H-1BEmpresa com histórico de patrocínio no governo
REG. 6277823
Assistente Administrativo
Underwriters Laboratories Inc.
- Local: Columbia, MD
- Área: RH & Administrativo
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 24/07/2026
Assistente administrativo em Columbia, MD; empresa com 15 aprovações de LCA nos últimos 12 meses.
Cadastro grátis — o contato e o link oficial da vaga ficam no portal.
Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Descrição do trabalho
Temos uma oportunidade emocionante para um Assistente Administrativo nos Institutos de Pesquisa da UL, com sede em nosso escritório em Columbia, Maryland.
O Assistente Administrativo presta apoio administrativo e financeiro para garantir o funcionamento eficiente das atividades de financiamento e apoio à investigação da FSRI. O Assistente Administrativo lida com uma variedade de tarefas, incluindo despesas de processamento, atividades de compra, organização de registros financeiros, assistência em tarefas de fatura e fornecedor e preparação de documentação relacionada ao orçamento.
UL Institutos de Investigação:
No UL Research Institutes (ULRI), ampliamos os limites da ciência da segurança para criar um mundo mais seguro e sustentável. Por mais de um século, estudamos as consequências não intencionais da inovação, projetamos soluções para mitigar o risco e compartilhamos nossas descobertas com a academia, cientistas, fabricantes e formuladores de políticas em todas as indústrias. Identificamos questões críticas de segurança e sustentabilidade, fazendo as perguntas difíceis porque acreditamos que um mundo mais seguro começa com o conhecimento.
Construa um futuro mais seguro, seguro e sustentável conosco. Junte-se a nós e trabalhe com nossas equipes de segurança de incêndio que realizam a pesquisa necessária para produzir esse conhecimento e colocar em prática.
Instituto de Investigação sobre Segurança contra Incêndios (FSRI)
O Instituto de Pesquisa em Segurança contra Incêndios (FSRI) da UL avança o conhecimento sobre segurança contra incêndios para enfrentar os riscos de segurança contra incêndios e os perigos emergentes do mundo. Como parte dos Institutos de Pesquisa da UL, estamos empenhados em compartilhar nossos insights de segurança contra incêndios com todos para promover a missão de segurança pública da UL de fornecer ambientes seguros de vida e trabalho para as pessoas em todos os lugares. Através de ciência avançada do fogo, pesquisa rigorosa, ampla divulgação e educação, em colaboração com nossa rede internacional de parceiros, compartilhamos com os stakeholders as informações, ferramentas e recursos que lhes permitem tomar decisões melhores e mais seguras que, em última análise, salvam vidas e propriedades. Para saber mais, visite FSRI.org .
O que você vai aprender e alcançar:
Como assistente administrativo , você desempenhará um papel fundamental no rápido crescimento da UL como você:
• Fornecer uma ampla gama de apoio administrativo e financeiro para as equipes de pesquisa, comunicação, educação e liderança FSRI.
• Processar e conciliar relatórios de despesas e reembolsos e atividades de compra, incluindo ordens de compra e pedidos de capital.
• Ajudar na elaboração de documentos financeiros, resumos, relatórios e apresentações.
• Organizar e manter arquivos financeiros – incluindo faturas, ordens de compra, contratos e documentos orçamentários – e conectar-se com a equipe legal para garantir que os termos do contrato são aceitáveis.
• Monitorar despesas contra orçamentos aprovados e preparar relatórios de variância regulares para liderança.
• Auxiliar com estimativas de custos do projeto, resumos financeiros e documentação de renovação do contrato, conforme indicado.
• Manter arquivos financeiros precisos e completos e documentação.
• Apoiar o processo de orçamentação, preparando dados, gráficos, gráficos e materiais de suporte.
• Execute outras funções como indicado.
O que você vai experimentar trabalhando nos Institutos de Pesquisa da UL: Temos seguido nossa missão de trabalhar para um mundo mais seguro, seguro e sustentável há quase 130 anos, incorporando a administração consciente em tudo o que fazemos.
• Pessoas: Nosso povo nos torna especiais. Você vai trabalhar com uma equipe diversificada de especialistas respeitados por sua independência e transparência e construir uma rede, porque nossa abordagem é colaborativa. Colaboramos entre disciplinas, organizações e geografias para construir a resposta científica global que os desafios globais atuais exigem.
• Trabalho interessante: Cada dia é diferente para nós aqui. Vemos o que está no horizonte e usamos nossa experiência para construir as bases de um futuro mais seguro. Você terá a oportunidade de empurrar os limites da compreensão humana como parte de uma equipe trabalhando para promover o bem público.
