player and Be Kind. If you share these Standards of Respect, we hope you will join our team and help us make respect our standard for everyone, every day.
As an equal opportunity and affirmative action employer, UMass Memorial Health recognizes the power of a diverse community and encourages applications from individuals with varied experiences, perspectives and backgrounds. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, national origin, age, disability, gender identity and expression, protected veteran status or other status protected by law.
If you are unable to submit an application because of incompatible assistive technology or a disability, please contact us at [contato no portal] We will make every effort to respond to your request for disability assistance as soon as possible.
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.