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REG. 8782438
Secretário Jurídico de Litígios (Especialista em Apoio Jurídico)
Greenberg Traurig, P.A.
- Local: Phoenix, AZ
- Área: Jurídico
- Visto provável: H-1B
- Vaga vista pela última vez em 27/07/2026
Secretário jurídico em Phoenix, AZ, atuando no escritório Greenberg Traurig, P.A.
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Greenberg Traurig (GT), um escritório de advocacia global com locais em todo o mundo em 15 países, tem uma oportunidade de emprego emocionante para você. Oferecemos uma compensação competitiva e um excelente pacote de benefícios, juntamente com a oportunidade de trabalhar em um ambiente inovador e colaborativo.
Junte-se à nossa Equipe de Contencioso como Especialista em Suporte Jurídico (anteriormente Secretário Jurídico) localizado em nosso escritório Phoenix.
Este papel será baseado no nosso escritório em Phoenix, numa base híbrida. A presença regular no escritório é necessária para operações diárias, bem como para reuniões de equipe, oportunidades de treinamento e construção de relacionamentos. Este papel é reportado ao diretor de negócios.
Resumo da Posição
Esta posição fornece alto nível de secretariado e apoio administrativo para quatro ou mais advogados. Assistentes de advogados na preparação de processos contenciosos desde o início até o pós-julgamento; obtenção e organização de arquivos de casos diariamente; preparação, organização e manutenção de materiais e resumos de deposição; assistência em preparação de julgamento e mediação; ajuda na produção de documentos, incluindo criação e edição de várias formas legais, correspondência e documentos. O candidato ideal é profissional, técnico-savvy, e capaz de gerenciar várias prioridades, mantendo-se organizado e eficiente em um ambiente acelerado. Deve ser flexível para trabalhar horas extras como necessário.
Responsabilidades-chave
• Agenda aparições judiciais, depoimentos, arbitragens, mediações, reuniões de clientes e chamadas de conferência; organiza itinerários de negócios e coordena arranjos de viagem dos advogados; processa reembolso de viagens, mantém calendário e datas de vencimento para advogados, conforme necessário.
• Organiza e coordena o fluxo de informação. Ordena, lê e anota o e-mail e os documentos recebidos conforme necessário - anexa o arquivo apropriado para facilitar a ação necessária; determina o roteamento, as assinaturas necessárias e mantém os acompanhamentos. Responde telefones e direciona chamadas para as pessoas apropriadas como as circunstâncias justificam.
• Tipos e compõe correspondência geral, memorandos, documentos legais, faxes, relatórios, etc. de várias fontes (por exemplo, notas manuscritas, ditado de fita). Prepara comunicações delineadas pelo advogado em instruções orais ou escritas. Responsável pela precisão e clareza da cópia final. Correla e edita materiais enviados por outros. Organiza material que pode ser apresentado aos advogados em formato de projeto. Garante que toda a correspondência ou outra documentação seja enviada em tempo hábil (via correio, mensageiro, serviços de entrega expresso, etc.)
• Prepara projetos de documentos, tais como resumos, reclamações, moções, intimações, intimações, usando modelos firmes e informações de advogados. Prepara aglutinantes de movimento e aglutinantes de trabalho especiais, conforme necessário.
• Formatos de documentos, conforme apropriado para cada tribunal (consistente com instruções de depósito de litigante).
• Coordena arquivamentos multidocumentos em tribunais federais, de circuito e estaduais, incluindo E-filings.
• Estabelece e mantém arquivamento e registros, tanto em cópia impressa e formatos eletrônicos, conforme necessário. Arquiva informações em tempo hábil. Recupera informações de arquivos como solicitado.
• Auxiliar advogados com entrada no tempo e faturamentos do cliente.
• Pesquisa e resumo de informações e dados de apoio na preparação para reuniões, projetos de trabalho e relatórios.
• Tomar medidas autorizadas pelo advogado, diretor de negócios ou gerente de RH usando iniciativa e bom julgamento no tratamento de questões.
• Auxiliar advogados em todas as fases de litígios desde o início até o pós-julgamento.
