Empresa com aprovações comprovadas
REG. 6055662
Patient Service Supervisor
MedStar Health, Inc.
✓ VERIFICADO · 1 green cards (PERM) aprovados nos últimos 12 mesesRegistros públicos do Departamento do Trabalho dos EUA (DOL).
- Local: Washington, DC
- Vaga vista pela última vez em 24/07/2026
Vaga de Patient Service Supervisor em Washington, DC, na empresa MedStar Health, Inc.. Vaga real, vista no anúncio oficial do empregador — o link pra aplicar e o contato ficam no portal (cadastro grátis).
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Descrição da vaga
Tradução automática do anúncio original do empregador.
Sobre o trabalho
Resumo geral da posição
O indivíduo nesta posição é responsável pela coordenação, em conjunto com o Gerente de Serviços do Paciente ou Administrador do Departamento, de todas as funções e atividades relacionadas ao acesso do paciente no departamento, incluindo, mas não limitado, o atendimento frontal ao cliente registro preciso do paciente na organização aprovada sistema eletrônico de agendamento e faturamento no local verificação de seguro e aconselhamento financeiro preciso Time-of-Service (TOS) coleções de pagamentos e o equilíbrio de todos os pagamentos de TOS usando a organização aprovada sistema eletrônico de agendamento e faturamento Módulo de Recepção. A pessoa nessa posição supervisiona e direciona a manutenção e acompanhamento contínuo do prontuário do paciente no departamento. A pessoa nessa posição é responsável pela organização da formação e supervisão das atividades de pessoal envolvido nas atividades do Serviço de Pacientes. A pessoa nessa posição cria e edita agendas mestras e trabalha em estreita colaboração com o Gerente de Processamento de Pacientes para identificar problemas de atendimento ao paciente e garantir a continuidade dos serviços aos pacientes e prestadores. Essas funções são realizadas de acordo com os procedimentos e padrões da filosofia do Georgetown University Hospital (GUH).
Deveres e responsabilidades primários
• Processo de Registro - Supervisiona todo o processo de registro do paciente, incluindo a adesão da equipe a todas as políticas e procedimentos estabelecidos relacionados à consulta ao Diretório de Acesso Empresarial (EAD) e obtenção de informações demográficas e de seguro completos para cada consulta do paciente.
• Participa em todas as atividades de pessoal para o pessoal de registro, incluindo orientação de entrevistas e programação de treinamento de trabalho de garantia de qualidade de amostragem e gestão de desempenho. Regularmente avalia / mentores pessoal e conselhos quando apropriado. Assegura que o pessoal é adequado para a procura clínica e faz recomendação ao supervisor para modificações de pessoal, se necessário.
• Processo de Programação - Supervisiona todo o processo de agendamento de consultas de pacientes, incluindo a adesão da equipe a todas as políticas e procedimentos estabelecidos, relacionados à determinação e documentação precisa do tipo de consulta adequado ao provedor de encaminhamento e/ou requisitos de autorização e outros requisitos específicos de marcação
• . Supervisiona o agendamento dos procedimentos e admissões de casos cirúrgicos para o serviço, incluindo a adesão da equipe aos procedimentos de GUH e a comunicação adequada das políticas e instruções das instalações de GUH aos pacientes e familiares. Supervisão e direciona implementação e manutenção da organização aprovada sistema eletrônico de agendamento e faturamento do paciente sistema de agendamento incluindo encaminhamentos de triagem e/ou ordens ao médico adequado para o cuidado
• . Realiza ou assegura o desempenho de todas as funções de programação mestre, incluindo o desenvolvimento e manutenção de horários mestre. Realiza ou assegura o desempenho de edições diárias de agendamento, conforme necessário pelas mudanças de programação do provedor.
• Pacientes Chegada / Check-in & Check-out Processos - Supervisiona o processo de check-in e check-out do paciente para o departamento, incluindo a validação da recepção do paciente identificação digitalização de documentos do paciente para a resolução adequada do sistema de todos os alertas para informações ausentes ou imprecisas antes da chegada do paciente seguro coleta de verificação e envio eletrônico de tempo de serviço (TOS) pagamentos de status adequado e oportuno de todas as consultas coleta e revisão de todos os formulários de encontro depósito diário de pagamentos de TOS e preparação de lotes de carga.
