H-1BEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 5758773
Secretário Administrativo Médico Sênior, 32h, Diurno
UMASS MEMORIAL HEALTHALLIANCE-CLINTON HOSPITAL INC
- Local: Northbridge, MA
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 24/07/2026
Cargo administrativo em pediatria em Northbridge, MA; empresa com 19 aprovações de visto nos últimos 12 meses.
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Você é um cuidador interno, estudante, ou trabalhador contingente/trabalhador da UMass Memorial Health? CLIQUE AQUI para aplicar através de sua conta Workday.
Estado de isenção:
Não- Isenção
Intervalo de Contratação:
$17.43 - $31.37 Por favor, note que a oferta final pode variar dentro deste intervalo com base na experiência de um candidato, habilidades, qualificações e considerações de equidade interna.
Detalhes da programação:
Sexta-feira, segunda-feira, quinta-feira
Horas agendadas:
Seg 10:30-7, Thurs 7:45-4:15, Sex 8:30-5:00
Shift:
1 - Turno do dia, 11 Horas (Estados Unidos da América)
Horas:
32
Centro de Custos:
34000 - 6305 Pediatria Comunitária de Northbridge
Esta posição pode ter um bônus de assinatura disponível um membro da Equipe de Recrutamento irá confirmar a elegibilidade durante o processo de entrevista.
Todos. É Cuidador
Na UMass Memorial Health, todos são cuidadores – independentemente do seu título ou responsabilidades. Cuidados excepcionais com pacientes, excelência acadêmica e pesquisa de ponta fazem do UMass Memorial o principal sistema de saúde da Central Massachusetts, e um lugar onde podemos ajudá-lo a construir a carreira que você merece. Somos mais de 20.000 funcionários, trabalhando juntos como um sistema de saúde em uma busca implacável de cura para nossos pacientes, comunidade e uns aos outros. E todos, à sua maneira única, desempenham um papel importante, todos os dias.
O Secretário de Administração Médica O Sr fornece suporte administrativo e clerical avançado para médicos, profissionais de prática avançada e pessoal clínico. Além de desempenhar todo o escopo da Secretaria, responsabilidade da Administração Médica, esta posição pode coordenar operações de escritório e atividades de pessoal, treinar e orientar pessoal administrativo, gerenciar programação complexa e apoio ao programa, e serve como a principal ligação para funções clínicas, acadêmicas e administrativas. O Secretário de Administração Médica O Sr. garante os mais altos padrões de profissionalismo, confidencialidade e atendimento ao cliente, apoiando a eficiência operacional do consultório médico.
II. Responsabilidades Principais
1. Agendamento, Registro e Coordenação de Pacientes
• Horários e coordenadas de visitas, procedimentos e exames de diagnóstico no hospital e no ambulatório, colaborando com pacientes, cuidadores e serviços auxiliares para garantir precisão e pontualidade.
• Registra os pacientes, verifica a cobertura e elegibilidade do seguro, e assegura encaminhamentos ou autorizações necessárias.
• Ajuda com nova ingestão de pacientes, incluindo coleta de informações demográficas e de seguros.
• Identifica necessidades urgentes de cuidados ao paciente e aumenta para os prestadores ou pessoal clínico, conforme apropriado.
2. Comunicação e Serviço ao Cliente
• Respostas e telas telefonemas, responde a perguntas de rotina, e encaminha mensagens para os cuidadores apropriados.
• Saudar visitantes e pacientes, determinar suas necessidades, fornecer informações sobre procedimentos e políticas, e garantir uma experiência profissional, cortês.
• Serve de ligação entre pacientes, famílias e cuidadores para promover uma comunicação oportuna e eficaz.
• Acompanha os pacientes aos exames de quartos e acompanhantes, conforme necessário.
3. Documentação, Transcrição e Correspondência
• Transcreve relatórios médicos de ditados e produz correspondência, relatórios, memorandos e outros documentos.
• Revisa e edita materiais para gramática, ortografia, formato e estilo.
• Compõe ou prepara cartas e formulários padrão para revisão.
• Prepara, atualiza e mantém prontuários de pacientes, registros e outros documentos de acordo com os padrões de organização e regulamentos HIPAA.
4. Reunião, Programa e Apoio à Faculdade
• Organiza e coordena reuniões internas e externas; prepara e distribui agendas; registra e distribui atas.
• Organiza as viagens para conferências, reuniões e outros eventos.