• Assegura requisitos de calendário para cada assunto e garante a manutenção adequada de qualquer calendário de caso necessário.
• Supervisionar a organização, manutenção e utilização adequada de documentos e outros materiais relacionados com casos, incluindo a manutenção de áreas de trabalho apresentáveis e eficientes para clientes e salas de casos.
Qualificações
Habilidades e Competências
• A compreensão estabelecida das leis de litígio como elas se relacionam com indivíduos, parcerias e corporações.
• Familiaridade com o Regulamento Federal de Processo Civil para arquivamentos de documentos judiciais.
• Compreensão de uma variedade de documentos judiciais, incluindo queixas, respostas, decisões, acórdãos, declarações, moções, recursos, índice/autoridades, intimações, documentos judiciais, relatórios, memorandos e correspondência.
• Forte capacidade de manter padrões elevados, usar o bom senso e procurar maneiras de contribuir e antecipar as necessidades.
• Forte atenção aos detalhes, habilidades organizacionais e capacidade de gerenciar o tempo de forma eficaz.
• Excelentes habilidades interpessoais, habilidades de comunicação e a capacidade de colaborar bem em uma equipe.
• Reconhecer informações confidenciais, confidenciais e proprietárias e manter tais informações como confidenciais.
• Deve ser capaz de sentar por períodos prolongados, mover-se entre estações de trabalho, executar tarefas básicas de arquivamento, e usar equipamentos de escritório padrão que exigem destreza manual.
• A posição exige também a capacidade de trabalhar sob pressão para cumprir prazos rigorosos.
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Educação e experiência prévia
• O candidato ideal terá mais de 2 anos de experiência como secretário legal, trabalhando em uma prática de direito empresarial com exposição a litígios.
• Licenciatura ou experiência equivalente preferida.
• Perícia em e-filing.
Tecnologia
• Proficiência no Microsoft Office Suite, Adobe Acrobat e sistemas de gerenciamento de documentos legais.
• A experiência com plataformas de arquivamento corporativo e software de gestão de entidades (como CSC, GEMS, hCue) é altamente desejável.
• Competências de computador excepcionais com a capacidade de aprender novos aplicativos de software rapidamente.
Requisitos físicos:
• Durante o desempenho das funções deste trabalho, o empregado é ocasionalmente obrigado a mudar de posto de trabalho ou mesa em toda a área de trabalho para trabalhar independentemente ou com uma equipe para se reunir com colegas ou supervisor e recuperar atribuições de trabalho
• Esta posição pode também ser sedentária e exigir que o empregado se sente por longos períodos de tempo
• Requer destreza manual para discar um telefone, inserir dados em um computador, manipular objetos e operar ferramentas
• Alguns arquivamento é necessário e isso implicaria a capacidade de levantar arquivos, abrir armários de arquivamento, e dobrar ou ficar, conforme necessário
A GT é uma entidade empregadora da EEO com um local de trabalho inclusivo empenhado em considerar e rever com base no mérito, independentemente da raça, sexo ou outras características protegidas de um indivíduo e dos princípios da não discriminação em qualquer base protegida.
Ver o texto original em inglês
Greenberg Traurig (GT), a global law firm with locations across the world in 15 countries, has an exciting employment opportunity for you. We offer competitive compensation and an excellent benefits package, along with the opportunity to work within an innovative and collaborative environment.
Join our Litigation Team as a Legal Support Specialist (formerly Legal Secretary) located in our Phoenix office.
This role will be based in our Phoenix office, on a hybrid basis. Regular in-office presence is required for day-to-day operations, as well as for team meetings, training opportunities, and relationship building. This role reports to the business director.
Position Summary
This position provides high-level secretarial and administrative support to four or more attorneys. Assists attorneys in preparing litigation cases from onset through post-trial; obtaining and organizing case files on a daily basis; preparing, organizing and maintaining deposition materials and summaries; assisting with trial and mediation preparations; assists with document production including creation and editing of various legal forms, correspondence and documents. The ideal candidate is professional, tech-savvy, and able to manage multiple priorities while staying organized and efficient in a fast-paced environment. Must be flexible to work overtime as needed.
