Administrative Assistant

Família do Trabalho: Serviços Administrativos (Digital) Viagens necessárias : Nenhum Autorização necessária : Capacidade de obter confiança pública O que você vai fazer: Procuramos um Assistente Administrativo para apoiar os Institutos Nacionais de Saúde (NIH), Instituto Nacional de Pesquisa do Genoma Humano (NHGRI), Programa de Pesquisa Extramural. Esta posição fornecerá suporte administrativo e operacional de nível sênior para liderança, equipe, empreiteiros e stakeholders, garantindo operações eficientes do programa e o cumprimento dos requisitos federais e NIH. Esta é uma posição a tempo inteiro localizada em Bethesda, MD. • Desenvolver e melhorar procedimentos para liderança e equipe de programa para implementar o rastreamento e servir como uma principal ligação administrativa entre liderança executiva, pessoal do programa, contratantes e stakeholders externos. • Coordenar e gerir de forma independente operações administrativas complexas, incluindo viagens, prazos, aquisições, pedidos de formação, encomendas de dispositivos móveis, serviços de telecomunicações, pedidos de instalações, coordenação de estacionamento, actividades de integração e apoio à mão-de-obra. • Reveja, analise, prepare e distribua correspondência, relatórios, apresentações, materiais de briefing e documentos de decisão. • Fornecer gerenciamento de calendário executivo, agendamento e apoio de coordenação, incluindo priorização de requisitos concorrentes e resolução de conflitos de agendamento. • Preparar, revisar, acompanhar pacotes de compras, pedidos de compra, documentação de aquisição, cotações de fornecedores, pesquisa de mercado e estimativas governamentais independentes de acordo com os regulamentos Federal e NIH. • Monitorar ações de aquisição através da conclusão, coordenar com pessoal de aquisição e fornecedores, e fornecer atualizações de status para a liderança sobre ações pendentes e obrigações pendentes. • Reveja a documentação de recebimento e insira informações de recebimento em sistemas NIH, incluindo POTS, enquanto auxilia na reconciliação de faturas e resolução de discrepância de compras. • Analisar processos administrativos e recomendar melhorias para aumentar a eficiência operacional, apoio à força de trabalho e atendimento ao cliente. • Desenvolver e manter bases de dados administrativas, painéis, sistemas de rastreamento e relatórios de apoio ao planejamento de mão-de-obra, viagens, conformidade de treinamento, aquisição, utilização de estacionamento e gestão de recursos. • Preparar agendas de reunião, resumos executivos, materiais de briefing, rastreadores de itens de ação e atas oficiais de reunião para reuniões de liderança, comitês e grupos de trabalho. • Fornecer suporte de correspondência controlada, gerenciamento de registros, roteamento de documentos, rastreamento, arquivamento e manutenção de informações confidenciais e sensíveis. • Coordene as atividades de viagens nacionais e internacionais usando sistemas de viagens NIH, incluindo a preparação de autorizações de viagem, vales e documentação de apoio. • Servir como recurso para políticas administrativas, procedimentos e requisitos operacionais. • Gerenciar atividades de integração e transição de força de trabalho, incluindo atribuições de espaço de trabalho, coordenação de equipamentos, dispositivos de comunicação, crachás, arranjos de estacionamento e suporte de orientação. • Apoiar iniciativas de regresso ao serviço através da coordenação da utilização do espaço de trabalho, da logística da mão-de-obra, dos recursos de estacionamento, das necessidades de telecomunicações e dos serviços de apoio aos trabalhadores. • Reveja cartões eletrônicos e valide horários de trabalho, contratos de teletrabalho, autorizações de horas extras, transações de licenças, horas de crédito e horários de trabalho alternativos usando sistemas aplicáveis. • Assegurar que os pedidos de ação e informação sejam adequadamente encaminhados, priorizados e elevados quando é necessária atenção executiva imediata. • Coordene com altos dirigentes, oficiais administrativos, funcionários de gestão e pessoal de operações para resolver questões administrativas e relacionadas com a força de trabalho. • Manter a confidencialidade e discrição ao lidar com pessoal, orçamento, compras e informações organizacionais. • Realizar projetos especiais e iniciativas executivas em apoio aos objetivos da missão NHGRI e prioridades organizacionais. • Captura incumbível, nenhum outro candidato foi considerado devido ao candidato atual identificado. Eles atendem aos requisitos da categoria de trabalho fornecidos pelo cliente. O que você vai precisar: • Licenciatura • Mínimo de