• Crescer e alcançar: Aprendemos, trabalhamos e crescemos juntos através de programas de desenvolvimento, recompensa e reconhecimento.
• Valores . Quatro valores fundamentais orientam nosso trabalho: colaboração, respeito, integridade e beneficência. Vivendo os nossos valores, inspiramos a confiança essencial para cumprir a nossa missão e fomentar as parcerias que nos permitem perseguir um futuro beneficente em que todos possamos prosperar.
• Total Recompensas: Todos os funcionários do UL Research Institutes são elegíveis para compensação de bônus. Oferecemos abrangentes planos de saúde, odontologia, visão, e seguro de vida e uma generosa estrutura 401k correspondência de até 5% do salário elegível. Além disso, investimos mais 4% no seu fundo de poupança após o seu primeiro ano de emprego contínuo. Dependendo do seu papel, você pode ser capaz de discutir acordos de trabalho flexíveis com seu gerente. Nós também fornecemos aos funcionários tempo de folga pago, incluindo férias, férias, doentes e dias de voluntariado.
O que te faz um grande ajuste:
Enquanto nenhum candidato irá incorporar cada qualidade, o candidato bem sucedido trará muitas das seguintes competências profissionais e atributos pessoais:
• Forte aptidão analítica e numérica com atenção meticulosa aos detalhes e precisão
• Conhecimento comprovado dos princípios básicos de contabilidade, orçamento e relatórios financeiros.
• Capacidade de gerir eficazmente múltiplas tarefas e priorizar a carga de trabalho.
• Fortes habilidades de comunicação verbal e escrita.
• Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e capacidade de cumprir prazos.
• Proficiência no Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e outros softwares de escritório.
• Discrição e capacidade de lidar com informações sensíveis com confidencialidade.
• Atitude colaborativa e capacidade de trabalhar eficazmente num ambiente de equipa.
A educação profissional e os requisitos de experiência para o papel incluem:
• Ensino Secundário Superior (Diploma do Ensino Médio) ou equivalente. Licenciatura em Finanças, Contabilidade, Administração de Empresas ou área relacionada é preferida.
• Mínimo de 2 anos de experiência relevante idealmente em função de finanças ou contabilidade.
• Proficiência com o Microsoft Office Suite, habilidades avançadas em SharePoint, Excel e PowerPoint são preferidos.
• A experiência com o sistema de gestão financeira Workday é uma vantagem.
Sobre Institutos de Pesquisa da UL e Normas e Engajamento da UL
UL Research Institutes e UL Standards & Engagement são organizações sem fins lucrativos dedicadas ao avanço da pesquisa científica de segurança através da descoberta e aplicação do conhecimento científico. Realizamos pesquisas independentes rigorosas e analisamos dados de segurança, convocamos especialistas em todo o mundo para lidar com riscos, compartilhar conhecimento através de educação de segurança e iniciativas de divulgação pública e desenvolver padrões para orientar a comercialização segura de tecnologias em evolução. Nós promovemos comunidades de segurança, desde iniciativas populares para bairros até cúpulas de líderes mundiais. Nossa organização emprega abordagens colaborativas e científicas com parceiros e stakeholders para impulsionar a inovação e o progresso para melhorar a segurança e sustentabilidade, melhorando o bem-estar social.
Para saber mais, visite nossos sites UL.org e ULSE.org .
Intervalo Salário:
$45,980,00-$63,222,50 Tipo de pagamento:
Por hora
Ver o texto original em inglês
Job Description
We have an exciting opportunity for an Administrative Assistant at UL Research Institutes , based in our Columbia, Maryland office.
The Administrative Assistant provides administrative and financial support to ensure efficient operation of FSRI’s finance and research support activities. The Administrative Assistant handles a variety of tasks, including processing expenses, purchasing activities, organizing financial records, assisting with invoice and supplier tasks, and preparing budget-related documentation.
UL Research Institutes:
At UL Research Institutes (ULRI) , we expand the boundaries of safety science to create a more secure and sustainable world. For more than a century, we have studied the unintended consequences of innovation, designed solutions to mitigate risk and shared our findings with academia, scientists, manufacturers, and policymakers across industries. We identify critical safety and sustainability issues, asking the tough questions because we believe a safer world begins with knowledge.
Build a safer, more secure, and sustainable future with us. Join us and work with our Fire Safety teams who conduct the research required to produce that knowledge and put into practice.