• Supervisiona o processo de loteamento diário, incluindo preenchimento de formulário de encontro e reconciliação para otimizar a captura de carga e reembolso. Relatórios ao Gerente de Serviços de Pacientes e/ou Administrador sobre atividades diárias e iniciativas de melhoria de processos.
• Garante o cumprimento de todos os procedimentos e políticas de auditoria interna aplicáveis do Georgetown Physicians Group (GPG). Garante a adesão da equipe para analisar com precisão o acompanhamento e completar os relatórios padrão e customizados do sistema de agendamento e faturamento eletrônico da organização aprovada, incluindo relatórios de cobrança e rejeição pendentes. Recomenda e implementa medidas corretivas, conforme adequado. Aborda questões médicas/pacientes e consultas de forma rápida e adequada.
• Fornece resolução e acompanhamento conforme necessário, incluindo correspondência escrita e verbal. Atua como ligação com os Serviços de Cobrança Unificada de Médicos (PUBS) e a Unidade de Depuração Financeira de Pacientes (PFCU) para questões de registro de pacientes e provedores e o Departamento de Cuidados Gerenciados para questões de plano de seguros.
• Remessas Processo de Pré-certificação e Autorização - Supervisiona o processo de pré-certificação e autorização de encaminhamento para o departamento, incluindo a adesão da equipe a todos os requisitos do GPG GUH e do Departamento de Assistência Gerenciada e contratos para garantir que todas as consultas de pacientes tenham exigido aprovação antes da consulta.
• Determina em conjunto com o provedor se uma consulta pode ser remarcada se houver uma pré-certificação ou autorização de referência em falta. Supervisiona as comunicações com as companhias de seguros pacientes e prestadores quanto aos benefícios de verificação de elegibilidade e status dedutível e autorizações para procedimentos de serviços de escritório e Hospital e internações.
• Garante a coordenação com a UCFP na obtenção de qualquer informação em falta para consultas de pacientes. Garante que a elegibilidade e as autorizações aplicáveis são obtidas antes de serem prestados serviços para qualquer e todas as contas não previamente verificadas através da PFCU. Supervisiona documentação de encaminhamentos e autorizações na organização aprovada sistemas eletrônicos de agendamento e faturamento. Garante a adesão do pessoal ao uso correto de todos os campos de dados aplicáveis no Módulo Aberto de Referência e no Formulário de Dados de Nomeação (ADF).
• Fornece formação e educação de pessoal sobre contratos de cuidados gerenciados e utilização do sistema de processos da organização aprovada sistema eletrônico de agendamento e faturamento comum Comissão (JC) normas e Seguro de Saúde Portabilidade e Responsabilidade Ato (HIPAA) diretrizes de privacidade e questões de conformidade.
• Registros de Saúde do Paciente - Responsável por garantir a adesão da equipe ao GPG GUH e políticas e procedimentos departamentais para o acesso ao paciente Registros Médicos / Registros Eletrônicos de Saúde (MR/EHR). Supervisiona Scheduler Front Desk Suporte Administrativo e Departamento Pré-certificação/Autorização utilização de RM / EHR garantindo o seguimento de protocolos.
• Monitora os pedidos de prescrição por telefone da equipe e outras atualizações da EHR para oportunidade e adequação. Participa em auditorias de gráficos internos e monitoramento da atividade do gráfico, incluindo listas completas de problemas de ingestão/ditações de pacientes e notas de disposição. Coordena o armazenamento de arquivos e mantém banco de dados para prontuários de pacientes inativos.
• Supervisiona as iniciativas tecnológicas, incluindo projetos de implementação de RHE e melhorias de desempenho em curso. Auditorias produtividade da equipe e utilização de EHR e sistema de faturamento para incluir indexação de arquivos de notas telefônicas em erro e outras medidas apropriadas de produtividade da equipe.
• Satisfação do Paciente - Colabora com membros da equipe de saúde, incluindo médicos assistentes sociais residentes e outros clínicos, bem como o Administrador do Departamento e Gerente de Serviços de Pacientes para identificar barreiras para um serviço de qualidade eficiente. Participa na implementação do desenvolvimento e avaliação de medidas para melhorar os serviços prestados na clínica.