QUATRO (4) anos de experiência desempenhando funções de apoio administrativo. • Experiência de apoio à liderança de nível sênior e equipe executiva. • Capacidade de executar tarefas administrativas e operacionais complexas de forma independente. • Experiência gerenciando calendários, reuniões, arranjos de viagens e fluxos de trabalho administrativos. • Conhecimento dos processos de aquisição, aquisição, gerenciamento de registros e correspondência. • proficiência avançada com aplicativos do Microsoft Office e outros sistemas de negócios. • Capacidade de lidar com informações confidenciais e confidenciais com discrição. • Capacidade de trabalhar eficazmente com partes interessadas internas e externas através de fronteiras organizacionais. • Deve ser capaz de obter e manter um Federal ou DoD “trust público”; os candidatos devem receber julgamento aprovado antes de entrar com Guidehouse. Os candidatos com uma confiança pública ativa ou adequação são preferidos. • Captura incumbível – nenhum outro candidato foi considerado devido a um histórico identificado que atende aos requisitos da categoria de trabalho fornecidos pelo cliente O que seria bom ter: • Mestrado Preferido. • Fortes competências organizacionais com a capacidade de gerir múltiplas prioridades e prazos. • Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal. • Experiência apoiando NIH, HHS ou outras organizações do Governo Federal. • Familiaridade com os sistemas administrativos, de viagens, aquisições e manutenção de tempo. • Experiência preparando briefings executivos, relatórios, painéis e apresentações. • Conhecimento das políticas de viagens federais (FTR) e NIH. • Experiências de apoio à integração da mão-de-obra, iniciativas de regresso ao serviço e coordenação das instalações. • Acompanhar as ações de contratação e conciliar a documentação de recebimento e as faturas. • Familiaridade com POTS, TAS, DFAS ou sistemas administrativos federais semelhantes. • Experiência na manutenção de bases de dados, sistemas de rastreamento e ferramentas de relatórios operacionais. A faixa salarial anual para esta posição é de $74,000-$124.000,00. As decisões de compensação dependem de uma ampla gama de fatores, incluindo, mas não limitado a conjuntos de habilidades, experiência e treinamento, autorizações de segurança, licenças e certificações, e outras necessidades empresariais e organizacionais. O que oferecemos: O Guidehouse oferece um pacote abrangente de recompensas totais que inclui compensação competitiva e um pacote de benefícios flexíveis que reflete nosso compromisso de criar um local de trabalho diversificado e solidário. Os benefícios incluem: • Seguro médico, Rx, Dental & Visão • Tempo de doença pessoal e familiar e férias pagas pela empresa • Licença parental • 401k) Plano de reforma • Tempo de vida em grupo e assistência de viagem • Vida voluntária e seguro AD&D • Contas de poupança de saúde, cuidados de saúde e cuidados dependentes Contas de gastos flexíveis • Benefícios de trânsito e estacionamento • Deficiência de curto e longo prazo • Reembolso de Lições, Desenvolvimento Pessoal, Certificações e Oportunidades de Aprendizagem • Programa de encaminhamento de funcionários • Eventos patrocinados corporativos e divulgação comunitária • Care.com adesão anual • Programa de Assistência aos Funcionários • Benefícios Suplementares via Corestream (Cuidado Crítico, Indemnização Hospitalar, Seguro de Acidentes, Assistência Jurídica e Proteção contra roubo de ID, etc.) • Posição pode ser elegível para um bónus de incentivo variável discricionário Sobre o Guidehouse O Guidehouse é um Equal Opportunity Employer – Veteranos Protegidos, Indivíduos com Deficiência ou qualquer outra base protegida por lei, portaria ou regulamentação. Guidehouse considerará para candidatos qualificados para o emprego com antecedentes criminais de uma forma consistente com os requisitos da lei ou portaria aplicável, incluindo a Portaria Fair Chance de Los Angeles e São Francisco. Se você visitou nosso site para informações sobre oportunidades de emprego, ou para solicitar um cargo, e você precisa de uma acomodação, por favor, entre em contato com a Guidehouse Recruiting em . Todas as informações que você fornecer serão mantidas confidenciais e serão usadas apenas na medida necessária para fornecer acomodação razoável necessária. Toda a comunicação sobre o recrutamento para uma posição Guidehouse será enviada a partir de domínios de e-mail Guidehouse, incluindo @guidehouse.com ou . A correspondência recebida por um candidato de qualquer outro domínio deve ser considerada não autorizada e não será honrada pela Guidehouse. 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