• Pode coordenar residência, bolsa de estudos, escrivão, ou outros programas educacionais, incluindo horários, requisitos e documentação relacionada, conforme designado.
5. Faturamento e Processamento Financeiro
• Coleta co-pagamentos do paciente, processa pagamentos e mantém registros de depósitos diários.
• Realiza entrada de cobrança no local para submissão ao faturamento.
6. Operações de escritório e administrativas
• Prepara e processa papelada administrativa de rotina, como requisições de despesas/compras, e folhas de tempo, garantindo a submissão oportuna.
• Mantém arquivos e registros confidenciais para fins médicos e administrativos; coordena recuperação de registros conforme necessário.
• Monitora o inventário de fornecimento de escritório e garante a manutenção básica do equipamento de escritório.
• Coordena as atividades de consultório médico, incluindo treinamento, agendamento de trabalho para funcionários designados, orientação sobre políticas e procedimentos, recomendação de melhorias no processo e monitoramento do desempenho.
Todas as responsabilidades são funções essenciais do trabalho.
III. Qualificações de posição
Licença/certificação/Educação:
Necessário:
1. Diploma do ensino médio ou equivalente.
Preferido:
1. Conclusão de um secretário médico, assistente médico, ou programa de formação profissional relacionado.
Experiência/competências:
Necessário:
1. 2 anos de experiência em um consultório médico ou ambiente de saúde.
2. Proficiência em sistemas Microsoft Office Suite e registro de saúde eletrônico (EHR).
3. Fortes habilidades organizacionais, de comunicação e de atendimento ao cliente.
4. Capacidade de manter a confidencialidade das informações do paciente e da organização.
5. A capacidade demonstrada de gerenciar múltiplas prioridades em um ambiente acelerado.
Preferido:
1. Experiência anterior fornecendo apoio administrativo em um escritório médico acadêmico.
2. Familiaridade com terminologia médica, processos de autorização de seguro e fluxos de trabalho clínicos.
A menos que seja necessária a certificação, a licença ou o registo, pode substituir-se aos requisitos acima referidos uma combinação equivalente de educação e experiência que forneça proficiência nos domínios de responsabilidade enumerados na presente descrição.
Todos os candidatos qualificados receberão consideração para o emprego sem considerar raça, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade de gênero, origem nacional, deficiência ou status de veterano protegido.
Estamos nos esforçando para fazer com que o respeito seja parte de tudo o que fazemos na UMass Memorial Health – pelos nossos pacientes, pela nossa comunidade e uns pelos outros. Nossos seis padrões de respeito são: Reconheça, Ouça, Comunique-se, Seja Responsivo, Seja um jogador de equipe e Seja gentil. Se você compartilhar esses Padrões de Respeito, esperamos que você se junte à nossa equipe e nos ajude a fazer respeito por todos, todos os dias.
Como empregador de igualdade de oportunidades e ação afirmativa, a UMass Memorial Health reconhece o poder de uma comunidade diversificada e incentiva aplicações de indivíduos com experiências, perspectivas e origens variadas. Todos os candidatos qualificados receberão consideração para o emprego, independentemente da raça, cor, religião, gênero, orientação sexual, origem nacional, idade, deficiência, identidade e expressão de gênero, status de veterano protegido ou outro status protegido por lei.
Se você não for capaz de enviar uma aplicação por causa de uma tecnologia assistiva incompatível ou uma deficiência, entre em contato conosco em Faremos todos os esforços para responder ao seu pedido de assistência para deficientes o mais rapidamente possível.
Ver o texto original em inglês
Are you an internal caregiver, student, or contingent worker/agency worker at UMass Memorial Health? CLICK HERE to apply through your Workday account.
Exemption Status:
Non-Exempt
Hiring Range:
$17.43 - $31.37 Please note that the final offer may vary within this range based on a candidate’s experience, skills, qualifications, and internal equity considerations .
Schedule Details:
Friday, Monday, Thursday
Scheduled Hours:
Mon 10:30-7, Thurs 7:45-4:15, Fri 8:30-5:00
Shift:
1 - Day Shift, 11 Hours (United States of America)
Hours:
32
Cost Center:
34000 - 6305 Community Pediatrics of Northbridge
This position may have a signing bonus available a member of the Recruitment Team will confirm eligibility during the interview process.
Everyone Is a Caregiver
At UMass Memorial Health, everyone is a caregiver – regardless of their title or responsibilities. Exceptional patient care, academic excellence and leading-edge research make UMass Memorial the premier health system of Central Massachusetts, and a place where we can help you build the career you deserve. We are more than 20,000 employees, working together as one health system in a relentless pursuit of healing for our patients, community and each other. And everyone, in their own unique way, plays an important part, every day.