• Ajuda no planejamento de novas políticas e procedimentos para o ambulatório. Responde às queixas do paciente e facilita a resolução das falhas do serviço. Monitora a satisfação do paciente resultados revisões com a equipe e colabora em melhorias de processo.
• Desempenha outras funções e responsabilidades adequadas à posição e área. As responsabilidades acima descritas são uma descrição geral do nível e natureza do trabalho atribuído a esta classificação e não devem ser consideradas como todas incluídas.
Qualificações mínimas
Educação
• Grau de associado Dois anos de faculdade preferida e
• Licenciatura preferida
Experiência
• 4 anos de experiência em um ambiente de atendimento ao cliente, incluindo experiência prévia com um sistema eletrônico de registro de saúde desejado especialmente a centralidade GE EH ou Aria requerido
• Experiência médica/clínica, incluindo experiência anterior com sistemas informatizados de registo e experiência de supervisão preferida
Habilidades e Habilidades do Conhecimento
• Excelente comunicação interpessoal e habilidades de atendimento ao cliente e boa etiqueta telefônica.
• Conhecimento da terminologia médica seguros HMO/PPO.
• Competências de comunicação oral e escrita eficazes.
• Capacidade de lidar de forma eficaz e profissional com uma variedade de indivíduos diferentes.
• Capacidade de executar em um ambiente de alta pressão e motivar adequadamente o pessoal.
• Capacidade de organizar e priorizar o trabalho.
Esta posição tem uma gama de
USD $59.820.00 - USD $101.836.00 /Yr.
Ver o texto original em inglês
About the Job
General Summary of Position
The individual in this position is responsible for coordinating in conjunction with the Patient Services Manager or Department Administrator all the functions and activities related to patient access in the department including but not limited to front end customer service accurate patient registration in the approved organization electronic scheduling and billing systems on-site insurance verification and financial counseling accurate Time-of-Service (TOS) payment collections and the balancing of all TOS payments using the approved organization electronic scheduling and billing system Front Desk Module. The person in this position supervises and directs the maintenance and ongoing monitoring of the patient health record in department. The person in this position is responsible for organizing training and supervising the activities of personnel engaged in Patient Service activities. The person in this position creates and edits master schedules and works closely with the Patient Processing Manager to identify patient service issues and ensure continuity of services to patients and providers. These functions are performed in accordance with Georgetown University Hospital's (GUH) philosophy policies procedures and standards.
Primary Duties and Responsibilities
• Registration Process - Supervises the entire patient registration process including staff adherence with all established policies and procedures related to querying the Enterprise Access Directory (EAD) and obtaining complete demographic and insurance information for each patient appointment.
• Participates in all personnel activities for registration staff including interviews orientation and training scheduling work sampling quality assurance and performance management. Regularly evaluates / mentors staff and counsels when appropriate. Ensures staffing is appropriate for clinic demand and makes recommendation to supervisor for staffing modifications as necessary.
• Scheduling Process - Supervises the entire patient appointment scheduling process including staff adherence with all established policies and procedures related to determining and accurately documenting the appropriate appointment type provider referral and/or authorization requirements procedure orders and other appointment specific requirements
• . Supervises the scheduling of surgical cases procedures and admissions for the department including staff adherence with GUH procedures and appropriate communication of GUH facilities policies and instructions to patients and families. Supervises and directs implementation and maintenance of the approved organization electronic scheduling and billing system patient scheduler system including triaging referrals and/or orders to the appropriate physician for care
• . Performs or insures the performance of all master scheduling functions including development and maintenance of master schedules. Performs or insures the performance of daily scheduling edits as necessitated by provider schedule changes.
• Patient Arrival / Check-in & Check-out Processes - Supervises the patient check-in and check-out process for department including patient reception validation of patient identity scanning of patient documents to the appropriate system resolution of all alerts for missing or inaccurate information prior to patient arrival insurance verification collection and electronic posting of time of service (TOS) payments appropriate and timely statusing of all appointments collection and review of all encounter forms daily deposit of TOS payments and preparation of charge batches.
