H-1BEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 5658991
Assistente Executivo
Scale AI, Inc.
- Local: Washington, DC
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 24/07/2026
Assistente executivo na Scale AI, Inc. em Washington, DC. Empresa com histórico de patrocínio de vistos.
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
<p style="linha-altura: 1.2;"> A Escala IA está buscando um assistente executivo altamente qualificado com sede em Washington, DC para apoiar o Gerente Geral e Vice-Presidente de Engenharia do Setor Público em seu papel diário, além de apoio ad-hoc para a equipe do Setor Público LT. Este papel é crucial para garantir operações suaves e uma comunicação eficaz, tanto interna como externamente. Essa pessoa aprenderá rapidamente o estilo e preferências de trabalho de cada executivo, agirá de forma autônoma ou com pouca direção, e responderá rapidamente quando as prioridades mudarem.</p>
<p estilo="linha-altura: 1,2;"><forte>O que você vai fazer</forte></p>
<ul>
<li> Gerencie calendários e horários complexos para a equipe, incluindo reuniões de coordenação, acompanhamento de viagens e gerenciamento de solicitações e priorizando compromissos com membros da equipe </li>
<li>Reserve viagens, incluindo voos, alojamento e transporte</li>
<li> Gerencie reservas para refeições de clientes, eventos e pedidos semelhantes</li>
<li> Atue como um ponto de contato primário para stakeholders internos e externos, incluindo clientes, parceiros e ministérios governamentais</li>
<li> Estabelecer relacionamentos fortes com as principais AEs e Chefes de Pessoal de clientes prioritários</li>
<li> Lidar com tarefas administrativas de alto nível, tais como gestão de e-mails, despesas, preparação de documentos e administração de equipe</li>
<li>Coordenar e planejar eventos internos de equipe, reuniões fora do local e iniciativas da empresa</li>
<li> Gerencie reuniões de alta prioridade / VIP, visitas de hóspedes, etc.
<li> Planeje e execute eventos sociais em equipe, mantendo os eventos variados e dentro de orçamentos definidos</li>
Gerencie informações confidenciais com máxima discrição e profissionalismo</li>
</ul>
<p estilo="linha-altura: 1,2;"><forte>Qualificações</forte></p>
<ul>
<li style="linha-altura: 1.2;">5+ anos de experiência como assistente executivo em um ambiente acelerado, de preferência na indústria de tecnologia ou IA</li>
<li style="linha-altura: 1.2;"> Capacidades excepcionais de organização e gestão do tempo</li>
<li style="linha-altura: 1.2;"> Fortes habilidades de comunicação, escritas e faladas</li>
<li style="linha-altura: 1.2;"> Proficiência em ferramentas de produtividade de escritório e capacidade de aprender software novo rapidamente</li>
<li style="linha-altura: 1.2;"> Experiência na construção e gestão de relações com partes interessadas externas de alto nível, incluindo funcionários do governo</li>
<li style="linha-altura: 1.2;"> Capacidade de trabalhar de forma flexível e adaptar-se à mudança de prioridades com várias partes interessadas envolvidas</li>
</ul><div class="content-pay-transparency"><div class="pay-input"><div class="description"><p><em> Pacotes de compensação na Escala para funções elegíveis incluem salário base, equidade e benefícios. O intervalo exibido em cada posto de trabalho reflete a meta mínima e máxima para novos salários de contratação para o cargo e pode ser incluído de vários níveis de carreira na Escala; será determinado durante o processo de entrevista com base no local de trabalho e fatores adicionais, incluindo habilidades relacionadas ao trabalho, experiência, qualificações, desempenho de entrevista e educação ou formação relevante. Os funcionários de escala em funções elegíveis também recebem compensação baseada em capital próprio, sujeito à aprovação do Conselho de Administração. Seu recrutador pode compartilhar mais sobre a faixa de salário específica para sua localização preferida durante o processo de contratação, e confirmar se o papel contratado será elegível para bolsa de capital. Você também receberá benefícios, incluindo, mas não se limitando a: saúde integral, cobertura dentária e visual, benefícios de aposentadoria, um salário de aprendizagem e desenvolvimento, e generoso PTO. Além disso, este papel pode ser elegível para benefícios adicionais, como um subsídio de viagem.</em></p></div><div class="title"> A faixa salarial de base para esta posição a tempo inteiro na localização de Washington DC é:</div><div class="pay-range"><span>$109,700</span><span class="divider">—</span><span><$137.000 USD</span></div></div><div><div class="content-conclusion"><p><<forte><em> NOTA DA PpleASE: </em></forte></em> Nossa política exige um período de espera de 90 dias antes de reconsiderar os candidatos para o mesmo papel. Isso nos permite garantir uma avaliação justa e completa de todos os candidatos.</em></p>