Fire Safety Research Institute (FSRI)
UL’s Fire Safety Research Institute (FSRI) advances fire safety knowledge to address the world’s unresolved fire safety risks and emerging dangers. As part of UL Research Institutes, we are committed to sharing our fire safety insights with everyone to advance UL’s public safety mission of providing safe living and working environments for people everywhere. Through advanced fire science, rigorous research, extensive outreach, and education in collaboration with our international network of partners, we share with stakeholders the information, tools, and resources that enable them to make better, more fire-safe decisions that ultimately save lives and property. To learn more, visit FSRI.org .
What you’ll learn and achieve:
As the Administrative Assistant , you will play a key role in the rapid growth of UL as you:
• Provide a wide range of administrative and financial support for FSRI research, communication, education and leadership teams.
• Process and reconcile expense reports and reimbursements and purchasing activities including purchase orders and capital requests.
• Assist in preparing financial documents, summaries, reports, and presentations.
• Organize and maintain financial files—including invoices, purchase orders, contracts, and budget documents—and liaise with the legal team to ensure contract terms are acceptable.
• Monitor expenditures against approved budgets and prepare regular variance reports for leadership.
• Assist with project cost estimates, financial summaries, and contract renewal documentation as directed.
• Maintain accurate and complete financial files and documentation.
• Support budgeting process by preparing data, charts, graphs, and supporting materials.
• Perform other duties as directed.
What you’ll experience working at UL Research Institutes: We have pursued our mission of working for a safer, more secure, and sustainable world for nearly 130 years, embedding conscientious stewardship into everything we do.
• People : Our people make us special. You’ll work with a diverse team of experts respected for their independence and transparency and build a network, because our approach is collaborative. We collaborate across disciplines, organizations, and geographies to build the global scientific response that today’s global challenges require.
• Interesting work : Every day is different for us here. We see what’s on the horizon and use our expertise to build the foundations of a safer future. You’ll have the opportunity to push the boundaries of human understanding as part of a team working to advance the public good.
• Grow and achieve : We learn, work, and grow together through targeted development, reward, and recognition programs.
• Values . Four core values guide our work: collaboration, respect, integrity, and beneficence. By living our values, we inspire the trust essential to fulfilling our mission and foster the partnerships that enable us to pursue a beneficent future in which we all can thrive.
• Total Rewards : All employees at UL Research Institutes are eligible for bonus compensation. We offer comprehensive medical, dental, vision, and life insurance plans and a generous 401k matching structure of up to 5% of eligible pay. Moreover, we invest an additional 4% into your retirement saving fund after your first year of continuous employment. Depending on your role, you may be able to discuss flexible working arrangements with your manager. We also provide employees with paid time off, including vacation, holiday, sick, and volunteer days.
What makes you a great fit:
While no one candidate will embody every quality, the successful candidate will bring many of the following professional competencies and personal attributes :
• Strong analytical and numerical aptitude with meticulous attention to detail and accuracy
• Demonstrated understanding of basic accounting, budgeting, and financial reporting principles.
• Ability to effectively manage multiple tasks and prioritize workload.
• Strong verbal and written communication skills.
• Excellent time management skills and ability to meet deadlines.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other office software.
• Discretion and ability to handle sensitive information with confidentiality.
• Collaborative attitude and ability to work effectively in a team environment.
Professional education and experience requirements for the role include:
• Higher Secondary Education (High School Diploma) or equivalent. Bachelor’s degree in Finance, Accounting, Business Administration, or related field is preferred.
• Minimum 2 years of relevant experience ideally in a finance or accounting role.
• Proficiency with the Microsoft Office Suite, advanced skills in SharePoint, Excel and PowerPoint are preferred.
• Experience with Workday financial management system is a plus.
About UL Research Institutes and UL Standards & Engagement
UL Research Institutes and UL Standards & Engagement are nonprofit organizations dedicated to advancing safety science research through the discovery and application of scientific knowledge. We conduct rigorous independent research and analyze safety data, convene experts worldwide to address risks, share knowledge through safety education and public outreach initiatives, and develop standards to guide safe commercialization of evolving technologies. We foster communities of safety, from grassroots initiatives for neighborhoods to summits of world leaders. Our organization employs collaborative and scientific approaches with partners and stakeholders to drive innovation and progress toward improving safety, security, and sustainability, ultimately enhancing societal well-being.
To learn more, visit our websites UL.org and ULSE.org .
Salary Range:
$45,980.00-$63,222.50 Pay Type:
Hourly
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