The Secretary, Medical Admin Sr provides advanced administrative and clerical support to physicians, advanced practice providers, and clinical staff. In addition to performing the full scope of Secretary, Medical Admin responsibilities, this position may coordinate office operations and staff activities, train and mentor administrative personnel, manage complex scheduling and program support, and serves as the primary liaison for clinical, academic, and administrative functions. The Secretary, Medical Admin Sr ensures the highest standards of professionalism, confidentiality, and customer service while supporting the operational efficiency of the medical office.
II. Major Responsibilities
1. Patient Scheduling, Registration, and Coordination
• Schedules and coordinates inpatient and outpatient visits, procedures, and diagnostic testing, collaborating with patients, caregivers, and ancillary services to ensure accuracy and timeliness.
• Registers patients, verifies insurance coverage and eligibility, and secures required referrals or authorizations.
• Assists with new patient intake, including collecting demographic and insurance information.
• Identifies urgent patient-care needs and escalates to providers or clinical staff as appropriate.
2. Communication and Customer Service
• Answers and screens phone calls, responds to routine inquiries, and routes messages to appropriate caregivers.
• Greets visitors and patients, determines their needs, provides information on procedures and policies, and ensures a professional, courteous experience.
• Serves as liaison between patients, families, and caregivers to promote timely and effective communication.
• Escorts patients to examination rooms and chaperones examinations as required.
3. Documentation, Transcription, and Correspondence
• Transcribes medical reports from dictation and produces correspondence, reports, memos, and other documents.
• Proofreads and edits materials for grammar, spelling, format, and style.
• Composes or prepares standard letters and forms for review.
• Prepares, updates, and maintains patient charts, records, and other documentation in accordance with organization standards and HIPAA regulations.
4. Meeting, Program, and Faculty Support
• Arranges and coordinates internal and external meetings; prepares and distributes agendas; records and distributes minutes.
• Makes travel arrangements for conferences, meetings, and other events.
• May coordinate residency, fellowship, clerkship, or other educational programs, including schedules, requirements, and related documentation, as assigned.
5. Billing and Financial Processing
• Collects patient copayments, processes payments, and maintains records for daily deposits.
• Performs on-site charge entry for submission to billing.
6. Office and Administrative Operations
• Prepares and processes routine administrative paperwork, such as expense/purchase requisitions, and time sheets, ensuring timely submission.
• Maintains confidential files and records for medical and administrative purposes; coordinates retrieval of records as needed.
• Monitors office supply inventory and ensures basic maintenance of office equipment.
• Coordinates medical office activities, including training, scheduling work for assigned staff, providing guidance on policies and procedures, recommending process improvements, and monitoring performance.
All responsibilities are essential job functions.
III. Position Qualifications
License/Certification/Education:
Required:
1. High School diploma or equivalent.
Preferred:
1. Completion of a medical secretary, medical assistant, or related vocational training program.
Experience/Skills:
Required:
1. 2 years of experience in a medical office or healthcare setting.
2. Proficiency in Microsoft Office Suite and electronic health record (EHR) systems.
3. Strong organizational, communication, and customer service skills.
4. Ability to maintain confidentiality of patient and organizational information.
5. Demonstrated ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Preferred:
1. Previous experience providing administrative support in an academic medical office.
2. Familiarity with medical terminology, insurance authorization processes, and clinical workflows.
Unless certification, licensure or registration is required, an equivalent combination of education and experience which provides proficiency in the areas of responsibility listed in this description may be substituted for the above requirements.
All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or protected veteran status.
We’re striving to make respect a part of everything we do at UMass Memorial Health – for our patients, our community and each other. Our six Standards of Respect are: Acknowledge, Listen, Communicate, Be Responsive, Be a Team Player and Be Kind. If you share these Standards of Respect, we hope you will join our team and help us make respect our standard for everyone, every day.
As an equal opportunity and affirmative action employer, UMass Memorial Health recognizes the power of a diverse community and encourages applications from individuals with varied experiences, perspectives and backgrounds. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, national origin, age, disability, gender identity and expression, protected veteran status or other status protected by law.
If you are unable to submit an application because of incompatible assistive technology or a disability, please contact us at [contato no portal] We will make every effort to respond to your request for disability assistance as soon as possible.
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