<p><forte>Sobre Nós:</forte></p>
Na Escala, nossa missão é desenvolver sistemas de IA confiáveis para as decisões mais importantes do mundo. Nossos produtos fornecem os dados de alta qualidade e tecnologias completas que alimentam os modelos líderes do mundo e ajudam empresas e governos a construir, implantar e supervisionar aplicações de IA que produzem impacto real. Trabalhamos em estreita colaboração com líderes da indústria como Meta, </em><em>Ernst</em><em> </em><em>&</em><em> Young, Mayo Clinic, Time Inc., o governo do Qatar, e agências governamentais dos EUA, incluindo o Exército e a Força Aérea. Estamos expandindo nossa equipe para acelerar o desenvolvimento de aplicações de IA.</em></p>
<p><em> Entendemos que todos devem ser capazes de trabalhar plenamente, razão pela qual nos orgulhamos de ser um local de trabalho inclusivo e de igualdade de oportunidades. Estamos comprometidos com a igualdade de oportunidades de emprego independentemente da raça, cor, ancestralidade, religião, sexo, origem nacional, orientação sexual, idade, cidadania, estado civil, condição de incapacidade, identidade de gênero ou status veterano.
<p><em> Estamos empenhados em trabalhar com e fornecer acomodações razoáveis para os candidatos com deficiência física e mental. Se precisar de assistência e/ou de uma acomodação razoável no processo de candidatura ou recrutamento devido a uma deficiência, por favor contacte-nos em Consulte o cartaz do Departamento de Trabalho dos Estados Unidos para mais informações.
<p><em>Estamos de acordo com o Departamento de Trabalho dos Estados Unidos </em><em>Pay Transparência provisão</em><em>. </em></p>
Nota: </forte> Coletamos, retemos e usamos dados pessoais para nossos fins profissionais de negócios, incluindo notificá-lo de oportunidades de trabalho que podem ser de interesse e compartilhamento com nossos afiliados. Limitamos os dados pessoais que recolhemos ao que consideramos adequado e necessário para gerir as necessidades dos requerentes, prestar os nossos serviços e cumprir as leis aplicáveis. Todas as informações que recolhermos relacionadas com a sua aplicação serão tratadas de acordo com as nossas políticas e programas internos concebidos para proteger dados pessoais. Por favor, consulte a nossa política de privacidade <a href="'"" blank">privacy policy</a> para mais informações.</em></p></div>
Ver o texto original em inglês
<p style="line-height: 1.2;">Scale AI is seeking a highly skilled Executive Assistant based in Washington, DC to support the General Manager and VP of Engineering of Public Sector in their day to day role, plus ad-hoc support to the Public Sector LT team. This role is crucial in ensuring smooth operations and effective communication both internally and externally. This person will quickly learn each executive's working style and preferences, act autonomously or with little direction, and respond quickly when priorities change.</p>
<p style="line-height: 1.2;"><strong>What You’ll Do</strong></p>
<ul>
<li>Manage complex calendars and schedules for the team, including coordinating meetings, track travel and manage requests, and prioritizing commitments with team members </li>
<li>Book travel including flights, accommodation and transportation</li>
<li>Manage bookings for client meals, events, and similar requests</li>
<li>Act as a primary point of contact for internal and external stakeholders, including clients, partners, and government ministries</li>
<li>Building strong relationships with key EAs and Chiefs of Staff of priority customers</li>
<li>Handle high-level administrative tasks such as email management, expenses, document preparation and team administration</li>
<li>Coordinate and plan internal team events, off-site meetings, and company initiatives</li>
<li>Manage any high priority / VIP meetings, guest visits, etc. </li>
<li>Plan and run team social events, keeping the events varied and within set budgets</li>
<li>Manage confidential information with utmost discretion and professionalism</li>
</ul>
<p style="line-height: 1.2;"><strong>Qualifications</strong></p>
<ul>
<li style="line-height: 1.2;">7+ years of experience as an executive assistant in a fast-paced environment, preferably in the tech or AI industry</li>