• Supervises daily batching process including encounter form completion and reconciliation to optimize charge capture and reimbursement. Reports to the Patient Services Manager and/or Administrator on daily activity and process improvement initiatives.
• Ensures compliance with all applicable Georgetown Physicians Group (GPG) GUH department and internal audit policies and procedures. Ensures staff adherence to accurately review follow up and complete the approved organization electronic scheduling and billing system standard and custom reports including past pending missing charge charge lag and rejection reports. Recommends and implements corrective actions as appropriate. Addresses physician/patient issues and inquiries promptly and appropriately.
• Provides resolution and follow up as necessary including written and verbal correspondence. Acts as liaison to the Physicians' Unified Billing Services (PUBS) and the Patient Financial Clearance Unit (PFCU) for patient account and provider enrollment issues and the Managed Care Department for insurance plan matters.
• Referrals Pre-certification and Authorization Process - Supervises the referral pre-certification and authorization process for department including staff adherence to all GPG GUH and Managed Care Department requirements and contracts to ensure all patient appointments have required approvals in advance of the appointment.
• Determines in conjunction with the provider if an appointment can be rescheduled if there is a missing referral pre-certification or authorization. Supervises communications with insurance companies patients and providers regarding eligibility verification benefits and deductible status and authorizations for office-based and Hospital services procedures and admissions.
• Ensures coordination with the PFCU in obtaining any missing information for patient appointments. Ensures that eligibility and applicable authorizations are obtained prior to services being rendered for any and all accounts not previously verified through the PFCU. Supervises documentation of referrals and authorizations in the approved organization electronic scheduling and billing systems. Ensures staff adherence to correct use of all applicable data fields in the Open Referral Module and on the Appointment Data Form (ADF).
• Provides training and education of staff on managed care contracts and processes system utilization of the approved organization electronic scheduling and billing system Joint Commission (JC) standards and Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) privacy guidelines and compliance issues.
• Patient Health Records - Responsible for ensuring staff adherence to GPG GUH and departmental policies and procedures for access to patient Medical Records / Electronic Health Records (MR/EHR). Supervises Scheduler Front Desk Administrative Support and Department Pre-certification / Authorization staff utilization of MR / EHR ensuring protocols are followed.
• Monitors staff phone notes prescription requests and other EHR updates for timeliness and appropriateness. Participates in internal chart audits and monitoring of chart activity including complete patient intakes/dictations problem lists and disposition notes. Coordinates storage of files and maintains database for inactive patient charts.
• Oversees the technology initiatives including EHR implementation projects and ongoing performance enhancements. Audits staff productivity and utilization of EHR and billing system to include indexing scanning phone notes files in error and other appropriate measures of staff productivity.
• Patient Satisfaction - Collaborates with health care team members including physicians social workers residents and other clinicians as well as the Department Administrator and Patient Services Manager to identify barriers to efficient quality service. Participates in the development implementation and evaluation of measures to enhance services provided in the clinic.
• Assists with planning developing and implementing new policies and procedures for outpatient clinic. Responds to patient complaints and facilitates resolution of service breakdowns. Monitors patient satisfaction results reviews with staff and collaborates in process improvements.
• Performs other duties and responsibilities that are appropriate to the position and area. The above responsibilities are a general description of the level and nature of the work assigned to this classification and are not to be considered as all inclusive.
Minimal Qualifications
Education
• Associate's degree Two years college preferred and
• Bachelor's degree preferred
Experience
• 4 years experience in a customer service environment including previous experience with an electronic health record system desired especially GE centricity EH or Aria required
• Medical/clinical office experience including previous experience with computerized registration systems and supervisory experience preferred
Knowledge Skills and Abilities
• Excellent interpersonal communication and customer service skills and good telephone etiquette.
• Knowledge of medical terminology HMO/PPO insurances.
• Effective oral and written communication skills.
• Ability to deal effectively and professionally with a variety of different individuals.
• Ability to perform in a high pressure environment and appropriately motivate staff.
• Ability to organize and prioritize work.
This position has a hiring range of
USD $59,820.00 - USD $101,836.00 /Yr.
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