Key Responsibilities
• Schedules court appearances, depositions, arbitrations, mediations, client meetings and conference calls; arranges business itineraries and coordinates lawyers’ travel arrangements; processes travel reimbursement, maintains calendar and due dates for lawyers as required.
• Organizes and coordinates flow of information. Sorts, reads and annotates incoming mail and documents as required - attaches appropriate file to facilitate necessary action; determines routing, signatures required, and maintains follow-ups. Answers phones and directs callers to appropriate persons as circumstances warrant.
• Types and composes general correspondence, memos, legal documents, faxes, reports, etc. from various sources (e.g., handwritten notes, tape dictation). Prepares communications outlined by lawyer in oral or written directions. Responsible for accuracy and clarity of final copy. Correlates and edits materials submitted by others. Organizes material that may be presented to lawyers in draft format. Ensures that all correspondence or other documentation is dispatched in a timely manner (via mail, messenger, express delivery services, etc.)
• Prepares draft documents such as briefs, complaints, motions, subpoenas, summonses, using firm templates and information from attorneys. Prepares motion binders and special working binders as necessary.
• Formats documents as appropriate for each court (consistent with litigator filing requirement instructions).
• Coordinates multi-document filings in Federal, Circuit and State courts, including E-filings.
• Establishes and maintains filing and records, in both hard copy and electronic formats as required. Files information in a timely manner. Retrieves information from files as requested.
• Assist lawyers with time entry and client billings.
• Research and abstracts information and support data in preparation for meetings, work projects, and reports.
• Take action authorized by Lawyer, Business Director or HR Manager using initiative and good judgment in handling matters.
• Assists attorneys in all stages of litigation cases from onset through post-trial.
• Ascertains calendaring requirements for each matter and ensures proper maintenance of any required case calendars.
• Oversee organization, maintenance and appropriate utilization of documents and other case-related materials, including maintenance of client-presentable and efficient work areas and case rooms.
Qualifications
Skills & Competencies
• Established understanding of litigation laws as they relate to individuals, partnerships and corporations.
• Familiarity with Federal Rules of Civil Procedure rules for court document filings.
• Comprehension of a variety of legal court documents, including complaints, answers, rulings, judgments, affidavits, motions, appeals, table of contents/authorities, subpoenas, court dockets, reports, memos and correspondence.
• Strong ability to maintain high standards, use good judgment and seek out ways to contribute and anticipate needs.
• Strong attention to detail, organizational skills and ability to manage time effectively.
• Excellent interpersonal skills, communication skills and the ability to collaborate well in a team.
• Recognize confidential, sensitive and proprietary information and maintain such information as confidential.
• Must be able to sit for extended periods, move between workstations, perform basic filing tasks, and use standard office equipment requiring manual dexterity.
• Position also requires the ability to work under pressure to meet strict deadlines.
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Education & Prior Experience
• The ideal candidate will have 2+ years of experience as a legal secretary, working in a business law practice with exposure to litigation.
• Bachelor’s Degree or equivalent experience preferred.
• Expertise in e-filing.
Technology
• Proficiency in Microsoft Office Suite, Adobe Acrobat, and legal document management systems.
• Experience with corporate filing platforms and entity management software (such as CSC, GEMS, hCue) is highly desirable.
• Exceptional computer skills with the ability to learn new software applications quickly.
Physical Requirements:
• While performing the duties of this job, the employee is occasionally required to move from workstation or desk throughout the work area to work independently or with a team to meet with colleagues or supervisor and retrieve work assignments
• This position may also be sedentary and require the employee to sit for extended periods of time
• Requires manual dexterity to dial a telephone, enter data into a computer, handle objects, and operate tools
• Some filing is required and this would entail the ability to lift files, open filing cabinets, and bend or stand as necessary
GT is an EEO employer with an inclusive workplace committed to merit-based consideration and review without regard to an individual’s race, sex, or other protected characteristics and to the principles of non-discrimination on any protected basis.
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