<li style="line-height: 1.2;">Exceptional organizational and time-management skills</li>
<li style="line-height: 1.2;">Strong communication skills, both written and spoken</li>
<li style="line-height: 1.2;">Proficiency in office productivity tools and ability to learn new software quickly</li>
<li style="line-height: 1.2;">Experience in building and managing relationships with high-level external stakeholders, including government officials</li>
<li style="line-height: 1.2;">Ability to work flexibly and adapt to changing priorities with multiple stakeholders involved</li>
</ul><div class="content-pay-transparency"><div class="pay-input"><div class="description"><p><em>Compensation packages at Scale for eligible roles include base salary, equity, and benefits. The range displayed on each job posting reflects the minimum and maximum target for new hire salaries for the position and may be inclusive of several career levels at Scale; it will be determined during the interview process based on work location and additional factors, including job-related skills, experience, qualifications, interview performance, and relevant education or training. Scale employees in eligible roles are also granted equity based compensation, subject to Board of Director approval. Your recruiter can share more about the specific salary range for your preferred location during the hiring process, and confirm whether the hired role will be eligible for equity grant. You'll also receive benefits including, but not limited to: comprehensive health, dental and vision coverage, retirement benefits, a learning and development stipend, and generous PTO. Additionally, this role may be eligible for additional benefits such as a commuter stipend.</em></p></div><div class="title">The base salary range for this full-time position in the location of Washington DC is:</div><div class="pay-range"><span>$136,000</span><span class="divider">—</span><span>$170,000 USD</span></div></div></div><div class="content-conclusion"><p><strong><em>PLEASE NOTE: </em></strong><em>Our policy requires a 90-day waiting period before reconsidering candidates for the same role. This allows us to ensure a fair and thorough evaluation of all applicants.</em></p>
<p><strong>About Us:</strong></p>
<p><em>At Scale, our mission is to develop reliable AI systems for the world's most important decisions. Our products provide the high-quality data and full-stack technologies that power the world's leading models, and help enterprises and governments build, deploy, and oversee AI applications that deliver real impact. We work closely with industry leaders like Meta, </em><em>Ernst</em><em> </em><em>&</em><em> Young, Mayo Clinic, Time Inc., the Government of Qatar, and U.S. government agencies including the Army and Air Force. We are expanding our team to accelerate the development of AI applications.</em></p>
<p><em>We believe that everyone should be able to bring their whole selves to work, which is why we are proud to be an inclusive and equal opportunity workplace. We are committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ancestry, religion, sex, national origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability status, gender identity or Veteran status. </em></p>
<p><em>We are committed to working with and providing reasonable accommodations to applicants with physical and mental disabilities. If you need assistance and/or a reasonable accommodation in the application or recruiting process due to a disability, please contact us at [contato no portal] Please see the United States Department of Labor's </em><a href="[link no portal] Your Rights poster</em></a><em> for additional information.</em></p>
<p><em>We comply with the United States Department of Labor's </em><em>Pay Transparency provision</em><em>. </em></p>
<p><em><strong>PLEASE NOTE: </strong>We collect, retain and use personal data for our professional business purposes, including notifying you of job opportunities that may be of interest and sharing with our affiliates. We limit the personal data we collect to that which we believe is appropriate and necessary to manage applicants’ needs, provide our services, and comply with applicable laws. Any information we collect in connection with your application will be treated in accordance with our internal policies and programs designed to protect personal data. Please see our <a href="[link no portal] target="_blank">privacy policy</a> for additional information.</em></p></div>
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